‘t Belangrijkste is lekker eten

Schwamm & Cie GmbH in Saarbrücken vaart al meer dan 20 jaar op winweb-food – en is nog veel van plan met het ERP-systeem voor goederenbeheer. Schwamm en Winweb werken al lange tijd samen: „winweb-food is zo uitgebreid in het hele bedrijf geïmplementeerd dat overstappen erg moeilijk zou zijn“, zegt Kai Hirschmann, IT-manager bij Schwamm & Cie GmbH in Saarbrücken. En waarom ook? „Het foutenpercentage bedraagt 0,001 procent“, zegt Hirschmann, die niet alleen terugblikt op de langdurige samenwerking met Winweb, maar hier ook vooruitkijkt naar de toekomst. Nadat Schwamm de aanpassing van het individueel geprogrammeerde systeem voor goederenbeheer aan het jaar 2000 ternauwernood had weten te realiseren, besloot het bedrijf om zich met een nieuw systeem toekomstbestendig op te stellen voor het nieuwe millennium. Het was namelijk bijna niet meer te achterhalen welke prijzen met welke klanten waren overeengekomen, en ook was er nergens een bestelhistorie beschikbaar.

Ga naar de Rijnlanders…

Maar waarheen? „Eén aanbieder op de markt was gebruiksonvriendelijk, sterk op DOS gericht en ingewikkeld“, herinnert Hirschmann zich. Bij Winweb voelde het daarentegen zelfs meteen goed: „Ga naar de Rijnlanders“, zei de senior-directeur, „ze zijn sympathiek.“ Het kwam dan ook goed uit dat winweb-food bovendien gebruiksvriendelijk was en de gewenste analyses kon leveren. Natuurlijk werd ook overwogen of men met Winweb de nog relatief jonge Windows-wereld zou moeten betreden. „En uiteindelijk speelde ook de prijs een doorslaggevende rol“, aldus Hirschmann.

In 2000 werd gestart met de evaluatie van het nieuwe systeem. Er werd begonnen met de goederenuitvoer: „Dat is ons belangrijkste speerpunt, omdat het bedrijf sterk op de goederenuitvoer is gericht“, aldus Hirschmann. Ritlogistiek en -registratie stonden centraal. De MIS periodevergelijking werd daarom al in 2001 mede door Schwamm ontwikkeld: „Het management-informatie-systeem als analysetool bestond al, maar het was onze wens en een absolute noviteit om vrij definieerbare perioden te vergelijken“, aldus Hirschmann. Dat bestond destijds nog nergens. „We wilden een trendinstrument waarmee we gegevens konden vergelijken en konden zien hoe de afzonderlijke klanten zich ontwikkelden.“ Daarvoor werden zelfs gegevens uit het oude systeem in winweb-food geïmporteerd.

Vroeger een noviteit, nu de standaard

Wat vroeger nieuw was, is nu standaard: Voor elke klant kan bijvoorbeeld op elk gewenst moment de bestelgeschiedenis worden geraadpleegd of met één muisklik de volledige afzet worden geanalyseerd. Ook de berekening van de verkoopprijzen, rekening houdend met alle voorwaarden en achteraf verrekende kosten zoals jaarlijkse bonussen, vindt in het systeem plaats. „We hebben vele avonden telefonisch over wensen en ideeën gesproken“, herinnert ook Winweb-directeur Willi von Berg zich over een van zijn eerste klanten. „En daarbij heeft Winweb altijd goed geluisterd, want elke update bracht innovatieve vernieuwingen; telkens ging het een nieuwe, goede kant op“, voegt Hirschmann toe. Tegenwoordig wordt als absolute vereiste voor de levering aan grote klanten zoals Rewe en Co. de eigen EDI-converter van Winweb gebruikt om klantbestellingen, leverings- en transportopdrachten en de facturen elektronisch te verzenden. „Orders worden grotendeels met een scanner verzameld. Dat vermindert fouten en zorgt voor een snellere orderverzameling“, aldus Fabian Quante, de verantwoordelijke consultant bij Winweb. Na een geslaagde laadcontrole worden de transportopdrachten vanuit winweb-food via de EDI-IFTMIN-interface naar de vervoerder verzonden en worden de benodigde SSCC-labels rechtstreeks vanuit het systeem afgedrukt.

Snel en flexibel

In een tweede fase werd winweb-food medio jaren 2000 ook bij de goederenontvangst ingevoerd. Hier worden de bestelde hoeveelheden vergeleken met de daadwerkelijk geleverde hoeveelheden en worden tegelijkertijd kwaliteitscontroleplannen opgevraagd. De inkomende facturen worden in het systeem gecontroleerd, aan de betreffende leverancier toegewezen en naar de financiële administratie doorgestuurd. In 2013 werd de prijsaanduiding van Bizerba aan het Winweb-systeem gekoppeld. Sindsdien verloopt de volledige productie inclusief het uitsnijden via winweb-food. Dit omvat het beheer van de uitsnijlijsten, de bepaling van het uitsnijrendement door daadwerkelijke weging, de berekening van de materiaalprijs en productiekosten, de daadwerkelijke receptuurweging in alle productiefasen inclusief de kwaliteitscontroleplannen en de berekening van voedingswaarden, allergenen en ingrediënten. Traceerbaarheid van batches en controle van eindverpakkingen maken het aanbod compleet. Daarbij kunnen alle geregistreerde productiegegevens snel en flexibel worden geanalyseerd.

Knelpunt documentbeheer

Momenteel wordt het documentbeheersysteem ingevoerd, waarin alle documenten worden verzameld: leveranciers-certificaten, artikelpaspoorten, bewijsstukken en leveringsbonnen moeten binnenkort automatisch via barcodeherkenning aan het bijbehorende proces worden gekoppeld. „We zijn daar echter nog niet helemaal positief over, want systemen die gespecialiseerd zijn in documentbeheer, kunnen zoiets beter“, zegt Hirschmann. De Winweb-module is echter in het systeem geïntegreerd en er is geen extra interface nodig. Over de afhandeling van retouremballage is men daarentegen wel tevreden: „We hebben geprobeerd hiervoor zelf een programma op poten te zetten, maar dat is ons niet gelukt“, geeft de IT-manager toe. Daarom wil men binnenkort de retouremballage-app van Winweb gebruiken. Hirschmann werpt ook een blik op de toekomst, want het bedrijf is in de loop der jaren naar buiten toe, richting leveranciers en klanten, opener geworden. „We moeten onze gegevens tegenwoordig vaker met andere bedrijven delen, waardoor ook het risico toeneemt. Onze grootste angst is natuurlijk voor aanvallen van buitenaf.“ Daarom overweegt Schwamm steeds meer gegevens in de cloud onder te brengen om ze zo beter te beschermen. Hirschmann: „We zullen zien hoe het verdergaat.“ 

www.schwamm.de
www.winweb.de