Neues ERP-System gestaltet den Material- und Informationsfluss transparenter

Im März 2008 entschied sich das hessische Fleisch- und Wurstwarenunternehmen Grasmehr für die Einführung eines neuen ERP-Systems (ERP = Enterprise Resource Planning). Von wesentlicher Bedeutung war bei der Entscheidung die klare Abstimmung von Materialfluss und Datenfluss sowie der internen und externen Logistik.

Bei der Edwin Grasmehr GmbH, Weilburg-Gaudernbach, sollten ganzheitlich und durchgängig die Unternehmensstrukturen abgebildet werden. Darüber hinaus war es wichtig, schnell und mit wenig Aufwand wichtige Auswertungen fahren zu können, die Transparenz der Auftragsabwicklung zu erhöhen sowie den Verkauf zu optimieren – insbesondere für den Lebensmitteleinzelhandel, Großverpfleger und die Gastronomie. Die Umstellung des Altsystems auf die neue ERP-Software des Anbieters Winweb Informationstechnologie GmbH aus Aldenhoven erfolgte reibungslos und budgetgerecht im geplanten Zeitraum: Vor allem die Übernahme der Altdaten ist absolut zuverlässig und schnell verlaufen. Alle Daten können weiterhin verwendet werden. winweb-food als spezialisierte Branchensoftware hat nicht nur die Stammdaten übernommen, sondern auch ältere Statistikdaten, die bis zu drei Jahre zurück reichten.

Transparenz in der Preiskalkulation

Angewendet werden bisher die Module Einkauf, Verkauf mit Auftragsannahme, Telefonverkauf, Tourenabwicklung (Tourenlisten, Tourenreihenfolge), Fakturierung, Rechnungslisten, EDI, Auswertungen, Managementinformationssystem und die Vertriebswegekalkulation, die wegen des Lieferanteils an den Handel von erheblicher Bedeutung ist. Die Finanzbuchhaltung wurde ebenfalls umgestellt. Auch diese Umstellung verlief reibungslos und schnell, da das neue System über komfortable Schnittstellen zum Datenaustausch inklusive der offenen Posten verfügt. Im Bereich der Vertriebswegekalkulation wird auf einen Blick sofort ersichtlich, welche Rückvergütungen an die Kunden bezogen auf den Umsatz artikelgenau geleistet werden müssen. Das Warenwirtschaftssystem listet auf Abruf schnell und zuverlässig alle nachträglichen Nachlässe, die mit den Kunden vereinbart wurden. Dazu gehören z.B. Boni, Rückvergütungen und Werbekostenzuschüsse. Eine weitere nutzbringende Funktionalität stellt die Möglichkeit dar, alle nachträglichen Konditionen mit den Handelspartnern sofort auf die jeweiligen Deckungsbeiträge umzurechnen. Somit können bereits zu einem frühen Zeitpunkt klare Prognosen über die Umsatz- und Gewinnerwartung getroffen werden.

Projektschwerpunkt Preisauszeichnung

Grasmehr verfügt über drei Preisauszeichnungslinien. Von Winweb wurden eine durchgängige Anbindung der Maschinen und die erforderliche Integration über eine Schnittstelle in die ERP-Software vorgenommen. Dabei ist von Vorteil, dass der IT-Partner alle gängigen Geräte (wie z.B. Halb- und Vollautomaten in der Preisauszeichnung, Waagen, Scanner, Etikettendrucker) der namhaften Hersteller anschließen kann. Grasmehr gewinnt so erheblich an Flexibilität und Unabhängigkeit und realisiert einen umfassenden Investitionsschutz, da vorhandene Geräte sofort angeschlossen wer-den können. Die Abläufe im Be-reich der Preisauszeichnung werden durch die vollständige Datenintegration erheblich beschleunigt. Dabei erfolgt die komplette Datenpflege bei Winweb. Die Server und Netzwerke werden eindeutig entlastet und die übrige Kommunikation läuft flexibler und schneller. Ein weiterer Hauptgrund für die durchgängige Automatisierung der Preisauszeichnung ist die umfassende Fehlerreduzierung bei der gesamten Etikettierung. Grasmehr kann die Preisauszeichnung in drei verschiedenen Varianten vornehmen – ganz gleich ob kundenbezogen, artikelbezogen oder Auszeichnung auf das Lager. Preisauszeichnung, Verwiegung und Kommissionierung werden hoch integriert zu einem durchgängigen Arbeitsprozess zusammengeführt. Damit entfallen die mehrstufigen und nicht miteinander verbundenen Arbeitsprozesse. Durch die Integration der Preisauszeichnung in die ERP-Software stehen alle notwendigen Daten zum sofortigen Abruf in einer zentralen SQL-Datenbank zur Verfügung. Zeit- und kostenintensive Doppelerfassungen entfallen. Die verschiedenen Auszeichnungsvarianten können mit unterschiedlichem Automatisierungsgrad in die Gesamtlogistik des Unternehmens integriert werden.

>

Mit der Software lässt sich die Transparenz der Auftragsabwicklung erhöhen und der Verkauf optimieren.

Transparenter Material- und Informationsfluss

Der Material- und Informationsfluss konnte bei Grasmehr durch das neue ERP-System wesentlich transparenter gestaltet werden. Der Aufwand innerhalb der Wertschöpfungskette wird auf ein Minimum reduziert, so dass eine deutliche Steigerung der Produktivität zu verzeichnen ist. Neben den Optimierungen in der Preisauszeichnung und Etikettierung, der Kundenbelieferung sowie der Produktion sind für den Fleischwarenhersteller die schlüssigen und aussagekräftigen Auswertungen im Rahmen eines Managementinformationssystems von enormer Wichtigkeit. Aktuelle und anwenderspezifische Informationen helfen dem Fleisch- und Wurstwarenunternehmen dabei, das eigene Geschäft noch besser zu steuern und solide Entscheidungsgrundlagen zu schaffen. Das Managementinformationssystem leistet einen wichtigen Beitrag zur fundierten Entscheidungsfindung: Die branchenspezifische IT- Lösung sowie neue Methoden und Techniken zur Datenaufbereitung haben die Möglichkeiten der Managementunterstützung in unseren Geschäftsprozessen enorm erweitert. Jetzt können die Unternehmensdaten schnell und transparent in entscheidungsrelevantes Wissen transformiert werden. Zwischen der Erstellung von Reports bis zu deren Präsentation gibt es keine Zeitlücken mehr. So nimmt eine Auswertung, die früher ein gesamtes Wochenende dauerte, heute nur noch 15 Minuten in Anspruch.

Weitere IT-Projekte geplant

Grasmehr hat zukünftig viel vor und möchte weiterhin ein gesichertes, moderates Wachstum generieren. Dazu soll der neue IT-Partner mit weiteren Modulen im Rahmen des unternehmensweiten ERP-Projektes beitragen. So planen die Gaudernbacher in Kürze die Einführung der Produktionsmodule mit der Planung und durchgängigen Produktkalkulation. Darüber hinaus soll die Qualitätssicherung in das Warenwirtschaftssystem integriert werden, womit alle erforderlichen Prüfungen, Messungen und Bewertungen im Rahmen des QS-Managements in die Prozesse des Gesamtsystems eingebunden werden.

www.grasmehr.de
www.winweb.de

Text: Carsten Dönisch
Bilder: Grasmehr, Winweb
Erschienen in der Fleischwirtschaft