De Schwamm & Cie GmbH in Saarbrücken navigeert al meer dan 20 jaar met winweb-food – en heeft nog veel plannen met het ERP-goederenbeheersysteem. Schwamm en Winweb worden verbonden door een lange periode van samenwerking: „winweb-food is zo complex in het hele bedrijf ingevoerd, een overstap zou daarom slechts zeer moeilijk mogelijk zijn“, zegt Kai Hirschmann, IT-manager bij de Schwamm & Cie GmbH in Saarbrücken. En waarom ook? „Het foutpercentage ligt op 0,001 procent“, zegt Hirschmann, die niet alleen terugblikt op de lange samenwerking met Winweb, maar op dit punt ook een blik op de toekomst werpt. Nadat men bij Schwamm de omschakeling rond 2000 van het individueel geprogrammeerde goederenbeheersysteem maar net had weten te realiseren, besloot men zich voor het nieuwe millennium toekomstbestendig op te stellen met een nieuw systeem. Want het was nauwelijks nog in kaart te brengen welke prijzen met welke klanten waren overeengekomen, en een bestelhistorie was eveneens nergens te vinden.

Ga naar de Rijnlanders…

Maar waarheen? „Een aanbieder op de markt was gebruikersonvriendelijk, DOS-zwaar en ingewikkeld“, herinnert Hirschmann zich. Bij Winweb daarentegen klopte zelfs het onderbuikgevoel: „Ga naar de Rijnlanders“, zei de seniorchef, „die zijn sympathiek.“ Het kwam goed uit dat winweb-food bovendien gebruiksvriendelijk was en de gewenste analyses kon leveren. Natuurlijk waren er ook overwegingen of men met Winweb de nog relatief jonge Windows-wereld moest betreden. „En uiteindelijk was het ook een prijsbeslissing“, aldus Hirschmann.

In 2000 werd gestart met de evaluatie voor het nieuwe systeem. Begonnen werd met de goederenuitgang: „Dat is ons paradepaardje, omdat het bedrijf goederenuitgangsgericht is“, aldus Hirschmann. Tourenlogistiek en -registratie stonden op de voorgrond. De MIS periodenvergelijking werd daarom al in 2001 door Schwamm mee in het leven geroepen: „Het management-infosysteem als analysetool bestond al, maar het was onze wens en een absolute noviteit om vrij definieerbare perioden te vergelijken“, aldus Hirschmann. Dat bestond destijds nog nergens. „Wij wilden een trendinstrument om gegevens te kunnen vergelijken en te zien hoe de afzonderlijke klanten zich ontwikkelen.“ Daarvoor werden zelfs gegevens uit het oude systeem in winweb-food geïmporteerd.

Vroeger een noviteit, vandaag standaard

Wat vroeger een nieuwigheid was, is vandaag standaard: Voor elke klant kan op elk moment bijvoorbeeld de bestelgeschiedenis worden opgeroepen of met een muisklik de volledige afzet worden geanalyseerd. De calculatie van de verkoopprijzen met inachtneming van alle condities en bijkomende kosten zoals jaarbonussen vindt eveneens in het systeem plaats. „Wij hebben vele avonden getelefoneerd om wensen en ideeën door te spreken“, herinnert ook Winweb-directeur Willi von Berg zich aan een van zijn eerste klanten. „En daarbij heeft Winweb altijd goed geluisterd, want bij elke update kwamen innovatieve vernieuwingen; elke keer ging het een nieuwe, goede richting op“, vult Hirschmann aan. Tegenwoordig wordt als absolute must voor de belevering van grootklanten zoals Rewe en co. de eigen EDI-converter van Winweb gebruikt om klantbestellingen, leverings- en expeditieopdrachten evenals de facturen elektronisch te verzenden. „Er wordt grotendeels met een scanner gepickt. Dat vermindert fouten en waarborgt een snellere orderverzameling“, aldus Fabian Quante, verantwoordelijke consultant bij Winweb. De expeditieopdrachten worden na succesvolle laadcontrole in winweb-food via de EDI-IFTMIN-interface aan de expediteur verzonden en de vereiste NVE-etiketten worden direct vanuit het systeem afgedrukt.

Snel en flexibel

In een tweede stap werd winweb-food midden jaren 2000 ook in de goederenontvangst ingevoerd. Hier worden de bestelde hoeveelheden met de geleverde werkelijke hoeveelheden vergeleken en tegelijkertijd QS-controleplannen opgevraagd. De inkomende facturen worden in het systeem gecontroleerd, aan de betreffende leverancier toegewezen en aan de financiële boekhouding doorgegeven. In 2013 werd de PAZ van Bizerba aan het Winweb-systeem gekoppeld. Sindsdien loopt de gehele productie inclusief uitsnijden via winweb-food. Daaronder vallen het beheer van de uitsnijlijsten, de bepaling van het uitsnijrendement door werkelijke weging, de berekening van materiaalprijs en productiekosten, de werkelijke receptuurweging over alle productiestadia inclusief de QS-controleplannen evenals de berekening van voedingswaarden, allergenen en ingrediënten. Chargen-traceerbaarheid en eindverpakkingscontrole ronden het spectrum af. Daarbij kunnen alle productiegegevens snel en flexibel worden geëvalueerd.

Bouwplaats documentbeheer

Momenteel wordt het documentmanagementsysteem ingevoerd, waarin alle documenten worden verzameld: leverancierscertificaten, artikelpaspoorten, bewijsstukken en leveringsbonnen moeten binnenkort automatisch via een barcodeherkenning aan het passende proces worden toegewezen. „Zo heel positief zien wij dat echter nog niet, want zoiets kunnen systemen die gespecialiseerd zijn in documentmanagement beter“, zegt Hirschmann. Maar de Winweb-module is in het systeem geïntegreerd en een extra interface is niet nodig. Tevreden is men daarentegen over de afhandeling van het leeggoed: „Wij hebben geprobeerd daarvoor zelf een programma op poten te zetten, maar zijn daarin niet geslaagd“, geeft de IT-manager toe. Daarom wil men binnenkort de leeggoed-app van Winweb gebruiken. Ook waagt Hirschmann een blik in de toekomst, want het bedrijf is in de loop der jaren naar buiten toe, richting leveranciers en klanten, opener geworden. „Wij moeten onze gegevens tegenwoordig meer met andere bedrijven delen, waardoor ook het risico toeneemt. Onze grootste angst zijn natuurlijk aanvallen van buitenaf.“ Daarom overweegt Schwamm om steeds meer gegevens in de cloud te plaatsen, om zich daardoor beter te beschermen. Hirschmann: „Eens kijken waar de reis naartoe gaat.“ 

www.schwamm.de
www.winweb.de