De processen veilig onder controle

Branchespecifiek ERP-systeem vereenvoudigt dagelijkse routines bij kaasfabrikant

Al ongeveer 25 jaar werkt Käserebellen GmbH in Opper-Beieren met het beproefde ERP-systeem van Winweb. In de loop der tijd werden rondom de productie en de verkoop van nieuwe creaties evenals beproefd goede kaassoorten steeds modernere functies van winweb-food gebruikt. De branchesoftware wordt in verschillende gebieden van het bedrijf ingezet.

De „Köhse“ is de nieuwste creatie van de Käserebellen. Die zou zelfs Pumuckl eten, die anders bij kaas zijn neus optrekt. En zo siert de kleine kobold uit de pen van Ellis Kaut de wortel-kaas van het bedrijf. „De detailhandel heeft gevraagd naar een product speciaal voor kinderen“, vertelt sales- en marketingmanager Matthias Köpf, die zich dat geen twee keer liet zeggen. „En zo hebben we wortels en kaas genomen en daarmee de Köhse uitgevonden.“

Geen wonder dat Köpf naar de detailhandel luistert, er gaat immers jaarlijks maar liefst 37 procent, bijna 1.700 ton kaas, naar deze sector. De groothandel wordt met circa 1.000 ton beleverd. EigenWinkelsen franchisezaken ontvangen ongeveer 15 procent van de totale hoeveelheid kaas, wat ongeveer overeenkomt met de som die aan de gespecialiseerde detailhandel en naar de hele wereld wordt geëxporteerd. Toch wordt nog circa 230 ton per jaar aan particuliere klanten verzonden en gaat bijna 240 ton naar markthandelaren, gastronomie en hotellerie.

Daarvoorleveren ongeveer 500 boeren uit Vorarlberg, Tirol en de Allgäu jaarlijks ongeveer 50 miljoen liter verse hooimelk naar de drie eigen kaasmakerijen in Vorarlberg en Tirol. Uit circa 15.000 liter melk worden dag in dag uit 240 zes kilo zware kaaswielen geproduceerd, die voor de rijping, verfijning en Verdere verwerkingnaar Steingaden in Opper-Beieren worden vervoerd, waar ook het beheer van de Käserebellen gevestigd is.

En hier komt de branchesoftware van Winweb Informationstechnologie GmbH uit Aldenhoven bij Aken om de hoek kijken. De goederenontvangst in Steingaden wordt in het ERP-systeem winweb-food geboekt, om de Batchesnaadloos te kunnen traceren. Tegelijkertijd worden QS-inspectieplannen opgevraagd: Zijn de vrachtwagens schoon? Is de temperatuur van de aangeleverde kaaswielen correct? En de Kwaliteitzoals gewenst? Met behulp van het ERP-systeem wordt gecontroleerd en gedocumenteerd. Het meldt fouten als iets niet past.

De kaaswielen worden in de rijpingsvoorraad in Steingaden ingesmeerd en gekeerd. „Dat gebeurt bij ons door een volautomatisch systeem inclusief robot“, informeert bedrijfsleider en IT-chef Tino Winterhalter. Maximaal 200.000 wielen snij- en harde kaas kunnen op deze manier regelmatig verzorgd worden. Is de kaas rijp voor verdere verwerking, dan wordt hij met kruiden en specerijen verfijnd tot 60 verschillende soorten. Ook de exacte mengsels zijn in winweb-food als Recepturenopgeslagen en worden voor elke kaassoort in het ERP-systeem geboekt. Zodra de kaas klaar is voor consumptie, worden de kazen volledig automatisch gesneden, verpakt, geprijsd en worden de NVE-etiketten passend afgedrukt. Met behulp van EDI-interfaceworden met de handel alle informatie over de bestelde goederen uitgewisseld.

Iets bijzonders is deWebshopdar: „We hebben meer dan 100.000 klantenadressen in de B2C-sector“, zegt Köpf. Om deze grote hoeveelheid te kunnen verwerken, is de Online- Shop op winweb-food aangesloten. Hier worden automatisch nieuwe adressen en klantopdrachten aangemaakt. Omdat het om eindklanten gaat, wisselen de opdrachten voortdurend. De bestellingen worden via EDI direct in het systeem overgedragen. „We hebben nu al een extreem hoog aantal documenten“, meldt Winterhalter. „Dat we de Prijslijstenvia winweb-food maken en aanpassen, vergemakkelijkt het werk enorm.“ AlsPAZwordt een model van Leich und Mehl gebruikt, dat probleemloos in de workflow van winweb-food geïntegreerd kan worden.

De bestellingen worden verzameld met hand-held-scanners met Touch-Displays, die aan het ERP-systeem terugmelden, welke en hoeveel kaasstukken naar welke klanten verzonden moeten worden. Dat vermindert fouten en zorgt voor een snellere afhandeling. Zijn de bestelde artikelen door de orderpicker samengesteld, dan wordt de houdbaarheidsdatum gecontroleerd en genoteerd of de goederen correct verpakt zijn. Pas dan verleent winweb-food de vrijgave voor de goederenuitgang. De verzendgegevens worden automatisch vanuit het ERP-systeem via een gecertificeerde interface aan de pakketdienstverlener doorgegeven. Deze stuurt de pakketlabels, die vervolgens in winweb-food worden afgedrukt.

Voor de eigen filialen en voor de franchisezaken gebruiken de Käserebellen het Winweb-winkelsysteem, waarmee de artikelen samen met de actuele prijzen direct op de Mettler- Weegschalennaar de verschillende verkooppunten overgebracht worden. Zelfs ingrediënten en allergenen zijn daar opgeslagen, om vragen van klanten gericht te kunnen beantwoorden.

Alle documenten van de goederenontvangst tot de verzending worden uiteindelijk in de Documentmanagementsysteemvoor de elektronische factuurcontrole en de registratie van de goedkeuringsprocessen verzameld: leverancierscertificaten, artikelspecificaties of conformiteitscertificaten, waarbij er automatisch een herinnering is wanneer ze verlopen zijn. Tegelijkertijd worden de leveringsbonnen geboekt.

Tino Winterhalter kent winweb-food al ongeveer 25 jaar en heeft nog steeds ideeën over wat hij graag als volgende met het ERP-systeem zou willen vereenvoudigen: „Winweb heeft een Voorraadlocatiebeheer, die ons ook een grote meerwaarde zou bieden. Misschien krijgen we dat op afzienbare termijn nog voor elkaar.“ Zodat de „Köhse“ van de Pumuckl in de Voorraad niet eerst gezocht hoeft te worden en de orderpickroutes beter gestuurd kunnen worden.