Bent u klaar voor de e-factuurplicht vanaf 2025?
De digitalisering van de zakenwereld schrijdt voort - en daarmee ook de wettelijke vereisten. Vanaf 1 januari 2025 wordt de elektronische factuur in de B2B-sector verplicht. Bedrijven in Duitsland moeten dan e-facturen in het ZUGFeRD-formaat (profiel EN16931) kunnen ontvangen. Maar dat is nog maar het begin. Wij hebben de belangrijkste informatie voor u samengevat - compact en begrijpelijk.
Wat betekent de nieuwe regeling voor u?
De vereisten voor e-facturen worden strenger. Naast de ontvangst moeten deze ook revisieveilig worden gearchiveerd – en wel 10 jaar lang in het oorspronkelijke formaat. Daarbij is het niet voldoende om alleen een kopie van de factuur op te slaan. U moet ervoor zorgen dat elke factuur gekoppeld blijft aan de bijbehorende zakelijke transactie. Belangrijk is bovendien:
- Papierafdrukken of grafische formaten zoals .jpeg of .docx zijn niet voldoende.
- Een PDF-factuur per e-mail geldt vanaf 2025 niet meer als echte e-factuur.
- Outlook en vergelijkbare Tools zijn geen toelaatbare archiveringssystemen.
- Ontvangt u een e-factuur, dan moet u deze ook accepteren.
Wanneer wordt wat verplicht?
De invoering van de e-factuur verloopt stapsgewijs:
- Vanaf 2027: Bedrijven met een jaaromzet van meer dan 800.000 euro moeten e-facturen uitreiken.
- Vanaf 2028: De e-factuur wordt verplicht voor alle binnenlandse B2B-omzetten.
winweb-food maakt u klaar voor ZUGFeRD
Als softwarepartner van de levensmiddelenbranche weten wij hoe belangrijk betrouwbare en flexibele ERP-oplossingen voor onze klanten zijn. Zodat u ook in 2025 en daarna zorgeloos kunt werken, hebben wij goed nieuws:
In het kader van ons onderhoudscontract integreren wij de wettelijk vereiste wijzigingen in onze ERP-oplossing winweb-food. Op verzoek stellen wij u de ZUGFeRD-formaat gratis ter beschikking.
- De verzending vindt zoals gewoonlijk per e-mail plaats.
- De factuur wordt als PDF/A-3 verzonden, waarbij de machineleesbare XML-gegevens in de PDF geïntegreerd zijn.
Belangrijk: Een update naar de nieuwste versie van winweb-food is daarvoor absoluut noodzakelijk, omdat deze uitbreiding niet als patch beschikbaar kan worden gesteld.
Voldoe aan de wettelijke voorschriften – met ons DMS
Ons geïntegreerde documentmanagementsysteem (DMS) zorgt ervoor dat u voldoet aan de wettelijke eisen voor de archivering van e-facturen. Het systeem beveiligt automatisch alle documenten bij elke database-back-up.
Wat blijft kostenplichtig?
Naast ZUGFeRD blijven we ondersteuning bieden voor XRechnung en EDI-Invoice. Deze formaten blijven echter betalend.
Nu handelen en voorbereid zijn
De verplichting van de e-factuur komt eraan – en daarmee nieuwe eisen voor uw bedrijf. Met winweb-food en onze service bent u daar optimaal op voorbereid. Ons doel is om de overgang voor u zo eenvoudig mogelijk te maken.
Heeft u vragen of wilt u meer weten? Ons team staat graag tot uw beschikking!
Winweb Contentteam
Meer artikelen over dit onderwerp
