Voornaamste zaak goed gegeten

De Schwamm & Cie GmbH in Saarbrücken navigeert al meer dan 20 jaar met winweb-food – en heeft nog veel plannen met het ERP-voorraadbeheersysteem. Schwamm en Winweb zijn al lange tijd met elkaar verbonden door samenwerking: „winweb-food is zo complex in het hele bedrijf ingevoerd, dat een overstap slechts zeer moeilijk mogelijk zou zijn“, zegt Kai Hirschmann, IT-manager bij de Schwamm & Cie GmbH in Saarbrücken. En waarom ook? „Het foutpercentage ligt op 0,001 procent“, zegt Hirschmann, die niet alleen terugblikt op de lange samenwerking met Winweb, maar op dit punt ook een blik op de toekomst werpt. Nadat men bij Schwamm de omschakeling naar 2000 van het individueel geprogrammeerde voorraadbeheersysteem maar net had weten te volbrengen, besloot men zich voor het nieuwe millennium met een nieuw systeem toekomstbestendig op te stellen. Want het was nauwelijks nog in kaart te brengen welke prijzen met welke klanten waren overeengekomen, en een bestelgeschiedenis bestond eveneens nergens.

Ga naar de Rijnlanders…

Maar waarheen? „Een aanbieder op de markt was niet gebruiksvriendelijk, DOS-zwaar en ingewikkeld“, herinnert Hirschmann zich. Bij Winweb daarentegen klopte zelfs het buikgevoel: „Ga naar de Rijnlanders“, zei de seniorchef, „die zijn sympathiek.“ Het kwam goed uit dat winweb-food bovendien gebruiksvriendelijk was en de gewenste Evaluatieskon leveren. Natuurlijk waren er ook overwegingen of men met Winweb de nog relatief jonge Windows-wereld moest betreden. “En uiteindelijk was het ook een prijsbeslissing”, aldus Hirschmann.

In het jaar 2000 werd gestart met de evaluatie voor het nieuwe systeem. Begonnen werd met de goederenuitgang: „Dat is ons belangrijkste speerpunt, omdat het bedrijf goederenuitgangsgericht is“, aldus Hirschmann. Routeplanning en -registratie stonden op de voorgrond. Daarom werd de MIS-periodevergelijking al in 2001 door Schwamm mee in het leven geroepen: „De Management-Info-Systeem als analysetool was er al, maar het was onze wens en een absolute primeur om vrij definieerbare perioden te vergelijken“, aldus Hirschmann. Dat bestond in die tijd nog nergens. „We wilden een trendinstrument om gegevens te kunnen vergelijken en te zien hoe de afzonderlijke klanten zich ontwikkelen.“ Daarvoor werden zelfs gegevens uit het oude systeem in winweb-food geïmporteerd.

Vroeger een nieuwigheid, vandaag standaard

Wat vroeger een nieuwigheid was, is vandaag standaard: Voor elke klant kan op elk moment bijvoorbeeld de bestelhistorie worden opgeroepen of met een muisklik de volledige afzet worden geanalyseerd. De calculatie van de verkoopprijzen met inachtneming van alle condities en naverrekening van kosten zoals jaarbonussen vindt eveneens in het systeem plaats. „We hebben vele avonden getelefoneerd om wensen en ideeën door te spreken“, herinnert ook Winweb-directeur Willi von Berg zich aan een van zijn eerste klanten. „En daarbij heeft Winweb altijd goed geluisterd, want bij elke update kwamen innovatieve vernieuwingen; elke keer ging het in een nieuwe, goede richting“, vult Hirschmann aan. Tegenwoordig wordt als absolute must voor de belevering van grootklanten zoals Rewe en Co. de eigen EDI-converter van Winweb gebruikt, om Klantbestellingen, leverings- en expeditieopdrachten evenals de facturen elektronisch te verzenden. „Orderverzameld wordt grotendeels per scanner. Dat vermindert fouten en waarborgt een snellere orderverzameling“, aldus Fabian Quante, verantwoordelijke consultant bij Winweb. De expeditieopdrachten worden na succesvolle laadcontrole in winweb-food via de EDIVia de IFTMIN-interface aan de expediteur doorgegeven en de vereiste NVE-etiketten direct vanuit het systeem afgedrukt.

Snel en flexibel

In een tweede stap werd winweb-food midden jaren 2000 ook in de goederenontvangst ingevoerd. Hier worden de bestelde hoeveelheden vergeleken met de geleverde werkelijke hoeveelheden en tegelijkertijd QS-testplannen opgevraagd. De inkomende facturen worden in het systeem gecontroleerd, aan de betreffende leverancier toegewezen en aan de Financiële boekhoudingovergebracht. In 2013 werd de prijslabeling van Bizerba gekoppeld aan het Winweb-systeem. Sindsdien loopt de volledige productie inclusief uitsnijderij via winweb-food. Daartoe behoren het beheer van de Stuklijsten, de bepaling van het uitsnijrendement door Ist-weging, de berekening van materiaalprijs en productiekosten, de Ist-receptuurweging over alle productiestadia inclusief de QS-inspectieplannen en de berekening van voedingswaarden, allergenen en ingrediënten.Batchtraceringen controle van eindverpakkingen maken het assortiment compleet. Daarbij kunnen alle productiegegevensregistraties snel en flexibel worden geëvalueerd.

Bouwplaats documentbeheer

Momenteel wordt deDocumentmanagementsysteemingevoerd, waarin alle documenten worden verzameld: leverancierscertificaten, artikelpaspoorten, bewijsstukken en leveringsbonnen moeten binnenkort automatisch via een barcodeherkenning aan het passende proces worden toegewezen. „Zo heel positief zijn we daar echter nog niet over, want zoiets kunnen systemen die gespecialiseerd zijn in documentmanagement beter“, zegt Hirschmann. Maar de Winweb-module is in het systeem geïntegreerd en een verdere interface is niet nodig. Tevreden is men daarentegen met de afhandeling van het statiegeldgoed: „We hebben geprobeerd daarvoor zelf een programma op poten te zetten, maar zijn daarin mislukt“, geeft de IT-manager toe. Daarom wil men binnenkort de Leergoed-Appvan Winweb gebruiken. Ook werpt Hirschmann een blik op de toekomst, want het bedrijf is in de loop der jaren naar buiten toe, naar leveranciers en klanten, opener geworden. „We moeten onze gegevens vandaag de dag meer met andere bedrijven delen, waardoor ook het risico toeneemt. Onze grootste angst zijn natuurlijk aanvallen van buitenaf.“ Daarom overweegt Schwamm om meer en meer gegevens in de Cloud te plaatsen, om zich daardoor beter te beschermen. Hirschmann: „Eens kijken waar de reis naartoe gaat.“ 

www.schwamm.de
www.winweb.de