DMS in boekhouding en beheer
De meeste bedrijven kennen dat: Op het bureau in de administratie stapelen facturen en leveringsbonnen zich op, die gescand, gecontroleerd en gearchiveerd moeten worden. Dit vaak handmatig uitgevoerde proces neemt veel kostbare tijd in beslag, die anders zinvol gebruikt zou kunnen worden.
Veel chefs worden met deze problematiek geconfronteerd. Niet alleen de verspilde werktijd, maar ook de foutgevoeligheid van de handmatige werkwijze zijn een wezenlijk punt.
De voordelen van de digitalisering liggen voor de hand. Documenten scannen – mogelijk in stapels en uit verschillende bronnen -, een automatische import en toewijzing van de documenten aan klanten en leveranciers, zodat deze documenten op alle relevante plaatsen beschikbaar zijn? Afdrukherhaling? Kostenbesparingen op materiaal en tijd? Dat klinkt niet alleen fantastisch, het is ook nog eenvoudig uitgevoerd.
Een ERP zoals winweb-food biedt een dergelijk programma standaard aan. Het documentbeheer omvat onder andere de boekhouding met betrekking tot de gebieden inkoop en verkoop. Hier kunnen documenten uit verschillende bronnen worden vastgelegd respectievelijk in het programma gegenereerde documenten worden beheerd. Zowel op verschillende manieren gemaakte scans als de ontvangst van facturen per e-mail kunnen hierbij in een batch worden verwerkt.
De import gebeurt automatisch, incl. de toewijzing van de documenten aan verschillende vooraf gedefinieerde documentsoorten. De tekstherkenning maakt een controle en boeking van de inhoud mogelijk. De herhaalde afdruk kan in alle relevante programmaonderdelen worden geactiveerd.
Het is zelfs mogelijk, goedkeuringsprocessen op te geven en vrijgaven stapsgewijs door geselecteerde personen te laten verlenen. Zo kunnen bijv. facturen tot een bedrag x door de boekhouding worden overgemaakt, hogere bedragen zouden de vrijgave van het afdelingshoofd of zelfs de directie kunnen vereisen.
En terloops is het ook nog eens een veilige zaak: de gegevens zijn alleen zichtbaar voor bevoegde groepen personen en worden in het DMS op de eigen server opgeslagen.
Zo eenvoudig en snel kunnen administratie en boekhouding zijn. Maar niet alleen dat, ook in de kwaliteitsborging is het DMS veelzijdig inzetbaar. Binnenkort meer hierover.
Winweb Contentteam
Meer artikelen over dit onderwerp
