ERP-Systemunterstützt Konfektionierer bei betrieblichen Abläufen

Wer häufiger in Hotels übernachtet – ob als Urlaubsgast oder auf Dienstreisen – wird sie vermutlich schon in der Hand gehabt und sogar davon gekostet haben: kleine Süßigkeiten auf dem Zimmer, Nüsschen an der Hotelbar oder Cerealien auf dem Frühstücksbuffet. Vieles davon kommt von der Ahnert GmbH in Lohmar, der das ERP-System winweb-food die tägliche Arbeit erleichtert.

Rund 5.000 Hotels von Island bis ins Baltikum, vom norwegischen Trondheim bis auf die Kanaren werden von Ahnert mit Frühstückscerealien, Bar-Snacks oder Gastgeschenken beliefert. Großkunden wie SAP erhalten Nüsse für Meetings und Tagungen ausschließlich in Papiertüten, weil das Unternehmen kein Plastik mehr verwenden möchte. Oder die Burger-Kette „Hans im Glück“, die drei Tonnen Salattopping im Monat bekommt. „Für all das brauchen wir ein gutes Warenwirtschaftssystem“, sagt Ahnert-COO Jan Wilkens. Der 53-Jährige kommt ursprünglich aus einem fleischverarbeitenden Betrieb. Da das Softwarehaus Winweb mit seinem ERP-System in dieser Branche sehr bekannt ist, verwundert es nicht, dass Wilkens dort vor fünf Jahren anfragte:

„Ich wusste, was Winweb in der Fleischbranche kann, und war mir daher sicher, dass die Software auch für unsere Belange genau richtig ist.“

Dabei produziert Ahnert nicht selbst, sondern konfektioniert die Waren: Nüsse, Trockenfrüchte, Knabberartikel, Gebäck und Pralinen werden je nach Kundenwunsch in Gläschen, Klarsichtbeutel, Schachteln, Papiertüten und Dosen verpackt. „Wir haben rund 2.000 unterschiedliche Produkte im Programm“, so Wilkens. Um bei dieser Vielfalt nicht durcheinanderzukommen, werden in der Warenannahme die in aller Welt bestellten Produkte – Kichererbsenpops mit Chili und Limette, Müsliherzen aus Schokolade oder Gurken-Ingwer-Shots – im ERP-System winweb-food mit den gelieferten Ist-Mengen abgeglichen. Automatisch werden die Chargen für die Rückverfolgung angelegt und gleichzeitig QS-Prüfpläne abgefragt. „Dabei erleichtert uns die Winweb-App für die betriebsinterne Qualitätssicherung die Arbeit“, informiert Wilkens. So wird unter anderem geprüft, ob die Ware vollständig und die Verpackung unbeschädigt ist. Das Mindesthaltbarkeitsdatum wird gecheckt und die Deklaration des Produktes mit den bestellten Artikeln verglichen. Alle Daten werden direkt an der Warenannahme erfasst und gescannt. Die QS-App speichert die Ergebnisse direkt im Qualitätssicherungsjournal.

Automatisierte Funktionen

Auch Rezepturen sind in winweb-food hinterlegt. Doch dabei geht es nicht um die Zutaten für ein Backrezept, um Gewürze und Inhaltsstoffe, sondern um die Zusammenstellung eines der vielen verschiedenen Produkte, die an die Kunden geliefert werden. Wird eines der Teile nicht in der benötigten Anzahl bereitgestellt, meldet die Software automatisch einen Fehler. „Wie beim Backen kann man auf diese Weise sicher sein, dass am Ende von allem genug zum Konfektionieren bereitsteht“, erklärt Wilkens. So finden sich bei den Naschi-Päckchen für die Radisson-Hotels im ERP-System je nach Produkt die einzelnen Bestandteile: Für eine Lieferung können das 120 Spitztütchen sein, 120 Klipse zum Verschließen, 120 Etiketten mit dem Logo des Kunden und 80 Gramm schokolierte Johannisbeeren. Auch der 120-malige Ausdruck der Inhaltsstoffe, der ebenfalls von winweb-food verwaltet wird, ist hier aufgeführt. „Das System errechnet vollautomatisch die Inhalts- und Allergenkennzeichnung neu, wenn ein Kunde neben den schokolierten Johannisbeeren noch schokolierte Blaubeeren in den Spitztüten haben möchte“, erklärt Wilkens. „Das erleichtert uns das Leben wirklich sehr.“

Vereinfacht wird auf diese Weise auch die Kalkulation, denn das ERP-System errechnet zu jeder Rezeptur den Materialpreis und die Herstellungskosten und berücksichtigt alle nachgelagerten Kosten wie Werbekostenzuschüsse oder Jahresrückvergütungen. Ändert sich die Produktzusammenstellung oder werden die Knabbereien statt in Spitztütchen in kleinen Gläsern geliefert, kalkuliert das System per Mausklick automatisch neu. „Radisson bestellt im Jahr rund 60.000 mit Süßigkeiten befüllte Gläschen mit dem Logo des Hotels“, sagt Wilkens. „Wenn sich hier auch nur Kleinigkeiten in der Zusammenstellung ändern, halten wir auf diese Weise die Kalkulation trotzdem immer up to date.“ Das Ergebnis fließt in die Herstellkostenberechnung ein, um die Verkaufspreise noch konkreter errechnen zu können.

Dokumentenmanagement für alle Belege

Kommissioniert wird weitestgehend per Scanner. Das verringert Fehler und gewährleistet eine schnellere Abarbeitung. Die Versanddaten werden dann automatisch in winweb-food über eine EDI-Schnittstelle an eine externe Software übermittelt, die die benötigten Paketlabel verschiedener Speditionen und Versandunternehmen druckt. Die bei Ahnert verwendete Fremdsoftware liefert außerdem die zwingend notwendigen Trackinginfos für Pakete, die in Länder außerhalb der Europäischen Union versendet werden. Sind die bestellten Artikel durch den Kommissionierer zusammengestellt, wird über die QS-Prüfungen das Mindesthaltbarkeitsdatum kontrolliert und notiert, ob die Ware ordentlich verpackt ist – erst dann gibt die Software die Freigabe für den Warenausgang. Alle Belege werden letztendlich im Dokumentenmanagementsystem gesammelt: Lieferantenzertifikate, Artikelspezifikationen oder Konformitätsbescheinigungen, bei denen es automatisch eine Erinnerung gibt, wenn sie abgelaufen sind. Gleichzeitig werden die Lieferscheine über das ERP-System verbucht. Um winweb-food noch besser zu machen, unterstützt Jan Wilkens bei der Entwicklung einer App für das Customer-Relationship-Management. „Das CRM-System von Winweb ist schon sehr gut, aber ich möchte auch unterwegs mit einem digitalen Endgerät auf unsere Daten zugreifen können“, erklärt er. Daher hat ihm das Entwicklerteam angeboten, den Prototypen der CRM-App zu nutzen, was er anstandslos angenommen hat: „Ich gebe nur zu gerne Rückmeldungen, was gut ist und was noch verbessert werden kann. So lässt Winweb am Ende keine Wünsche offen.“

Bilder: Ahnert, Winweb
Erschienen in Lebensmitteltechnik Ausgabe 1-2/2025