Od wędlin po kalmary

W markecie ze świeżą żywnością Cash & Carry firma Mattfeld stawia na zarządzanie za pomocą systemu ERP winweb-food

Rodzinna firma Peter Mattfeld & Sohn, dostawca pełnego asortymentu specjalizujący się w mięsie, obsługuje szerokie grono klientów z branży spożywczej. W markecie świeżych produktów typu Cash & Carry można zatem kupić wszystko od mięsa i ryb przez owoce i warzywa po artykuły niespożywcze, czego potrzebują restauratorzy, rzeźnicy lub kuchnie zbiorowego żywienia. Już od 2013 roku w przetwórstwie mięsa wykorzystywany jest system ERP firmy Winweb, który jest obecnie wdrażany również w markecie świeżych produktów typu Cash & Carry.

Hala świeżych produktów Cash & Carry, największy dział i główne źródło zysków przedsiębiorstwa, oferuje 12 000 produktów, w tym aż 1000 rodzajów wędlin, międzynarodowe specjały serowarskie, ryby, kalmary i produkty mleczarskie, owoce i warzywa, napoje alkoholowe oraz artykuły niespożywcze. Zamówienia składają i zakupów dokonują tutaj restauratorzy i hurtownicy, kliniki i operatorzy stołówek, masarze oraz przedstawiciele średnich przedsiębiorstw. Priorytetami są szybkość, wydajność i obsługa zorientowana na klienta, które zapewnia system ERP firmy Winweb.

Ważnym krokiem w tym kierunku była częściowa migracja systemu Navision do winweb-food: dotychczas funkcjonowały dwie oddzielne bazy danych, które zostały teraz połączone wraz ze wszystkimi danymi podstawowymi, ponieważ wspólna baza danych znacznie ułatwia utrzymanie danych i sporządzanie analiz. Tak wymagający projekt na taką skalę można było zrealizować tylko dzięki ścisłej współpracy między Winweb a osobami odpowiedzialnymi po stronie Mattfeld. Pozwoliło to również wdrożyć wiele innych rozwiązań w markecie świeżych produktów Cash & Carry.
Ponieważ większość klientów najchętniej składa zamówienia telefonicznie, zespół sprzedaży już podczas rozmowy tworzy zamówienia klientów w systemie. Pomocne jest przy tym to, że dla każdego klienta automatycznie wyświetlane są artykuły zakupione przez niego w ciągu ostatnich 100 dni. Jednocześnie zamówienia trafiają do dziesięciu pracowników kompletujących je na terenie marketu, którzy codziennie obsługują około 100 zleceń. Wyświetlają zamówienia na tabletach i kompletują produkty na wózkach rolkowych w hali hurtowej. Tablety są połączone z siecią przez WLAN i umożliwiają użytkownikowi, szybkie wyszukiwanie w całym markecie towarów do zamówionych zleceń.
Artykuły są skanowane za pomocą skanera palcowego, aby można je było zidentyfikować i automatycznie przypisać do wyświetlonego dokumentu. Dzięki systemowi ERP pomyłki są wykluczone: jeżeli zostanie zeskanowany niewłaściwy produkt, system natychmiast zgłasza błąd. Jeżeli natomiast wiersz z zeskanowanym produktem zmieni kolor na zielony, wszystko jest prawidłowe. Obecnie optymalizacja tras pozostaje jeszcze kwestią przyszłości: gdy również gospodarka magazynowa i zarządzanie miejscami składowania zostaną przeniesione z Navision do winweb-food, system będzie mógł wskazywać pracownikowi kompletującemu zamówienie kolejność przejścia. Wkrótce nawet zamówienia klientów mają być przydzielane pracownikom zależnie od stopnia złożoności. Pozwoli to zagwarantować, że nowi pracownicy nie będą od razu musieli obsługiwać zamówień obejmujących 50 lub więcej pozycji.

400 klientów w promieniu około 100 km od Hamburga jest co tydzień zaopatrywanych na różnych trasach. Za pomocą kodów QR umieszczonych na dokumentach dostawy kierowcy mogą podczas załadunku towarów do samochodów ciężarowych należących do Mattfeld sprawdzić, czy produkty przeznaczone do dostawy rzeczywiście przypisano do bieżącej trasy – zapobieganie błędom w najlepszym wydaniu.

