De Duitse Schönecke GmbH werkt sinds kort met Winweb – nadat directeur Henner Schönecke in 2001 en 2010 aanvankelijk voor andere softwarehuizen had gekozen. En zich vandaag ergert: „Als ik meteen voor Winweb had gekozen, was ons veel moeite bespaard gebleven.“

Een troost voor Schönecke: „De omschakeling naar winweb-food is vrijwel probleemloos verlopen.“ Dat kende hij van de laatste omschakeling in 2010 heel anders en hij herinnert zich daar niet graag aan. „Des te verheugender dat we in mei 2022 met Winweb zijn begonnen te plannen en al in oktober konden starten.“ De eerste week met het nieuwe systeem was een beetje hobbelig geweest, maar alles bij elkaar was het „een droomomschakeling“, verheugt Schönecke zich. „Voor dit project hebben we nieuw terrein betreden“, zegt Winweb-directeur Willi von Berg. „We hebben de specifieke bijzonderheden van de eierhandel in onze standaardsoftware winweb-food geïntegreerd, die tot nu toe voornamelijk in de vleesindustrie wordt ingezet.“

Eieren worden automatisch gesorteerd

Het pluimveebedrijf Schönecke sorteert en verpakt eieren uit eigen productie en van een kleine kring geselecteerde leveranciers. Daarvoor worden de eieren in de eiersorteerinstallatie automatisch op grootte en kwaliteit gesorteerd en in winweb- food geboekt. Herkomstinformatie zoals houderijvorm, bedrijf van oorsprong en legdatum worden direct in de partij opgeslagen en als informatie in het ERP-systeem opgenomen. Bovendien krijgen alle kratten en kartonnen dozen, die voor het transport van de eieren worden gebruikt, labels met de relevante informatie – direct vanuit het systeem afgedrukt. „Dat alles helpt in belangrijke mate om relevante gegevens beschikbaar te stellen“, zegt Winweb-projectleider Michael Hermanns. Een sluitende voorraadadministratie en de daarmee verbonden traceerbaarheid zijn daarmee gegarandeerd. Op deze manier kan ook de gegevensoverdracht vanuit winweb-food naar de KAT-database voor de gecontroleerde alternatieve dierhouderij met één muisklik worden uitgevoerd. Dat dit in de praktijk goed werkt, heeft de laatste biocontrole begin juni laten zien: „Vroeger hadden we vaak afwijkingen in de orde van tonnen“, herinnert Schönecke zich. „Na de invoering van winweb- food duurde de traceerbaarheid slechts een snelle halve uur en uiteindelijk hadden we maar een afwijking van een paar kilo.“

Betrouwbare etikettering

Een ander groot gebied bij Schönecke is de handel in vers gevogelte en worst evenals geselecteerde vleesspecialiteiten. Hier is de voorwaarde voor een sluitende voorraadadministratie de betrouwbare etikettering van de goederen. Daarom worden sinds de invoering van winweb-food alle artikelen in de goederenontvangst in het ERP-systeem geregistreerd: „Wij scannen de barcodes van de binnenkomende producten en het systeem leest uit de informatie van de verschillende leveranciers de relevante gegevens voor de voorraadadministratie uit“, aldus Schönecke. Mochten de etiketten op de goederen onleesbaar zijn of zelfs helemaal niet aanwezig zijn, dan kunnen met winweb-food zelf stickers worden aangemaakt. Zo zijn gegarandeerd alle artikelen in de goederenvoorraad gekenmerkt. „Door de consequente etikettering hebben wij altijd een exact overzicht van onze voorraden“, zegt Schönecke. „En minder werk, omdat de registratie van de binnenkomende producten vast in het werkproces werd geïntegreerd.“ Doordat daarbij mobiele gegevensregistratieapparaten worden gebruikt, worden de werkprocessen nog verder geoptimaliseerd en worden de loopafstanden van de medewerkers aanzienlijk verkort. „Wij gebruiken de scanners ook bij het orderpicken van de opdrachten en voor de inventarisaties“, aldus Schönecke. Dat vermindert fouten en zorgt voor sneller orderpicken.

Complexe evaluaties

winweb-food garandeert ook de EDI-koppeling met leveranciers en groothandelsklanten. Om de samenwerking met de Schönecke-handelspartners te vereenvoudigen, werd met de eigen EDI-converter van Winweb de registratie van bestellingen, elektronische afleveropdrachtmeldingen en de overdracht van facturen gerealiseerd – wat aanzienlijk efficiënter is en minder foutgevoelig. „Doordat de pakbonnen door het systeem worden verzonden, zijn ze nu sneller bij onze partners dan de goederen zelf“, legt Schönecke uit. „Het aantal EDI-berichten met de verschillende eisen van de verschillende partners was een kleine uitdaging“, zegt Hermanns. „Maar met onze routine en onze voorkennis uit andere projecten konden we de koppeling snel realiseren.“ Directeur Schönecke is blij dat met winweb-food veel dingen veel eenvoudiger en sneller gaan: „Zelfs complexe analyses worden met slechts enkele klikken opgesteld en desgewenst automatisch uitgevoerd en verzonden.“ Maar er is aan beide kanten ook nog het nodige te doen: Binnenkort moeten documenten in het documentmanagementsysteem worden verzameld: inkomende facturen, die via winweb food worden geboekt, kostenfacturen, bewijsstukken of pakbonnen. Alles wordt dan automatisch via een barcodeherkenning aan het passende proces toegewezen. De bezorgers bij Schönecke zouden de Winweb- Leergut-App kunnen gebruiken, die de retourname van leeggoed en de verwerking van pakbonnen vereenvoudigt. En Winweb zou kunnen overwegen hoe de waardeketen van eieren in het ERP-systeem kan worden vastgelegd. „Een interessante taak“, zegt Hermanns. „Met eieren hadden we tot nu toe niets te maken, maar dat is sinds Schönecke veranderd. We breiden onze expertise nu verder uit in alles wat met kippen te maken heeft“, zegt de Winweb-projectleider, die zich op het nieuwe onderwerp verheugt.

www.schoenecke.de
www.winweb.de