De processen veilig onder controle

Branchespecifiek ERP-systeem vereenvoudigt dagelijkse routines bij kaasfabrikant

Al ongeveer 25 jaar werkt Käserebellen GmbH in Opper-Beieren met het beproefde ERP-systeem van Winweb. In de loop der tijd werden rond de productie en de verkoop van nieuwe creaties evenals van beproefd goede kaassoorten steeds modernere functies van winweb-food gebruikt. De branchesoftware wordt in verschillende gebieden van de onderneming gebruikt.

De „Köhse“ is de nieuwste creatie van de Käserebellen. Die zou zelfs Pumuckl eten, die anders bij kaas zijn neus optrekt. En zo siert de kleine kobold uit de pen van Ellis Kaut de wortel-kaas van het bedrijf. „De detailhandel heeft gevraagd naar een product speciaal voor kinderen“, vertelt sales- en marketingmanager Matthias Köpf, die zich dat geen twee keer liet zeggen. „En zo hebben we wortels en kaas genomen en daarmee de Köhse uitgevonden.“

Geen wonder dat Köpf naar de detailhandel luistert, gaat er toch jaarlijks maar liefst 37 procent, bijna 1.700 ton kaas, naar deze sector. De groothandel wordt met circa 1.000 ton beleverd. Eigen winkels en franchisezaken ontvangen rond 15 procent van de totale hoeveelheid kaas, wat ongeveer ook overeenkomt met de som die aan de vakspeciaalhandel en naar de hele wereld wordt geëxporteerd. Toch nog circa 230 ton per jaar wordt aan particuliere klanten verzonden en bijna 240 ton gaat naar markthandelaren, gastronomie en hotellerie.

Daarvoor leveren ongeveer 500 boeren uit Vorarlberg, Tirol en de Allgäu jaarlijks ongeveer 50 miljoen liter verse hooimelk aan de drie eigen kaasmakerijen in Vorarlberg en Tirol. Uit circa 15.000 liter melk worden dag na dag 240 kazen van zes kilo geproduceerd, die voor rijping, verfijning en verdere verwerking naar Steingaden in Opper-Beieren worden vervoerd, waar ook de administratie van de Käserebellen is gevestigd.

En hier komt de branchesoftware van Winweb Informationstechnologie GmbH uit Aldenhoven bij Aken om de hoek kijken. De goederenontvangst in Steingaden wordt in het ERP-systeem winweb-food geboekt om de charges naadloos te kunnen traceren. Tegelijkertijd worden QS-controleplannen opgevraagd: Zijn de vrachtwagens schoon? Is de temperatuur van de geleverde kaaswielen correct? En de kwaliteit zoals gewenst? Met behulp van het ERP-systeem wordt gecontroleerd en gedocumenteerd. Het meldt fouten als iets niet past.

De kaaswielen worden in het rijpingsVoorraad in Steingaden gesmeerd en gekeerd. „Dat wordt bij ons gedaan door een volautomatisch systeem inclusief robot“, informeert bedrijfsleider en IT-chef Tino Winterhalter. Maximaal 200.000 wielen halfharde en harde kaas kunnen op deze manier regelmatig worden verzorgd. Is de kaas rijp voor verdere verwerking, dan wordt hij met kruiden en specerijen verfijnd tot 60 verschillende soorten. Ook de exacte mengsels zijn in winweb-food als recepturen vastgelegd en worden voor elke kaassoort in het ERP-systeem geboekt. Zodra de kaas klaar is voor consumptie, worden de wielen volautomatisch gesneden, verpakt, geprijsd en worden de NVE-etiketten passend afgedrukt. Via de EDI-interface worden met de handel alle informatie over de bestelde goederen uitgewisseld.

Iets bijzonders is de webshop: „We hebben meer dan 100.000 klantadressen in de B2C-sector“, zegt Köpf. Om deze grote hoeveelheid te kunnen verwerken, is de online- shop op winweb-food aangesloten. Hier worden automatisch nieuwe adressen en klantorders aangemaakt. Omdat het om eindklanten gaat, wisselen de orders voortdurend. De bestellingen worden via EDI direct naar het systeem overgedragen. „We hebben al een extreem hoog aantal documenten“, meldt Winterhalter. „Dat we de prijslijsten via winweb-food opstellen en aanpassen, maakt het werk veel gemakkelijker.“ Als PAZ wordt een model van Leich und Mehl gebruikt, dat probleemloos in de workflow van winweb-food kan worden geïntegreerd.

De bestellingen worden met hand-held-scanners met touch-displays gepickt, die aan het ERP-systeem terugmelden welke en hoeveel stukken kaas naar welke klant verzonden moeten worden. Dat vermindert fouten en waarborgt een snellere afhandeling. Als de bestelde artikelen door de orderpicker zijn samengesteld, wordt de houdbaarheidsdatum gecontroleerd en genoteerd of de goederen netjes verpakt zijn. Pas dan geeft winweb-food de vrijgave voor de goederenuitgang. De verzendgegevens worden automatisch vanuit het ERP-systeem via een gecertificeerde interface aan de pakketdienstverlener doorgegeven. Deze stuurt de pakketlabels, die vervolgens in winweb-food worden afgedrukt.

Voor de eigen filialen en voor de franchisewinkels gebruiken de Käserebellen het Winweb-winkelsysteem, waarmee de artikelen inclusief de actuele prijzen direct naar de Mettler- weegschalen in de verschillende verkooppunten worden overgedragen. Zelfs ingrediënten en allergenen zijn daar opgeslagen, om vragen van klanten gericht te kunnen beantwoorden.

Alle documenten van de goederenontvangst tot en met de verzending worden uiteindelijk verzameld in het documentmanagementsysteem voor de elektronische factuurcontrole en de vastlegging van de goedkeuringsprocessen: leverancierscertificaten, artikelspecificaties of conformiteitsverklaringen, waarvoor er automatisch een herinnering is wanneer ze verlopen zijn. Tegelijkertijd worden de leveringsbonnen geboekt.

Tino Winterhalter kent winweb-food al ongeveer 25 jaar en heeft nog steeds ideeën over wat hij als volgende graag met het ERP-systeem zou willen vereenvoudigen: „Winweb heeft een opslaglocatiebeheer, dat ook ons een grote meerwaarde zou bieden. Misschien krijgen we dat in de nabije toekomst nog voor elkaar.“ Zodat de „Köhse“ van Pumuckl in de Voorraad niet eerst gezocht hoeft te worden en de orderpickroutes beter kunnen worden aangestuurd.