Precyzyjnych informacji dla pracowników kompletujących zamówienia i klientów w hali sprzedaży dostarczają etykiety ESL, czyli Electronic Shelf Label. Elektroniczne etykiety cenowe wyświetlają nazwę i numer artykułu, cenę oraz jednostkę ilości i mogą być automatycznie zmieniane z poziomu systemu. W tym celu winweb-food zasila je danymi podstawowymi.
Ponownie głównym tematem jest efektywność mobilnego ważenia, rejestrowania artykułów oraz końcowego fakturowania przy kasie: W przypadku klientów, którzy kupują towary bezpośrednio w samoobsługowej hali sprzedaży świeżych produktów Cash & Carry, pracownicy ważą i rejestrują produkty przy różnych stanowiskach z ekranem dotykowym oraz generują dokumenty z poziomu systemu. Każde stanowisko ma przy tym pełny dostęp do zarejestrowanych już dokumentów klienta, co umożliwia dodawanie, zmienianie lub usuwanie produktów. Po zarejestrowaniu wszystkich pozycji drukowane są dokument dostawy i faktura. Następnie przy kasie wystarczy zeskanować fakturę i przyjąć płatność. Ponieważ obsługa gotówki wpływa na efektywność personelu i działalności operacyjnej, Mattfeld korzysta z urządzeń Glory do recyklingu gotówki. Urządzenia są w pełni zintegrowane z systemem ERP i automatyzują obsługę gotówki: System przejmuje realizację płatności, gdy jako środek płatniczy wybrano opcję „Gotówka“. winweb-food odpowiada przy tym po stronie oprogramowania za sterowanie urządzeniem, jego monitorowanie i obsługę. Ryzyko błędów i straty są ograniczane do minimum, a efektywność personelu i obsługa klientów optymalizowane.

Ważnym wymaganiem wobec winweb-food w całym projekcie była interpretacja wielu różnych kodów kreskowych umieszczonych na wszystkich artykułach, które Mattfeld otrzymuje od swoich dostawców w postaci różnych produktów. Obecnie system potrafi odczytywać wszystkie popularne kody kreskowe – i natychmiast wyświetla komunikat o błędzie, jeśli nie udało się zidentyfikować kodu kreskowego. „Wciąż pozostaje wiele do zrobienia”, mówi Jürgen Finnern. Jednak wiele kwestii rozwiązano już w zadowalający sposób, dodaje dyrektor handlowy i prokurent. „Za to, że Winweb na przykład bezbłędnie radzi sobie ze wszystkimi interfejsami – zdecydowanie przyznałbym firmie gwiazdkę.”

Mattfeld

Rodzinna firma Peter Mattfeld & Sohn GmbH w ciągu trzech pokoleń rozwinęła się z agencji zajmującej się wyłącznie pośrednictwem w handlu półtuszami wieprzowymi i wołowymi w jedno z przedsiębiorstw o najwyższych obrotach na hurtowym rynku mięsa w Hamburgu. Obecnie ten dostawca pełnego asortymentu zatrudnia do 160 pracowników, którzy pracują przez całą dobę od niedzieli do piątkowego wieczoru. Dla około 1300 klientów dziennie firma obsługuje około 20000 t żywności rocznie w czterech obszarach działalności: samoobsługowy hurtowy rynek świeżych produktów, rozbiór mięsa i sprzedaż bezpośrednia, import mięsa na potrzeby handlu hurtowego oraz zakład produkcji dań gotowych. Peter Mattfeld zakłada swoją firmę w 1950 roku, zatrudniając dwóch pracowników w rzeźni w Hamburgu. W 1963 roku jego syn, wykwalifikowany rzeźnik Jörg Mattfeld, wraca po roku spędzonym w Kanadzie z nowymi pomysłami i dołącza do firmy. Niewielki market samoobsługowy o powierzchni 80 m2 staje się podstawą dzisiejszego samoobsługowego hurtowego rynku świeżych produktów, który zostaje rozbudowany w 2000 roku. Do świeżego mięsa dołączają owoce i warzywa oraz dział świeżych ryb. W 2016 roku nowy budynek zapewnia dodatkową przestrzeń, dzięki czemu samoobsługowy hurtowy rynek świeżych produktów zajmuje obecnie 6000 m2 i oferuje około 12000 artykułów.

www.mattfeld.de
www.winweb.de