Zawsze mieć wszystko pod kontrolą

System ERP wspiera zakłady konfekcjonujące w procesach operacyjnych

Kto częściej nocuje w hotelach – prywatnie lub służbowo – zapewne już trzymał je w ręku i nawet ich próbował: małe słodycze w pokoju, orzeszki w hotelowym barze lub płatki śniadaniowe w bufecie śniadaniowym. Wiele z nich pochodzi od Ahnert GmbH w Lohmar, której system ERP winweb-food ułatwia codzienną pracę.

Około 5.000 hoteli od Islandii po kraje bałtyckie, od norweskiego Trondheim po Wyspy Kanaryjskie jest zaopatrywanych przez Ahnert w płatki śniadaniowe, przekąski barowe lub upominki dla gości. Duzi klienci, tacy jak SAP, otrzymują orzechy na spotkania i konferencje wyłącznie w papierowych torebkach, ponieważ firma nie chce już używać plastiku. Innym przykładem jest sieć burgerowni „Hans im Glück“, która otrzymuje trzy tony dodatków do sałatek miesięcznie. „Do tego wszystkiego potrzebujemy dobrego systemu zarządzania gospodarką towarową“, mówi Jan Wilkens, COO w Ahnert. Ten 53-latek wywodzi się z zakładu przetwórstwa mięsnego. Ponieważ firma informatyczna Winweb jest bardzo dobrze znana w tej branży ze swojego systemu ERP, nie dziwi fakt, że pięć lat temu Wilkens zwrócił się do niej z zapytaniem:

Firma Ahnert nie produkuje przy tym samodzielnie, lecz konfekcjonuje towary: orzechy, suszone owoce, przekąski, wyroby cukiernicze i praliny są pakowane zgodnie z życzeniem klienta w słoiczki, przezroczyste woreczki, pudełka, torby papierowe i puszki. „Mamy w ofercie około 2.000 różnych produktów”, mówi Wilkens. Aby nie pogubić się w tej różnorodności, podczas przyjęcia towaru produkty zamówione na całym świecie – chrupki z ciecierzycy z chili i limonką, czekoladowe serca musli czy shoty ogórkowo-imbirowe – są porównywane w systemie ERP winweb-food z faktycznie dostarczonymi ilościami. Automatycznie tworzone są partie na potrzeby śledzenia pochodzenia oraz jednocześnie wywoływane są plany kontroli jakości. „Pracę ułatwia nam przy tym aplikacja Winweb do wewnętrznej kontroli jakości ”, informuje Wilkens. Sprawdza się między innymi, czy dostawa jest kompletna, a opakowanie nieuszkodzone. Sprawdzana jest data minimalnej trwałości, a deklaracja produktu porównywana z zamówionymi artykułami. Wszystkie dane są rejestrowane i skanowane bezpośrednio podczas przyjęcia towaru. Aplikacja do kontroli jakości zapisuje wyniki bezpośrednio w dzienniku kontroli jakości.

Zautomatyzowane funkcje

Również receptury są zapisane w winweb-food. Nie chodzi jednak o składniki przepisu na wypiek, przyprawy i substancje składowe, lecz o zestawienie elementów jednego z wielu różnych produktów dostarczanych klientom. Jeśli jeden z elementów nie zostanie przygotowany w wymaganej liczbie, oprogramowanie automatycznie zgłasza błąd. „Podobnie jak podczas pieczenia można w ten sposób mieć pewność, że ostatecznie wszystkiego wystarczy do przygotowania zestawów“, wyjaśnia Wilkens. W przypadku paczuszek ze słodyczami dla hoteli Radisson w systemie ERP są zatem wyszczególnione poszczególne elementy zależnie od produktu: Jedna dostawa może obejmować 120 rożków foliowych, 120 klipsów do ich zamknięcia, 120 etykiet z logo klienta i 80 gramów porzeczek w czekoladzie. Wykaz obejmuje również 120 wydruków składników, którymi także zarządza winweb-food. „System w pełni automatycznie oblicza od nowa informacje o składnikach i alergenach, jeśli klient oprócz porzeczek w czekoladzie chce mieć w rożkach foliowych również borówki w czekoladzie“, wyjaśnia Wilkens. „To naprawdę bardzo ułatwia nam życie.“

W ten sposób uproszczona zostaje również kalkulacja, ponieważ system ERP oblicza dla każdej receptury cenę materiałów i koszty produkcji oraz uwzględnia wszystkie koszty powstające na dalszych etapach, takie jak dopłaty do kosztów reklamy czy roczne rabaty retrospektywne. Jeśli zmieni się skład produktu lub przekąski będą dostarczane w małych słoiczkach zamiast w stożkowych torebkach, system automatycznie dokona ponownej kalkulacji jednym kliknięciem myszy. „Radisson zamawia rocznie około 60.000 słoiczków wypełnionych słodyczami i opatrzonych logo hotelu“, mówi Wilkens. „Jeśli w składzie zmienią się nawet drobne szczegóły, w ten sposób utrzymujemy kalkulację mimo wszystko zawsze na bieżąco.“ Wynik jest uwzględniany w kalkulacji kosztów wytworzenia, co pozwala jeszcze dokładniej obliczać ceny sprzedaży.

Zarządzanie dokumentami dla wszystkich dowodów księgowych

Kompletacja odbywa się w dużej mierze za pomocą skanerów. Ogranicza to liczbę błędów i zapewnia szybszą realizację. Dane wysyłkowe są następnie automatycznie przekazywane z winweb-food przez interfejs EDI do zewnętrznego oprogramowania, które drukuje wymagane etykiety paczkowe różnych firm spedycyjnych i kurierskich. Zewnętrzne oprogramowanie wykorzystywane w Ahnert dostarcza ponadto niezbędne informacje umożliwiające śledzenie paczek wysyłanych do krajów spoza Unii Europejskiej. Gdy pracownik kompletacji skompletuje zamówione artykuły, za pomocą kontroli jakości sprawdzana jest data minimalnej trwałości i odnotowywane jest, czy towar został prawidłowo zapakowany – dopiero wtedy oprogramowanie zezwala na wydanie towaru z magazynu. Wszystkie dokumenty są ostatecznie gromadzone w systemie zarządzania dokumentami systemie: certyfikaty dostawców, specyfikacje artykułów lub deklaracje zgodności, w przypadku których system automatycznie wysyła przypomnienie, gdy utracą ważność. Jednocześnie dokumenty dostawy są księgowane w systemie ERP. Aby jeszcze bardziej udoskonalić winweb-food, Jan Wilkens wspiera rozwój aplikacji do zarządzania relacjami z klientami. „ System CRM firmy Winweb jest już bardzo dobry, ale chciałbym móc uzyskiwać dostęp do naszych danych także poza biurem z urządzenia mobilnego“, wyjaśnia. Dlatego zespół programistów zaproponował mu, by z prototypu aplikacji CRM skorzystał, na co bez wahania przystał: „Z ogromną chęcią przekazuję informacje zwrotne o tym, co jest dobre i co można jeszcze poprawić. Dzięki temu Winweb ostatecznie spełnia wszystkie oczekiwania.“