Procesy pod pełną kontrolą

Branżowy system ERP upraszcza codzienne zadania u producenta serów

Od około 25 lat firma Käserebellen GmbH w Górnej Bawarii korzysta ze sprawdzonego systemu ERP firmy Winweb. Z biegiem czasu w produkcji i dystrybucji zarówno nowych wyrobów, jak i sprawdzonych, cenionych gatunków sera wykorzystywano coraz nowocześniejsze funkcje winweb-food. To oprogramowanie branżowe znajduje zastosowanie w różnych obszarach przedsiębiorstwa.

„Köhse“ to najnowsze dzieło Käserebellen. Zjadłby go nawet Pumuckl, który zwykle kręci nosem na ser. I tak mały kobold stworzony przez Ellis Kaut zdobi marchewkowy ser firmy. „Handel detaliczny pytał o produkt przeznaczony specjalnie dla dzieci“, opowiada dyrektor ds. sprzedaży i marketingu Matthias Köpf, któremu nie trzeba było tego dwa razy powtarzać. „Wzięliśmy więc marchew i ser i w ten sposób stworzyliśmy Köhse.“

Nic dziwnego, że Köpf wsłuchuje się w potrzeby handlu detalicznego, skoro co roku do tego sektora trafia aż 37 procent produkcji, czyli blisko 1.700 ton sera. Do hurtowni dostarcza się około 1.000 ton. Własne sklepy i placówki franczyzowe otrzymują około 15 procent całkowitej ilości sera, co w przybliżeniu odpowiada również ilości eksportowanej do specjalistycznych sklepów detalicznych i na cały świat. Około 230 ton rocznie wysyła się także klientom indywidualnym, a blisko 240 ton trafia do sprzedawców targowych, gastronomii i hotelarstwa.

W tym celu około 500 rolników dostarcza z Vorarlbergu, Tyrolu i Allgäu rocznie około 50 milionów litrów świeżego mleka sianowego do trzech własnych serowarni w Vorarlbergu i Tyrolu. Z około 15.000 litrów mleka każdego dnia produkuje się 240 sześciokilogramowych kręgów sera, które w celu dojrzewania, uszlachetniania i dalszego przetwarzania są transportowane do Steingaden w Górnej Bawarii, gdzie mieści się również administracja Käserebellen.

I tu do gry wkracza oprogramowanie branżowe firmy Winweb Informationstechnologie GmbH z Aldenhoven koło Akwizgranu. Przyjęcie towaru w Steingaden jest rejestrowane w systemie ERP winweb-food, aby partie można było śledzić bez żadnych luk. Jednocześnie sprawdzane są plany kontroli jakości: Czy samochody ciężarowe są czyste? Czy temperatura dostarczonych kręgów sera jest prawidłowa? I czy jakość jest zgodna z oczekiwaniami? Za pomocą systemu ERP przeprowadza się kontrole i je dokumentuje. System zgłasza błędy, jeśli coś się nie zgadza.

Kręgi sera są smarowane i obracane w dojrzewalni w Steingaden. „U nas zajmuje się tym w pełni zautomatyzowany system wraz z robotem“, informuje kierownik zakładu i szef działu IT Tino Winterhalter. W ten sposób można regularnie pielęgnować maksymalnie 200.000 kręgów sera półtwardego i twardego. Gdy ser jest gotowy do dalszego przetwarzania, uszlachetnia się go ziołami i przyprawami, uzyskując 60 różnych odmian. Dokładne składy mieszanek są również zapisane w winweb-food jako receptury i ewidencjonowane w systemie ERP dla każdej odmiany sera. Gdy ser jest gotowy do spożycia, kręgi są w pełni automatycznie krojone, pakowane i oznaczane cenami, a odpowiednie etykiety NVE są drukowane. Za pośrednictwem interfejsu EDI wymieniane są z odbiorcami hurtowymi wszystkie informacje o zamówionych towarach.

Szczególnym rozwiązaniem jest sklep internetowy : „Mamy ponad 100 000 adresów klientów w sektorze B2C”, mówi Köpf. Aby móc przetwarzać tak dużą liczbę danych, sklep internetowy jest połączony z winweb-food. Automatycznie tworzone są w nim nowe adresy i zamówienia klientów. Ponieważ są to klienci końcowi, zamówienia stale się zmieniają. Zamówienia są przesyłane przez EDI bezpośrednio do systemu. „Mamy już do czynienia z wyjątkowo dużą liczbą dokumentów”, mówi Winterhalter. „To, że cenniki możemy tworzyć i aktualizować w winweb-food, bardzo ułatwia pracę.” W charakterze urządzenia do oznaczania cen wykorzystywany jest model firmy Leich und Mehl, który można bezproblemowo zintegrować z procesami w winweb-food.

Zamówienia są kompletowane za pomocą skanerów ręcznych z ekranami dotykowymi, które przekazują do systemu ERP informacje o tym, jakie kawałki sera i w jakiej liczbie mają zostać wysłane do poszczególnych klientów. Ogranicza to liczbę błędów i zapewnia szybszą realizację. Gdy osoba kompletująca zamówienie zgromadzi zamówione artykuły, sprawdzana jest data minimalnej trwałości oraz odnotowywane jest, czy towar został prawidłowo zapakowany. Dopiero wtedy winweb-food zatwierdza wydanie towaru z magazynu. Dane wysyłkowe są automatycznie przekazywane z systemu ERP do firmy kurierskiej za pośrednictwem certyfikowanego interfejsu. Firma ta przesyła etykiety paczek, które są następnie drukowane w winweb-food.

We własnych filiach i sklepach franczyzowych Käserebellen korzystają z systemu sklepowego Winweb, za pomocą którego produkty wraz z aktualnymi cenami są przesyłane bezpośrednio na Mettler- wagi w różnych punktach sprzedaży. Są tam zapisane nawet informacje o składnikach i alergenach, aby móc precyzyjnie odpowiadać na pytania klientów.

Wszystkie dokumenty od przyjęcia towaru aż po wysyłkę są ostatecznie gromadzone w systemie zarządzania dokumentami na potrzeby elektronicznej weryfikacji faktur i rejestrowania procesów zatwierdzania: certyfikaty dostawców, specyfikacje artykułów lub deklaracje zgodności, w przypadku których po upływie ich ważności automatycznie wysyłane jest przypomnienie. Jednocześnie księgowane są dokumenty dostawy.

Tino Winterhalter zna winweb-food od około 25 lat i wciąż ma pomysły na to, co chciałby w następnej kolejności uprościć za pomocą systemu ERP: „Winweb ma funkcję zarządzania miejscami składowania, która również nam przyniosłaby dużą wartość dodaną. Być może uda nam się ją wdrożyć w niedalekiej przyszłości.“ Dzięki temu nie trzeba byłoby najpierw szukać „selka“ Pumuckla w magazynie, a trasy kompletacji można byłoby lepiej wyznaczać.