De meeste bedrijven kennen dat: Op het bureau in de administratie stapelen zich facturen en leveringsbonnen op, die gescand, gecontroleerd en gearchiveerd moeten worden. Dit vaak handmatig uitgevoerde proces neemt veel kostbare tijd in beslag, die anders zinvol gebruikt zou kunnen worden.
Veel chefs worden met deze problematiek geconfronteerd. Niet alleen de verspilde werktijd, maar ook de foutgevoeligheid van de handmatige werkwijze is een wezenlijk punt.
De voordelen van digitalisering liggen voor de hand. Documenten scannen – mogelijk in stapels en uit verschillende bronnen -, een automatische import en toewijzing van de documenten aan klanten en leveranciers, zodat deze documenten op alle relevante plaatsen opvraagbaar zijn? Afdrukherhaling? Kostenbesparing op materiaal en tijd? Dat klinkt niet alleen fantastisch, dat is ook nog eenvoudig gerealiseerd.
Een ERP zoals winweb-food biedt een dergelijk programma standaard aan. Het documentbeheer omvat de boekhouding betreffende onder andere de gebieden inkoop en verkoop. Hier kunnen documenten uit verschillende bronnen worden geregistreerd resp. in het programma gegenereerde documenten worden beheerd. Zowel op verschillende manieren gegenereerde scans alsook de ontvangst van facturen per e-mail kunnen hierbij in batch worden verwerkt.
De import gebeurt automatisch, incl. de toewijzing van de documenten aan verschillende voorgedefinieerde documentsoorten. De tekstherkenning maakt een controle en boeking van de inhoud mogelijk. De afdrukherhaling kan in alle relevante programmaonderdelen worden geactiveerd.
Het is zelfs mogelijk, goedkeuringsprocessen vast te leggen en goedkeuringen stapsgewijs door geselecteerde personen te laten verlenen. Zo kunnen bijv. facturen tot een bedrag x door de boekhouding worden overgemaakt, hogere bedragen zouden de goedkeuring van de afdelingsleiding of zelfs de directie kunnen vereisen.
En terloops is het ook nog eens een veilige zaak: de gegevens zijn alleen zichtbaar voor bevoegde personenkringen en worden in het DMS op de eigen server opgeslagen.
Zo eenvoudig en snel kunnen administratie en boekhouding zijn. Maar niet alleen dat, ook in de kwaliteitsborging is het DMS veelzijdig inzetbaar. Daarover binnenkort meer.
Winweb Contentteam
Meer artikelen over dit onderwerp
