Bij de derde poging Winweb

Het Duitse Schönecke GmbH werkt sinds kort met Winweb – nadat directeur Henner Schönecke in 2001 en 2010 aanvankelijk voor andere softwarehuizen had gekozen. En daar nu spijt van heeft: „Als ik meteen voor Winweb had gekozen, was ons veel werk bespaard gebleven.“

Een troost voor Schönecke: „De overstap op winweb-food is vrijwel vlekkeloos verlopen.“ Bij de vorige overstap in 2010 had hij een heel andere ervaring, waaraan hij niet graag terugdenkt. „Des te verheugender is het dat we in mei 2022 met Winweb begonnen zijn met de planning en al in oktober van start konden gaan.“ De eerste week met het nieuwe systeem verliep wat stroef, maar al met al was het „een droom van een overstap“, aldus een verheugde Schönecke. „Met dit project hebben we ons op onbekend terrein begeven“, zegt Winweb-directeur Willi von Berg. „We hebben de specifieke kenmerken van de eierhandel geïntegreerd in onze standaardsoftware winweb-food, die tot nu toe voornamelijk in de vleesindustrie wordt gebruikt.“

Eieren worden automatisch gesorteerd

Het pluimveebedrijf Schönecke sorteert en verpakt eieren uit eigen productie en van een kleine groep geselecteerde leveranciers. Hiervoor worden de eieren in de eiersorteerinstallatie automatisch op grootte en kwaliteit gesorteerd en in winweb- food ingeboekt. Herkomstgegevens zoals houderijvorm, bedrijf van herkomst en legdatum worden direct in de batch opgeslagen en als informatie in het goederenbeheer opgenomen. Bovendien worden alle kratten en dozen die voor het transport van de eieren worden gebruikt, voorzien van labels met de relevante informatie – rechtstreeks vanuit het systeem afgedrukt. „Dit alles draagt er aanzienlijk toe bij dat relevante gegevens beschikbaar zijn“, zegt Winweb-projectleider Michael Hermanns. Een sluitende voorraadadministratie en de daarmee verbonden traceerbaarheid zijn daarmee gegarandeerd. Zo kan ook de gegevensoverdracht vanuit winweb-food naar de KAT-database voor gecontroleerde alternatieve dierhouderij met één muisklik worden uitgevoerd. Dat dit in de praktijk goed werkt, bleek tijdens de laatste biologische controle begin juni: „Vroeger hadden we vaak afwijkingen die in de tonnen liepen“, herinnert Schönecke zich. „Na de invoering van winweb- food nam de tracering slechts een klein halfuur in beslag en uiteindelijk hadden we maar een afwijking van een paar kilo.“

Betrouwbare etikettering

Een ander belangrijk onderdeel bij Schönecke is de handel in vers gevogelte en worst, evenals geselecteerde vleesspecialiteiten. Een betrouwbare etikettering van de goederen is hierbij een voorwaarde voor een sluitend voorraadbeheer. Daarom worden sinds de invoering van winweb-food alle artikelen bij de goederenontvangst in het ERP-systeem geregistreerd: „We scannen de barcodes van de binnenkomende producten en het systeem haalt uit de informatie van de verschillende leveranciers de gegevens die relevant zijn voor het voorraadbeheer“, aldus Schönecke. Als de etiketten op de goederen onleesbaar of helemaal niet aanwezig zijn, kunnen met winweb-food zelf stickers worden aangemaakt. Zo zijn gegarandeerd alle artikelen in de voorraad geëtiketteerd. „Dankzij de consequente etikettering hebben we altijd een exact overzicht van onze voorraden“, zegt Schönecke. „En minder werk, omdat de registratie van de binnenkomende producten vast in het werkproces is geïntegreerd.“ Doordat daarbij mobiele apparaten voor gegevensregistratie worden gebruikt, worden de werkprocessen nog verder geoptimaliseerd en hoeven de medewerkers aanzienlijk kortere afstanden af te leggen. „We gebruiken de scanners ook bij het verzamelen van de orders en voor de inventarisaties“, aldus Schönecke. Dit vermindert fouten en zorgt voor een snellere orderverzameling.

Complexe analyses

winweb-food garandeert ook de EDI-koppeling met leveranciers en grote klanten. Om de samenwerking met de handelspartners van Schönecke te vereenvoudigen, is met de eigen EDI-converter van Winweb de registratie van bestellingen en elektronische leveringsopdrachten evenals de verzending van facturen gerealiseerd – wat aanzienlijk efficiënter en minder foutgevoelig is. „Doordat de leveringsbonnen door het systeem worden verzonden, zijn ze nu sneller bij onze partners dan de goederen zelf“, legt Schönecke uit. „Het aantal EDI-berichten met de uiteenlopende vereisten van de verschillende partners vormde een kleine uitdaging“, zegt Hermanns. „Maar dankzij onze routine en voorkennis uit andere projecten konden we de koppeling snel realiseren.“ Directeur Schönecke is blij dat met winweb-food veel zaken veel eenvoudiger en sneller verlopen: „Zelfs complexe analyses worden met slechts enkele muisklikken opgesteld en desgewenst automatisch uitgevoerd en verzonden.“ Toch moet er aan beide zijden nog het nodige gebeuren: binnenkort moeten documenten in het documentbeheersysteem worden verzameld: inkomende facturen die via winweb food worden geboekt, kostennota's, bewijsstukken of leveringsbonnen. Alles wordt dan automatisch via barcodeherkenning aan het bijbehorende proces toegewezen. De bezorgers van Schönecke zouden de Winweb- retouremballage-app kunnen gebruiken, die de retourname van retouremballage en de verwerking van leveringsbonnen vereenvoudigt. En Winweb zou kunnen overwegen hoe de waardeketen van eieren in het ERP-systeem kan worden vastgelegd. „Een interessante opdracht“, zegt Hermanns. „Tot nu toe hadden we niets met eieren te maken, maar dat is sinds Schönecke veranderd. We breiden nu onze expertise in alles wat met kippen te maken heeft verder uit“, zegt de projectleider van Winweb, die uitkijkt naar het nieuwe onderwerp.

www.schoenecke.de
www.winweb.de