Najważniejsze, żeby dobrze zjeść

Schwamm & Cie GmbH w Saarbrücken od ponad 20 lat wyznacza swój kurs z winweb-food – i ma jeszcze wiele planów związanych z systemem ERP do zarządzania gospodarką towarową. Schwamm i Winweb łączy wieloletnia współpraca: „winweb-food został tak kompleksowo wdrożony w całym przedsiębiorstwie, że zmiana systemu byłaby bardzo trudna“, mówi Kai Hirschmann, kierownik działu IT w Schwamm & Cie GmbH w Saarbrücken. A dlaczego miałoby być inaczej? „Wskaźnik błędów wynosi 0,001 procent“, mówi Hirschmann, który nie tylko wspomina wieloletnią współpracę z Winweb, lecz także spogląda w przyszłość. Po tym, jak firmie Schwamm z wielkim trudem udało się dostosować indywidualnie zaprogramowany system zarządzania gospodarką towarową do roku 2000, postanowiono rozpocząć nowe tysiąclecie z nowym systemem zapewniającym bezpieczeństwo na przyszłość. Trudno było bowiem ustalić, jakie ceny uzgodniono z poszczególnymi klientami, a historia zamówień również nie była nigdzie dostępna.

Niech Państwo przejdą do Nadreńczyków…

Ale dokąd? „Jeden z dostawców na rynku oferował rozwiązanie nieprzyjazne dla użytkownika, oparte głównie na systemie DOS i skomplikowane“, wspomina Hirschmann. W przypadku Winweb przekonujące było natomiast nawet przeczucie: „Postaw na tych z Nadrenii“, powiedział szef senior, „są sympatyczni.“ Tym lepiej, że system winweb-food był ponadto przyjazny dla użytkownika i wymagane analizy mógł generować. Oczywiście zastanawiano się również, czy wraz z Winweb wkroczyć do stosunkowo jeszcze młodego świata Windows. „Ostatecznie zadecydowała również cena“, mówi Hirschmann.

Prace rozpoczęto w 2000 roku od oceny rozwiązań pod kątem nowego systemu. Zaczęto od wysyłki towarów: „To nasz główny obszar specjalizacji, ponieważ wysyłka towarów odgrywa w przedsiębiorstwie kluczową rolę“, jak mówi Hirschmann. Logistyka tras i ich ewidencjonowanie były priorytetem. Dlatego funkcja porównywania okresów w MIS została współtworzona przez Schwamm już w 2001 roku: „Ten system informacji zarządczej jako narzędzie analityczne już istniał, ale zależało nam na możliwości porównywania dowolnie definiowanych okresów, co było absolutną nowością“, jak mówi Hirschmann. W tamtym czasie nie było jeszcze takiej możliwości nigdzie indziej. „Chcieliśmy narzędzia do analizy trendów, aby móc porównywać dane i sprawdzać, jak zmieniają się wyniki poszczególnych klientów.“ W tym celu do winweb-food zaimportowano nawet dane ze starego systemu.

Kiedyś nowość, dziś standard

To, co dawniej było nowością, dziś jest standardem: Dla każdego klienta można w każdej chwili na przykład wyświetlić historię zamówień lub jednym kliknięciem przeanalizować całą sprzedaż. W systemie odbywa się również kalkulacja cen sprzedaży z uwzględnieniem wszystkich warunków handlowych i późniejszych kosztów, takich jak roczne rabaty retrospektywne. „Spędziliśmy wiele wieczorów na rozmowach telefonicznych, aby omówić oczekiwania i pomysły“, wspomina także dyrektor zarządzający Winweb Willi von Berg jednego ze swoich pierwszych klientów. „Winweb zawsze uważnie nas słuchał, ponieważ każda aktualizacja wprowadzała innowacyjne nowości; za każdym razem zmierzaliśmy w nowym, dobrym kierunku“, dodaje Hirschmann. Obecnie przy zaopatrywaniu dużych klientów pokroju Rewe itp. absolutną koniecznością jest korzystanie z opracowanego przez Winweb konwertera EDI, aby elektronicznie przesyłać zamówienia klientów, zlecenia dostawy i zlecenia spedycyjne oraz faktury. „Kompletacja odbywa się w dużej mierze przy użyciu skanera. Ogranicza to liczbę błędów i przyspiesza kompletację“, mówi Fabian Quante, odpowiedzialny konsultant w Winweb. Po pomyślnej kontroli załadunku zlecenia spedycyjne są w winweb-food przekazywane firmie spedycyjnej za pośrednictwem EDI-IFTMIN pełniącego funkcję interfejsu i wymagane etykiety SSCC są drukowane bezpośrednio z systemu.

Szybko i elastycznie

W drugim etapie, w połowie pierwszej dekady XXI wieku, winweb-food wdrożono również w obszarze przyjęcia towarów. Zamówione ilości są tutaj porównywane z ilościami faktycznie dostarczonymi, a jednocześnie plany kontroli jakości są odczytywane. Faktury zakupu są sprawdzane w systemie, przypisywane do odpowiednich dostawców i przekazywane do księgowości finansowej przekazywane. W 2013 roku system znakowania cenowego Bizerba został połączony z systemem Winweb. Od tego czasu cała produkcja, w tym rozbiór tusz, jest obsługiwana przez winweb-food. Obejmuje to zarządzanie listami rozbioru, ustalanie wydajności rozbioru na podstawie rzeczywistego ważenia, obliczanie ceny materiału i kosztów produkcji, rzeczywiste ważenie receptur na wszystkich etapach produkcji, w tym plany kontroli jakości, a także obliczanie wartości odżywczych, alergenów i składników. Identyfikowalność partii oraz kontrola opakowań końcowych uzupełniają ten zakres funkcji. Wszystkie dane rejestrowane podczas produkcji można przy tym szybko i elastycznie analizować.

Problematyczne zarządzanie dokumentami

Obecnie wdrażany jest system zarządzania dokumentami , w którym gromadzone są wszystkie dokumenty: certyfikaty dostawców, paszporty produktów, dokumenty potwierdzające i dowody dostawy mają być wkrótce automatycznie przyporządkowywane do odpowiedniego procesu za pomocą rozpoznawania kodów kreskowych. „Nie oceniamy tego jednak jeszcze całkowicie pozytywnie, ponieważ systemy wyspecjalizowane w zarządzaniu dokumentami radzą sobie z takimi zadaniami lepiej“, mówi Hirschmann. Moduł Winweb jest jednak zintegrowany z systemem i nie wymaga dodatkowego interfejsu. Firma jest natomiast zadowolona z obsługi opakowań zwrotnych: „Próbowaliśmy samodzielnie stworzyć do tego program, ale nam się nie udało“, przyznaje kierownik działu IT. Dlatego firma zamierza wkrótce korzystać z aplikacji do obsługi opakowań zwrotnych firmy Winweb. Hirschmann spogląda również w przyszłość, ponieważ z biegiem lat firma stała się bardziej otwarta na wymianę danych, zarówno z dostawcami, jak i klientami. „Obecnie musimy udostępniać innym firmom więcej naszych danych, co zwiększa również ryzyko. Największą obawę budzą oczywiście ataki z zewnątrz.“ Dlatego Schwamm rozważa przenoszenie coraz większej ilości danych do chmury, aby w ten sposób lepiej się chronić. Hirschmann: „Zobaczymy, w jakim kierunku to pójdzie.“ 

www.schwamm.de
www.winweb.de