Znacznie krótszy czas realizacji

À la Carte Fleischspezialitäten korzysta z winweb-food w zakresie gospodarki towarowej i realizacji zamówień

Ponad dwadzieścia lat temu odważyli się podjąć wyzwanie: Günter Höpperger i Günter Egger, obaj już wtedy od dziesięciu lat działający w branży mięsnej.

„Chcieliśmy zaopatrywać gastronomię i sklepy specjalistyczne w Tyrolu w mięso oraz tyrolskie specjały, kładąc przy tym szczególny nacisk na obsługę i indywidualne życzenia klientów“, wspomina Egger, dyrektor zarządzający odpowiedzialny za zakupy, zarządzanie handlowe przedsiębiorstwem i marketing w À la Carte Fleischspezialitäten GmbH & Co.KG w Haiming w górnej części doliny Innu. Jak wspomina 56-latek, prawie wszyscy im to wówczas odradzali, a sukces dowiódł słuszności decyzji obu wspólników dopiero po około sześciu latach. Obecnie przedsiębiorstwo zatrudnia niespełna dwudziestu pracowników i osiąga roczny obrót netto w wysokości około siedmiu milionów euro.

Sukces oznacza jednak pracę, z którą z czasem coraz trudniej było sobie poradzić ręcznie: „Nasi przedstawiciele handlowi jeżdżą do naszych klientów z branży gastronomicznej, a wcześniej zapisywali zamówienia na miejscu ręcznie“, mówi Egger. Początkowo zamówienia były przetwarzane dopiero po powrocie do firmy. Aby działać szybciej, poszczególne zamówienia wysyłano nawet faksem z
hotelu lub przekazywano przez telefon komórkowy i rejestrowano w biurze. „Następnie zaczęliśmy wprowadzać zamówienia na laptopie i wysyłać je pocztą elektroniczną. Jednak również wtedy musieliśmy później ponownie rejestrować wszystko w naszym programie do obsługi zamówień w biurze“, wyjaśnia Egger. Przy stale rosnącej liczbie klientów na dłuższą metę ten sposób działania nie był już szczególnie szybki.

Lepiej z winweb-food

Dlatego w 2015 roku firma À la Carte zdecydowała się zrobić duży krok w kierunku winweb-food, branżowego oprogramowania ERP dla przemysłu mięsnego: „Decyzja, której nie żałujemy”, mówi Günter Egger, choć początkowo pojawiło się wiele trudności. O ile pracownicy biura i zakładu szybko przekonali się do nowego systemu ERP, o tyle w dziale sprzedaży wystąpiły pewne problemy: „Nasi przedstawiciele handlowi mają 40 lat lub więcej”, wyjaśnia dyrektor zarządzający. Zamiast zapisywać wszystko ręcznie, zamówienie miało być teraz wprowadzane bezpośrednio na miejscu do systemu komputerowego na tablecie.

„Nie wszystkim się to spodobało“, mówi Egger, który w pełni to rozumie: „Jeśli na przykład w dużym hotelu w szczycie sezonu zimowego przyjmuje się zamówienia, nie siedzi się spokojnie razem, lecz trzeba natychmiast reagować i zapisywać to, co kucharz wykrzykuje podczas szybkiego przeglądania towaru w magazynie lub komorze chłodniczej“, mówi Egger. Aby móc szybciej notować szczególne życzenia klientów, Winweb wdrożył więc funkcję, która pozwala zapisywać tekst rysikiem na tablecie, a następnie umieszczać go w formie obrazu na dokumentach kompletacji. Do centrali w Haiming trafiają zamówienia klientów online do działu kompletacji, gdzie każde zamówienie na ekranie dotykowym jest wyświetlane. Produkty są kompletowane jeden po drugim, aż zostanie osiągnięta ilość zamówiona przez danego klienta. Jeśli wskazanie wagi ostatecznie różni się od masy obliczonej przez system ERP, winweb-food zgłasza błąd, ponieważ waga i system ERP komunikują się ze sobą bezpośrednio. Ma to zapewnić, aby do poszczególnych lokali gastronomicznych dostarczano dokładnie zamówioną ilość. Ponadto w À la Carte przeprowadza się jeszcze kontrolę końcową: „Zadowolenie naszych klientów jest dla nas szczególnie ważne“, mówi Egger. „Dlatego przed dostawą zawsze jeszcze raz sprawdzamy, czy zamówienie jest zgodne ze skompletowanym towarem.“ To nakład pracy, który się opłaca, podkreśla Günter Egger.