Ważne informacje dostępne po naciśnięciu przycisku

Nowy system ERP zwiększa przejrzystość przepływu materiałów i informacji

W marcu 2008 roku heskie przedsiębiorstwo Grasmehr, produkujące wyroby mięsne i wędliniarskie, zdecydowało się na wdrożenie nowego systemu ERP (ERP = planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Kluczowe znaczenie przy podejmowaniu tej decyzji miało precyzyjne skoordynowanie przepływu materiałów i danych oraz logistyki wewnętrznej i zewnętrznej.

W Edwin Grasmehr GmbH, Weilburg-Gaudernbach, należało kompleksowo i spójnie odwzorować struktury przedsiębiorstwa. Ponadto ważne było umożliwienie szybkiego i łatwego sporządzania istotnych analiz, zwiększenie przejrzystości realizacji zamówień oraz optymalizacja sprzedaży – w szczególności na potrzeby detalicznego handlu spożywczego, żywienia zbiorowego i gastronomii. Migracja ze starego systemu do nowego oprogramowania ERP dostawcy Winweb Informationstechnologie GmbH z Aldenhoven przebiegła sprawnie, zgodnie z budżetem i w zaplanowanym terminie: przede wszystkim przeniesienie dotychczasowych danych odbyło się wyjątkowo niezawodnie i szybko. Wszystkie dane mogą być nadal wykorzystywane. winweb-food jako specjalistyczne oprogramowanie branżowe przejęło nie tylko dane podstawowe, lecz także starsze dane statystyczne, obejmujące okres do trzech lat wstecz.

Przejrzystość kalkulacji cen

Dotychczas wykorzystywane są moduły Zakupy, Sprzedaż z przyjmowaniem zamówień, sprzedaż telefoniczna, obsługa tras (listy tras, kolejność tras), fakturowanie, listy faktur, EDI, analizy, system informacji zarządczej oraz kalkulacja kanałów dystrybucji, która ze względu na udział dostaw do handlu ma istotne znaczenie. Zmieniono również system księgowości finansowej. Także ta zmiana przebiegła sprawnie i szybko, ponieważ nowy system oferuje wygodne interfejsy do wymiany danych, w tym danych dotyczących otwartych pozycji. W obszarze kalkulacji kanałów dystrybucji można od razu sprawdzić, jakie rabaty retrospektywne należy przyznać klientom w odniesieniu do obrotu z dokładnością do poszczególnych artykułów. System gospodarki towarowej szybko i niezawodnie wyświetla na żądanie wszystkie rabaty retrospektywne uzgodnione z klientami. Należą do nich np. bonusy, rabaty retrospektywne i dopłaty do kosztów reklamy. Kolejną przydatną funkcją jest możliwość natychmiastowego przeliczenia wszystkich warunków retrospektywnych uzgodnionych z partnerami handlowymi na odpowiednie marże pokrycia. Dzięki temu już na wczesnym etapie można sporządzać jednoznaczne prognozy dotyczące oczekiwanych obrotów i zysków.

Główny obszar projektu: etykietowanie cenowe

Grasmehr dysponuje trzema liniami etykietowania cenowego. Firma Winweb zapewniła kompleksowe podłączenie maszyn oraz wymaganą integrację z oprogramowaniem ERP za pośrednictwem interfejsu. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość podłączenia przez partnera IT wszystkich powszechnie stosowanych urządzeń renomowanych producentów (takich jak np. półautomatyczne i w pełni automatyczne urządzenia do etykietowania cenowego, wagi, skanery, drukarki etykiet). Dzięki temu Grasmehr zyskuje znacznie większą elastyczność i niezależność oraz zapewnia kompleksową ochronę inwestycji, ponieważ istniejące urządzenia można natychmiast podłą-czyć. Procesy w ob-szarze etykietowania cenowego zostają znacznie przyspieszone dzięki pełnej integracji danych. Całość utrzymania danych podstawowych odbywa się przy tym w Winweb. Obciążenie serwerów i sieci zostaje wyraźnie zmniejszone, a pozostała komunikacja przebiega bardziej elastycznie i szybciej. Kolejnym głównym powodem pełnej automatyzacji etykietowania cenowego jest znaczne ograniczenie liczby błędów w całym procesie etykietowania. Grasmehr może realizować etykietowanie cenowe w trzech różnych wariantach – dla konkretnego klienta, konkretnego artykułu lub na potrzeby magazynu. Etykietowanie cenowe, ważenie i kompletacja zamówień są w wysokim stopniu zintegrowane i połączone w jeden spójny proces roboczy. Dzięki temu wyeliminowane zostają wieloetapowe i niepowiązane ze sobą procesy robocze. Dzięki integracji etykietowania cenowego z oprogramowaniem ERP wszystkie niezbędne dane są dostępne do natychmiastowego pobrania w centralnej bazie danych SQL. Eliminuje to czaso- i kosztochłonne podwójne wprowadzanie danych. Poszczególne warianty etykietowania można zintegrować z całościową logistyką przedsiębiorstwa przy różnym stopniu automatyzacji.

Przejrzysty przepływ materiałów i informacji

Nowy system ERP pozwolił znacznie zwiększyć przejrzystość przepływu materiałowo-informacyjnego w Grasmehr. Nakład pracy w całym łańcuchu wartości ograniczono do minimum, dzięki czemu odnotowano wyraźny wzrost produktywności. Poza optymalizacją w zakresie oznaczania cen i etykietowania, dostaw do klientów oraz produkcji ogromne znaczenie dla producenta wyrobów mięsnych mają spójne i miarodajne analizy w ramach systemu informacji zarządczej. Aktualne i dostosowane do potrzeb użytkowników informacje pomagają przedsiębiorstwu mięsno-wędliniarskiemu jeszcze lepiej zarządzać własną działalnością i tworzyć solidne podstawy do podejmowania decyzji. Ten system informacji zarządczej odgrywa ważną rolę w podejmowaniu decyzji opartych na rzetelnych informacjach: Branżowe rozwiązanie IT-owe oraz nowe metody i techniki przygotowywania danych znacznie rozszerzyły możliwości wspierania zarządzania w naszych procesach biznesowych. Teraz dane przedsiębiorstwa można szybko i w przejrzysty sposób przekształcać w wiedzę istotną przy podejmowaniu decyzji. Nie ma już opóźnień między przygotowaniem raportów a ich prezentacją. Analiza, która wcześniej zajmowała cały weekend, wymaga dziś tylko 15 minut.

Planowane kolejne projekty IT

Grasmehr ma ambitne plany na przyszłość i zamierza nadal osiągać stabilny, umiarkowany wzrost. W realizacji tego celu ma pomóc nowy partner IT poprzez wdrożenie kolejnych modułów w ramach ogólnofirmowego projektu ERP. Przedsiębiorstwo z Gaudernbach planuje w najbliższym czasie wdrożenie modułów produkcyjnych obejmujących planowanie i kompleksową kalkulację kosztów produktów. Ponadto planowana jest integracja obszaru zapewnienia jakości z systemem gospodarki towarowej, dzięki czemu wszystkie wymagane kontrole, pomiary i oceny w ramach zarządzania jakością zostaną włączone w procesy całego systemu.

www.grasmehr.de
www.winweb.de