DMS w księgowości i administracji
Większość zakładów dobrze zna tę sytuację: na biurku w administracji piętrzą się faktury i dokumenty dostawy, które trzeba zeskanować, sprawdzić i zarchiwizować. Ten często wykonywany ręcznie proces pochłania wiele cennego czasu, który można byłoby lepiej wykorzystać.
Wielu kierowników boryka się z tym problemem. Nie tylko marnowanie czasu pracy, ale także podatność ręcznego sposobu pracy na błędy stanowią istotny problem.
Zalety cyfryzacji są oczywiste. Skanowanie dokumentów – być może partiami i z różnych źródeł -, automatyczny import i przypisywanie dokumentów do klientów i dostawców, dzięki czemu dokumenty te są dostępne we wszystkich istotnych miejscach? Ponowny wydruk? Oszczędność materiałów i czasu? To nie tylko brzmi jak marzenie, ale jest też łatwe do wdrożenia.
System ERP taki jak winweb-food oferuje taki program w standardzie. Zarządzanie dokumentami obejmuje między innymi obszary zakupów i sprzedaży związane z księgowością. Można tutaj rejestrować dokumenty z różnych źródeł lub zarządzać dokumentami wygenerowanymi w programie. Zarówno skany utworzone na różne sposoby, jak i faktury otrzymane pocztą elektroniczną mogą być przy tym przetwarzane wsadowo.
Import odbywa się automatycznie, wraz z przypisaniem dokumentów do różnych, wstępnie zdefiniowanych rodzajów dokumentów. Rozpoznawanie tekstu umożliwia weryfikację i księgowanie treści. Ponowny wydruk można zainicjować we wszystkich odpowiednich częściach programu.
Możliwe jest nawet zdefiniowanie procesów zatwierdzania i stopniowe udzielanie akceptacji przez wybrane osoby. Dzięki temu np. faktury do kwoty x mogą być opłacane przez dział księgowości, natomiast wyższe kwoty mogą wymagać zatwierdzenia przez kierownictwo działu, a nawet zarząd.
A przy tym jest to również bezpieczne rozwiązanie: dane są dostępne wyłącznie dla uprawnionych grup osób i przechowywane w DMS na własnym serwerze.
Zarządzanie i księgowość mogą być tak proste i szybkie. Ale to nie wszystko — DMS znajduje wszechstronne zastosowanie również w zapewnianiu jakości. Więcej na ten temat już wkrótce.
Zespół treści Winweb
Więcej artykułów na ten temat
