Hoofdzakelijk goed gegeten

De Schwamm & Cie GmbH in Saarbrücken navigeert al meer dan 20 jaar met winweb-food – en heeft nog veel plannen met het ERP-goederenbeheersysteem. Schwamm en Winweb verbinden een lange periode van samenwerking: „winweb-food is zo complex in het hele bedrijf ingevoerd, dat een overstap alleen zeer moeilijk mogelijk zou zijn“, zegt Kai Hirschmann, IT-manager bij de Schwamm & Cie GmbH in Saarbrücken. En waarom ook? „Het foutenpercentage ligt op 0,001 procent“, zegt Hirschmann, die niet alleen terugblikt op de lange samenwerking met Winweb, maar op dit punt ook een blik in de toekomst werpt. Nadat men bij Schwamm de millenniumomschakeling van het individueel geprogrammeerde goederenbeheersysteem maar net had weten te realiseren, besloot men zich voor het nieuwe millennium met een nieuw systeem toekomstbestendig op te stellen. Want het was nauwelijks nog in kaart te brengen welke prijzen met welke klanten waren overeengekomen, en een bestelgeschiedenis was er eveneens nergens.

Ga naar de Rijnlanders…

Maar waarheen? „Een aanbieder op de markt was niet gebruiksvriendelijk, DOS-zwaar en ingewikkeld“, herinnert Hirschmann zich. Bij Winweb daarentegen klopte zelfs het buikgevoel: „Ga naar de Rijnlanders“, zei de seniorchef, „die zijn sympathiek.“ Het kwam goed uit dat winweb-food bovendien gebruiksvriendelijk was en de gewenste Evaluatieskon leveren. Natuurlijk waren er ook overwegingen of men met Winweb in de toen nog relatief jonge Windows-wereld zou moeten duiken. „En uiteindelijk was het ook een prijsbeslissing“, aldus Hirschmann.

Gestart werd in het jaar 2000 met de evaluatie voor het nieuwe systeem. Begonnen werd met de goederenuitgang: „Dat is ons stokpaardje, omdat het bedrijf goederenuitgangsgericht is“, aldus Hirschmann.Routelogistiek en -registratie stonden op de voorgrond. De MIS-periodevergelijking werd daarom al in 2001 door Schwamm mee in het leven geroepen: „Het Management-Info-Systeem bestond al als evaluatietool, maar het was onze wens en een absolute noviteit om vrij definieerbare perioden te vergelijken", aldus Hirschmann. Dat bestond in die tijd nog nergens. „We wilden een trendinstrument om gegevens te kunnen vergelijken en te zien hoe de afzonderlijke klanten zich ontwikkelen.“ Daarvoor werden zelfs gegevens uit het oude systeem in winweb-food geïmporteerd.

Vroeger nieuwigheid, vandaag standaard

Wat vroeger een nieuwigheid was, is vandaag standaard: Voor elke klant kan op elk moment bijvoorbeeld de bestelgeschiedenis worden opgeroepen of met één muisklik de volledige afzet worden geanalyseerd. De calculatie van de verkoopprijzen met inachtneming van alle voorwaarden en bijkomende kosten zoals jaarbonussen vindt eveneens in het systeem plaats. „We hebben vele avonden getelefoneerd om wensen en ideeën door te spreken“, herinnert ook Winweb-directeur Willi von Berg zich aan een van zijn eerste klanten. „En daarbij heeft Winweb altijd goed geluisterd, want bij elke update kwamen innovatieve vernieuwingen; elke keer ging het een nieuwe, goede richting op“, vult Hirschmann aan. Tegenwoordig wordt als absolute must voor de belevering van grote klanten zoals Rewe en co. de eigen EDI-Converter van Winweb gebruikt, om Klantbestellingen, Leverings- en expeditieopdrachten evenals de facturen elektronisch te verzenden. „Orderverzameld wordt grotendeels per scanner. Dat vermindert fouten en waarborgt een snellere orderverzameling“, aldus Fabian Quante, verantwoordelijke consultant bij Winweb. De expeditieopdrachten worden na succesvolle laadcontrole in winweb-food via de EDI-IFTMIN-interface naar de expediteur verzonden en de vereiste NVE-etiketten direct vanuit het systeem afgedrukt.

Snel en flexibel

In een tweede stap werd winweb-food midden jaren 2000 ook bij de goederenontvangst ingevoerd. Hier worden de bestelde hoeveelheden vergeleken met de geleverde werkelijke hoeveelheden en tegelijkertijd QS-controleplannen opgevraagd. De inkomende facturen worden in het systeem gecontroleerd, toegewezen aan de betreffende leverancier en aan de Financiële boekhoudingovergedragen. In 2013 werd de prijsaanduiding van Bizerba aan het Winweb-systeem gekoppeld. Sindsdien loopt de volledige productie inclusief uitsnijding via winweb-food. Daarbij horen het beheer van de Stuklijsten, de bepaling van het uitbeenrendement door Ist-weging, de berekening van materiaalprijs en productiekosten, de Ist-receptuurweging over alle productiestadia inclusief de QS-controleplannen evenals de berekening van voedingswaarden, allergenen en ingrediënten.Batchtraceringen controle van voorverpakte goederen maken het spectrum compleet. Daarbij kunnen alle productiegegevens snel en flexibel worden geëvalueerd.

Bouwplaats documentbeheer

Momenteel wordt deDocumentmanagementsysteemgeïntroduceerd, waarin alle documenten worden verzameld: leverancierscertificaten, artikelpassen, bewijsstukken en leveringsbonnen moeten binnenkort automatisch via een barcodeherkenning aan het passende proces worden toegewezen. „Zo heel positief zijn we daar echter nog niet over, want zoiets kunnen systemen die gespecialiseerd zijn in documentbeheer beter“, zegt Hirschmann. Maar de Winweb-module is in het systeem geïntegreerd en er is geen verdere interface nodig. Tevreden is men daarentegen over de afhandeling van het leeggoed: „We hebben geprobeerd daarvoor zelf een programma op poten te zetten, maar zijn daarin mislukt“, geeft de IT-manager toe. Daarom wil men binnenkort de Leergut-app van Winweb gebruiken. Ook durft Hirschmann een blik in de toekomst te werpen, want het bedrijf is in de loop der jaren naar buiten toe, richting leveranciers en klanten, transparanter geworden. „We moeten onze gegevens tegenwoordig meer met andere bedrijven delen, waardoor ook het risico toeneemt. Onze grootste angst zijn natuurlijk aanvallen van buitenaf.“ Daarom overweegt Schwamm om steeds meer gegevens in de cloud te plaatsen, om zich daardoor beter te beschermen. Hirschmann: „Eens kijken, waar de reis naartoe gaat.“ 

www.schwamm.de
www.winweb.de