DMS in de boekhouding en administratie
De meeste bedrijven herkennen dit: op het bureau van de administratie stapelen de facturen en pakbonnen zich op, die moeten worden gescand, gecontroleerd en gearchiveerd. Dit vaak handmatig uitgevoerde proces neemt veel kostbare tijd in beslag die elders nuttig zou kunnen worden besteed.
Veel leidinggevenden worden met deze problematiek geconfronteerd. Niet alleen de verspilde werktijd, maar ook de foutgevoeligheid van de handmatige werkwijze is een belangrijk punt.
De voordelen van digitalisering liggen voor de hand. Documenten scannen – mogelijk in batches en uit verschillende bronnen -, automatisch importeren en de documenten aan klanten en leveranciers koppelen, zodat deze documenten op alle relevante plaatsen kunnen worden geraadpleegd? Opnieuw afdrukken? Besparingen op materiaal en tijd? Dat klinkt niet alleen fantastisch, het is ook nog eens eenvoudig te realiseren.
Een ERP-systeem zoals winweb-food biedt standaard een dergelijk programma. Het documentbeheer omvat voor de boekhouding onder meer de onderdelen inkoop en verkoop. Hier kunnen documenten uit verschillende bronnen worden vastgelegd of kunnen in het programma aangemaakte documenten worden beheerd. Zowel op verschillende manieren gemaakte scans als per e-mail ontvangen facturen kunnen hierbij in batches worden verwerkt.
De import verloopt automatisch, incl. de toewijzing van de documenten aan verschillende vooraf gedefinieerde documenttypen. De tekstherkenning maakt controle en boeking van de inhoud mogelijk. Het opnieuw afdrukken kan in alle relevante programmaonderdelen worden gestart.
Het is zelfs mogelijk om goedkeuringsprocessen vast te leggen en goedkeuringen stapsgewijs door geselecteerde personen te laten verlenen. Zo kunnen bijvoorbeeld facturen tot een bedrag x door de boekhouding worden betaald, terwijl voor hogere bedragen mogelijk goedkeuring van het afdelingshoofd of zelfs de directie vereist is.
En bovendien is het ook nog eens een veilige zaak: de gegevens kunnen alleen door bevoegde groepen personen worden ingezien en worden in het DMS op de eigen server opgeslagen.
Zo eenvoudig en snel kunnen administratie en boekhouding zijn. Maar dat is nog niet alles: ook voor kwaliteitsborging is het DMS veelzijdig inzetbaar. Binnenkort meer hierover.
Winweb Contentteam
Meer artikelen over dit onderwerp
