In de derde poging Winweb

De Duitse Schönecke GmbH werkt sinds kort met Winweb – nadat directeur Henner Schönecke in 2001 en 2010 eerst voor andere softwarehuizen had gekozen. En zich vandaag ergert: „Had ik meteen voor Winweb gekozen, dan was ons veel moeite bespaard gebleven.“

Een troost voor Schönecke: „De omschakeling naar winweb-food is nagenoeg probleemloos verlopen.“ Dat kende hij van de laatste omschakeling in 2010 heel anders en hij herinnert zich daar slechts met tegenzin aan. „Des te verheugender dat we in mei 2022 met Winweb zijn begonnen te plannen en al in oktober konden starten.“ De eerste week met het nieuwe systeem was een beetje hobbelig geweest, maar alles bij elkaar was het „een droomomschakeling“, verheugt Schönecke zich. „Voor dit project hebben we nieuw terrein betreden“, zegt Winweb-directeur Willi von Berg. „We hebben de specifieke bijzonderheden van de eierhandel in onze standaardsoftware winweb-food geïntegreerd, die tot nu toe hoofdzakelijk in de vleesindustrie wordt ingezet.“

Eieren worden automatisch gesorteerd

Het pluimveebedrijf Schönecke sorteert en verpakt eieren uit eigen productie en van een kleine kring geselecteerde leveranciers. Daarvoor worden de eieren in de eiersorteerinstallatie automatisch op grootte en kwaliteit gesorteerd en in winweb- food geboekt. Herkomstinformatie zoals houderijvorm, bedrijf van oorsprong en legdatum worden direct in de Charge opgeslagen en als informatie in de goederenadministratie opgenomen. Bovendien krijgen alle kisten en kartonnen dozen die voor het transport van de eieren worden gebruikt labels met de relevante informatie – direct vanuit het systeem afgedrukt. „Dat alles helpt in belangrijke mate om relevante gegevens beschikbaar te stellen“, zegt Winweb-projectleider Michael Hermanns. Een naadloze Voorraadbeheer en de daarmee verbonden terugverfolging zijn daarmee gegarandeerd. Op deze manier kan ook de gegevensoverdracht vanuit winweb-food naar de KAT-database voor de gecontroleerde alternatieve veehouderij met één muisklik worden uitgevoerd. Dat dit in de praktijk goed werkt, heeft de laatste biocontrole begin juni aangetoond: „Vroeger hadden we vaak afwijkingen in de orde van tonnen“, herinnert Schönecke zich. „Na de invoering van winweb- food duurde de terugvervolging slechts een snelle halve uur en uiteindelijk hadden we slechts een afwijking van een paar kilo.“

Betrouwbare etikettering

Een ander groot gebied bij Schönecke is de handel in vers gevogelte en worst evenals geselecteerde vleesspecialiteiten. Hier is de voorwaarde voor een sluitend voorraadbeheer de betrouwbare etikettering van de goederen. Daarom worden sinds de invoering van winweb-food alle artikelen bij de goederenontvangst in het ERP-systeem geregistreerd: „Wij scannen de barcodes van de binnenkomende producten en het systeem leest uit de informatie van de verschillende leveranciers de relevante gegevens voor het voorraadbeheer uit“, aldus Schönecke. Mochten de Etikettenop de Waren onleesbaar of helemaal niet aanwezig zijn, kunnen met winweb-food zelf stickers worden gemaakt. Zo zijn gegarandeerd alle artikelen in de Warenvoorraad gelabeld. „Door de consequente etikettering hebben we altijd een exact overzicht van onze voorraden“, zegt Schönecke. „En minder werk, omdat de registratie van de binnenkomende producten vast in de workflow werd geïntegreerd.“ Doordat daarbij mobiele gegevensregistratieapparaten worden gebruikt, worden de workflows nog verder geoptimaliseerd en worden de afstanden die de medewerkers afleggen aanzienlijk verkort. „We gebruiken de scanners ook bij het orderpicken van de opdrachten en voor de inventarisaties“, aldus Schönecke. Dat vermindert fouten en zorgt voor een snellere Orderpicking.

Complexe analyses

winweb-food zorgt ook voor de EDI-koppeling aan leveranciers en groothandelsklanten. Om de samenwerking met de handelspartners van Schönecke te vereenvoudigen, werd met de eigen EDI-converter van Winweb de registratie van bestellingen, elektronische leveropdrachtmeldingen en de overdracht van facturen gerealiseerd – wat aanzienlijk efficiënter is en minder foutgevoelig. „Daardoor dat de leveringsbonnen door het systeem worden verzonden, zijn ze nu sneller bij onze partners dan de goederen zelf“, legt Schönecke uit. „Het aantal EDI-berichten met de verschillende vereisten van de verschillende partners was een kleine uitdaging“, zegt Hermanns. „Maar met onze routine en onze voorkennis uit andere projecten konden we de koppeling snel realiseren.“ Directeur Schönecke is blij dat met winweb-food veel dingen veel eenvoudiger en sneller gaan: „Zelfs complexe Evaluatiesworden met slechts enkele klikken aangemaakt en desgewenst automatisch uitgevoerd en verzonden." Maar er is aan beide kanten ook nog het nodige te doen: Binnenkort moeten documenten in het Documentmanagementsysteemverzameld worden: inkomende facturen, die via winweb food worden geboekt, kostenfacturen, bewijzen of leveringsbonnen. Alles wordt dan automatisch via een barcodeherkenning aan de passende procedure toegewezen. De bezorgers bij Schönecke zouden de Winweb- Leeggoed-app gebruiken, die de leeggoedretour en pakbonverwerking vereenvoudigt. En Winweb zou kunnen overwegen, hoe de waardeketen van eieren in het ERP-systeem vastgelegd kan worden. „Een interessante taak“, zegt Hermanns. „Met eieren hadden we tot nu toe niets te maken, maar dat is sinds Schönecke veranderd. We bouwen onze expertise nu verder uit bij alles wat met kippen te maken heeft“, zegt de Winweb-projectleider, die zich op het nieuwe onderwerp verheugt.

www.schoenecke.de
www.winweb.de