Verplichte e-facturering vanaf 2025

Bent u klaar voor de verplichte elektronische facturering vanaf 2025?

De digitalisering van het bedrijfsleven zet door – en daarmee ook de wettelijke vereisten. Vanaf 1 januari 2025 wordt elektronisch factureren verplicht in de B2B-sector. Bedrijven in Duitsland moeten dan e-facturen in het ZUGFeRD-formaat (profiel EN16931) kunnen ontvangen. Maar dat is nog maar het begin. Wij hebben de belangrijkste informatie voor u op een rijtje gezet – compact en begrijpelijk.

Wat betekent de nieuwe regeling voor u?

De eisen voor e-facturen worden strenger. Naast het ontvangen ervan moeten deze ook controlebestendig worden gearchiveerd – en wel 10 jaar lang in het oorspronkelijke formaat. Daarbij volstaat het niet om alleen een kopie van de factuur op te slaan. U moet ervoor zorgen dat elke factuur gekoppeld blijft aan de bijbehorende zakelijke transactie. Daarnaast is het belangrijk:

• Papieren afdrukken of afbeeldingsformaten zoals .jpeg of .docx volstaan niet.
• Een pdf-factuur per e-mail geldt vanaf 2025 niet meer als een echte e-factuur.
• Outlook en soortgelijke tools zijn geen toegestane archiveringssystemen.
• Als u een e-factuur ontvangt, moet u deze ook accepteren.

Wanneer wordt wat verplicht?

De invoering van de e-factuur verloopt stapsgewijs:

• Vanaf 2027: Bedrijven met een jaaromzet van meer dan 800.000 euro moeten elektronische facturen uitreiken.
• Vanaf 2028: E-facturering wordt verplicht voor alle binnenlandse B2B-transacties.

winweb-food maakt u klaar voor ZUGFeRD

Als softwarepartner voor de levensmiddelenbranche weten wij hoe belangrijk betrouwbare en flexibele ERP-oplossingen voor onze klanten zijn. Om ervoor te zorgen dat u ook in 2025 en daarna zorgeloos kunt werken, hebben wij goed nieuws:

Voldoe aan de wettelijke voorschriften – met ons DMS

Ons geïntegreerde documentmanagementsysteem (DMS) zorgt ervoor dat u voldoet aan de wettelijke vereisten voor de archivering van e-facturen. Het systeem maakt bij elke databaseback-up automatisch een back-up van alle documenten.

Waarvoor moet u blijven betalen?

Naast ZUGFeRD blijven wij ondersteuning bieden voor XRechnung en EDI-Invoice. Aan deze formaten blijven echter kosten verbonden.

Kom nu in actie en wees voorbereid

De verplichting tot elektronisch factureren komt eraan – en brengt nieuwe vereisten voor uw bedrijf met zich mee. Met winweb-food en onze service bent u hier optimaal op voorbereid. Ons doel is om de overgang voor u zo eenvoudig mogelijk te maken.

Heeft u vragen of wilt u meer weten? Ons team staat graag voor u klaar!