De processen veilig onder controle

Branchespecifiek ERP-systeem vereenvoudigt dagelijkse routines bij kaasproducent

Al ongeveer 25 jaar werkt Käserebellen GmbH in Opper-Beieren met het beproefde ERP-systeem van Winweb. In de loop der tijd werden voor de productie en verkoop van zowel nieuwe creaties als vertrouwde, hoogwaardige kaassoorten steeds modernere functies van winweb-food gebruikt. De branchespecifieke software wordt in verschillende onderdelen van het bedrijf ingezet.

De „Köhse“ is de nieuwste creatie van de Käserebellen. Zelfs Pumuckl zou hem eten, terwijl hij normaal gesproken zijn neus ophaalt voor kaas. En zo siert het kleine koboldje van de hand van Ellis Kaut de wortel-kaas van het bedrijf. „De detailhandel vroeg om een product speciaal voor kinderen“, vertelt sales- en marketingdirecteur Matthias Köpf, die zich dat geen twee keer liet zeggen. „En dus hebben we wortels en kaas genomen en daarmee de Köhse bedacht.“

Geen wonder dat Köpf naar de detailhandel luistert, want jaarlijks gaat maar liefst 37 procent, bijna 1.700 ton kaas, naar deze sector. De groothandel ontvangt circa 1.000 ton. Eigen winkels en franchisevestigingen ontvangen ongeveer 15 procent van de totale hoeveelheid kaas, wat ongeveer overeenkomt met de hoeveelheid die aan de gespecialiseerde detailhandel wordt geleverd en wereldwijd wordt geëxporteerd. Jaarlijks wordt nog altijd circa 230 ton naar particuliere klanten verzonden en bijna 240 ton gaat naar marktkooplieden, restaurants en hotels.

Daarvoor leveren ongeveer 500 boeren uit Vorarlberg, Tirol en de Allgäu jaarlijks ongeveer 50 miljoen liter verse hooimelk aan de drie eigen kaasmakerijen in Vorarlberg en Tirol. Uit circa 15.000 liter melk worden dag in dag uit 240 kaaswielen van zes kilo geproduceerd, die voor rijping, verfijning en verdere verwerking naar Steingaden in Opper-Beieren worden vervoerd, waar ook de administratie van Käserebellen is gevestigd.

En hier komt de branchespecifieke software van Winweb Informationstechnologie GmbH uit Aldenhoven bij Aachen in beeld. De goederenontvangst in Steingaden wordt in het ERP-systeem winweb-food geregistreerd om de partijen volledig te kunnen traceren. Tegelijkertijd worden de kwaliteitscontroleplannen geraadpleegd: Zijn de vrachtwagens schoon? Hebben de geleverde kaaswielen de juiste temperatuur? En is de kwaliteit zoals gewenst? Met behulp van het ERP-systeem wordt dit gecontroleerd en gedocumenteerd. Het meldt fouten als iets niet klopt.

De kaaswielen worden in de rijpingsopslag in Steingaden ingesmeerd en gekeerd. „Bij ons wordt dit uitgevoerd door een volautomatisch systeem met robot“, vertelt bedrijfsleider en IT-manager Tino Winterhalter. Op deze manier kunnen regelmatig maximaal 200.000 wielen halfharde en harde kaas worden verzorgd. Wanneer de kaas rijp is voor verdere verwerking, wordt deze met kruiden en specerijen veredeld tot 60 verschillende soorten. Ook de exacte mengsels zijn in winweb-food als recepturen opgeslagen en worden voor elke kaassoort in het ERP-systeem geregistreerd. Zodra de kaas klaar is voor consumptie, worden de kaaswielen volautomatisch gesneden, verpakt en geprijsd en worden de bijbehorende SSCC-etiketten afgedrukt. Via de EDI-interface wordt alle informatie over de bestelde goederen uitgewisseld met de handel.

Een bijzonder element is de webwinkel daarbij: „We hebben meer dan 100.000 klantadressen in de B2C-sector“, zegt Köpf. Om deze grote hoeveelheid te kunnen verwerken, is de online- winkel gekoppeld aan winweb-food. Daarin worden automatisch nieuwe adressen en klantorders aangemaakt. Omdat het om eindklanten gaat, wisselen de orders voortdurend. De bestellingen worden via EDI rechtstreeks naar het systeem overgedragen. „We hebben nu al een extreem hoog documentvolume“, vertelt Winterhalter. „Dat we de prijslijsten via winweb-food opstellen en aanpassen, maakt het werk veel eenvoudiger.“ Als prijslabelmachine wordt een model van Leich und Mehl gebruikt, dat probleemloos in het proces van winweb-food kan worden geïntegreerd.

De bestellingen worden verzameld met handscanners met touchscreens, die aan het ERP-systeem doorgeven welke en hoeveel stukken kaas naar welke klanten moeten worden verzonden. Dit vermindert fouten en zorgt voor een snellere afhandeling. Zodra de orderverzamelaar de bestelde artikelen heeft verzameld, wordt de houdbaarheidsdatum gecontroleerd en wordt vastgelegd of de goederen correct zijn verpakt. Pas daarna geeft winweb-food de goederen vrij voor verzending. De verzendgegevens worden via een gecertificeerde interface automatisch vanuit het ERP-systeem naar de pakketdienst overgedragen. Deze stuurt de pakketlabels, die vervolgens in winweb-food worden afgedrukt.

Voor de eigen filialen en de franchisewinkels gebruiken de Käserebellen het Winweb-winkelsysteem, waarmee de artikelen inclusief de actuele prijzen rechtstreeks naar de Mettler- weegschalen in de verschillende verkooppunten worden doorgestuurd. Zelfs ingrediënten en allergenen zijn daarin opgeslagen, zodat vragen van klanten gericht kunnen worden beantwoord.

Alle documenten vanaf de goederenontvangst tot en met de verzending worden uiteindelijk in het documentbeheersysteem verzameld voor de elektronische factuurcontrole en de registratie van de goedkeuringsprocessen: leverancierscertificaten, artikelspecificaties of conformiteitsverklaringen, waarvoor automatisch een herinnering wordt verstuurd wanneer ze zijn verlopen. Tegelijkertijd worden de afleverbonnen geboekt.

Tino Winterhalter kent winweb-food al zo'n 25 jaar en heeft nog altijd ideeën over wat hij als volgende graag met het ERP-systeem zou willen vereenvoudigen: „Winweb heeft een beheer van magazijnlocaties, dat ook voor ons een grote meerwaarde zou bieden. Misschien lukt het ons om dit binnen afzienbare tijd nog voor elkaar te krijgen.“ Zo hoeft de „Köhse“ van Pumuckl niet eerst in het magazijn te worden gezocht en kunnen de routes voor orderverzameling beter worden aangestuurd.