Organizowanie dokumentów

Oprogramowanie winweb-food pomaga w skomplikowanym zarządzaniu ogromną liczbą dokumentów. Pierwsze doświadczenia w Timm Fleisch- und Wurstmanufaktur są pozytywne.

Faktury, dokumenty dostawy, karty produktów, wyniki analiz, umowy dotyczące warunków handlowych – liczba dokumentów w codziennej działalności jest ogromna. Ten problem pomaga rozwiązać firma Winweb Informationstechnologie GmbH z Aldenhoven niedaleko Akwizgranu, rozszerzając swoje branżowe oprogramowanie ERP: w zintegrowanym systemie zarządzania dokumentami (DMS) wszystkie dokumenty można szybko, łatwo i przejrzyście uporządkować – system zapewnia tym samym przechowywanie z zachowaniem autentyczności dokumentów zgodnie z wymogami prawnymi dotyczącymi ich cyfrowego przechowywania.

Najpierw określone rodzaje dokumentów ze zdefiniowanymi atrybutami są zapisywane w winweb-food jako dane podstawowe, a następnie wykorzystywane w kolejnych programach między innymi do analizy lub dalszego przetwarzania. „Dzięki temu można na przykład analizować wybrane dokumenty oznaczone jako paszport artykułu, zobowiązać dostawców do ich dostarczania lub opatrzyć je datami ważności”, wyjaśnia Martin Schummers, kierownik ds. zarządzania jakością w Winweb. Ponadto istnieje możliwość dodawania własnych rodzajów dokumentów lub oznaczania dokumentów obowiązkowych.

Zgrupowane zestawy danych

Dokumenty otrzymane drogą elektroniczną są odczytywane ze skrzynki e-mail, następnie importowane, a potem dołączane do powiązanych dokumentów. W ten sposób faktury od dostawców przesłane e-mailem są odczytywane z programu pocztowego za pośrednictwem elektronicznego systemu przyjmowania faktur i w zależności od ustawień bezpośrednio przypisywane. W Timm Fleisch- und Wurstmanufaktur GmbH w Oberhausen dyrektor zarządzający Christian Timm wdrożył już ten element: „Jako jedni z pierwszych przetestowaliśmy nowy system i działa: Robi to, co powinien, i jest łatwy w obsłudze.”

Przedsiębiorstwo z Zagłębia Ruhry, założone w 1956 roku jako tradycyjny zakład masarski, na przestrzeni dziesięcioleci rozwinęło się w firmę, która pomimo modernizacji i automatyzacji produkcji opiera się na przekazywanych z pokolenia na pokolenie recepturach rzemieślniczych. Po przeprowadzce do nowoczesnych hal w 2012 roku w centrum uwagi firmy Timm znalazły się procesy produkcyjne i rozwój produkcyjno-technologiczny oraz nowe produkty z kategorii żywności wygodnej.
Asortyment nadal się rozwija i jest stale dostosowywany do wymagań rynku. W ostatnich latach coraz bardziej rosło zapotrzebowanie na produkty porcjowane, kalibrowane lub wstępnie przygotowane, w równym stopniu w przypadku mięsa i wyrobów wędliniarskich. Zgodnie z mottem firmy „Tradycyjne rzemiosło i wiedza specjalistyczna w połączeniu z nowoczesną technologią“, również cyfryzacja nie jest w Timm niczym obcym.

Rozpoznawanie kodów kreskowych umożliwia przyporządkowanie

Wracając do rozwiązania informatycznego: zeskanowane dokumenty są również szybko przypisywane do właściwych dowodów dzięki rozpoznawaniu kodów kreskowych. Jeśli ktoś chce podpisać i zdigitalizować dokumenty WZ utworzone w winweb-food, może wydrukować na nich kod kreskowy. Jest on rozpoznawany podczas skanowania i w DMS jednym kliknięciem przypisywany do odpowiedniej dokumentacji. „Nie trzeba w tym celu skanować osobno każdego dokumentu WZ, winweb-food rozpoznaje dokumenty również w zeskanowanym pliku zbiorczym i odpowiednio je rozdziela“, wyjaśnia Martin Schummers. W ten sposób wszystkie dokumenty można przypisać do dowolnego miejsca w winweb-food, na przykład raporty jakości do partii. W przypadku dokumentów, które nie pochodzą z oprogramowania, kod kreskowy można wydrukować na etykiecie i nakleić ją na dokument. W DMS można rejestrować nawet dowody takie jak rachunki za telefon lub energię elektryczną.

Przechowywanie z zachowaniem autentyczności dokumentów

Pomoc obejmuje również rozpoznawanie tekstu i wyszukiwanie: funkcja OCR-rozpoznawania tekstu analizuje dokumenty za pomocą oprogramowania, dzięki czemu faktury przychodzące są w pełni automatycznie prawidłowo dołączane do dowodów księgowych, a dane do weryfikacji faktur są wstępnie uzupełniane. DMS-Viewer oferuje ponadto wiele możliwości filtrowania podczas wyszukiwania dokumentów: wybór według klientów i dostawców, daty lub rodzajów dokumentów itd. W ten sposób można również znaleźć brakujące dokumenty obowiązkowe. Podsumowując, DMS jest promykiem nadziei w skomplikowanym procesie porządkowania ogromnej ilości dokumentacji i zapewnia przechowywanie zgodne z oryginałem oraz wymogami prawa. A Christian Timm z niecierpliwością czeka na kolejne rozwiązania: „Nie testowaliśmy jeszcze narzędzia do weryfikacji faktur, ale również w tym przypadku chcę być pierwszy, aby przekonać się, jak ono działa – jestem ciekaw“, śmieje się.

www.timm-frische.de
www.winweb.de