Sind Sie bereit für die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Die Digitalisierung der Geschäftswelt schreitet voran – und mit ihr die gesetzlichen Anforderungen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Unternehmen in Deutschland müssen dann E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format (Profil EN16931) empfangen können. Doch das ist nur der Anfang. Wir haben die wichtigsten Infos für Sie zusammengestellt – kompakt und verständlich.

Was bedeutet die neue Regelung für Sie?

Die Anforderungen an E-Rechnungen werden strenger. Neben dem Empfang müssen diese auch revisionssicher archiviert werden – und zwar 10 Jahre lang im Ursprungsformat. Dabei reicht es nicht, nur eine Kopie der Rechnung zu speichern. Sie müssen sicherstellen, dass jede Rechnung mit dem zugehörigen Geschäftsvorfall verknüpft bleibt. Wichtig ist außerdem:

Papierausdrucke oder bildhafte Formate wie .jpeg oder .docx reichen nicht aus.

Eine PDF-Rechnung per E-Mail zählt ab 2025 nicht mehr als echte E-Rechnung.

Outlook und ähnliche Tools sind keine zulässigen Archivierungssysteme.

Erhalten Sie eine E-Rechnung, müssen Sie diese auch annehmen.

 

Wann wird was verpflichtend?

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise:

• Ab 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 2028: Die E-Rechnung wird für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend.

 

winweb-food macht Sie fit für ZUGFeRD

Als Softwarepartner der Lebensmittelbranche wissen wir, wie wichtig eine zuverlässige und flexible ERP-Lösungen für unsere Kunden sind. Damit Sie auch 2025 und darüber hinaus sorgenfrei arbeiten können, haben wir gute Nachrichten:

Im Rahmen unseres Wartungsvertrags integrieren wir die gesetzlich geforderten Änderungen in unsere ERP-Lösung winweb-food. Auf Wunsch stellen wir Ihnen das ZUGFeRD-Format kostenlos zur Verfügung.

• Der Versand erfolgt wie gewohnt per E-Mail.
• Die Rechnung wird als PDF/A-3 verschickt, wobei die maschinenlesbaren XML-Daten im PDF integriert sind.

Wichtig: Ein Update auf die neueste Version von winweb-food ist dafür unbedingt erforderlich, da diese Erweiterung nicht als Patch bereitgestellt werden kann.

 

Erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben – mit unserem DMS

Unser integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt dafür, dass Sie den gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen gerecht werden. Das System sichert alle Dokumente automatisch bei jedem Datenbank-Backup.

 

Was bleibt kostenpflichtig?

Zusätzlich zu ZUGFeRD bieten wir weiterhin die Unterstützung für XRechnung und EDI-Invoice an. Diese Formate bleiben jedoch kostenpflichtig.

 

Jetzt handeln und vorbereitet sein

Die E-Rechnungspflicht kommt – und mit ihr neue Anforderungen an Ihr Unternehmen. Mit winweb-food und unserem Service sind Sie bestens darauf vorbereitet. Unser Ziel ist es, Ihnen den Übergang so einfach wie möglich zu machen.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie mehr erfahren? Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung!