Altijd het overzicht behouden

ERP-systeem ondersteunt confectioneringsbedrijven bij bedrijfsprocessen

Wie vaker in hotels overnacht – als vakantiegast of tijdens zakenreizen – heeft ze vermoedelijk al eens in handen gehad en er zelfs van geproefd: kleine zoetigheden op de kamer, nootjes aan de hotelbar of ontbijtgranen op het ontbijtbuffet. Veel daarvan is afkomstig van Ahnert GmbH in Lohmar, waar het ERP-systeem winweb-food het dagelijkse werk vergemakkelijkt.

Ongeveer 5.000 hotels van IJsland tot de Baltische staten, van het Noorse Trondheim tot de Canarische Eilanden worden door Ahnert beleverd met ontbijtgranen, barsnacks of relatiegeschenken. Grote klanten zoals SAP ontvangen noten voor vergaderingen en conferenties uitsluitend in papieren zakken, omdat het bedrijf geen plastic meer wil gebruiken. Of de burgerketen „Hans im Glück“, die drie ton saladetopping per maand ontvangt. „Voor dit alles hebben we een goed goederenbeheersysteem nodig“, zegt Ahnert-COO Jan Wilkens. De 53-jarige werkte oorspronkelijk bij een vleesverwerkend bedrijf. Omdat softwarebedrijf Winweb met zijn ERP-systeem zeer bekend is in deze branche, is het niet verwonderlijk dat Wilkens daar vijf jaar geleden informeerde:

Ahnert produceert daarbij niet zelf, maar verpakt de goederen: Noten, gedroogd fruit, snacks, gebak en pralines worden afhankelijk van de wensen van de klant verpakt in potjes, transparante zakjes, doosjes, papieren zakken en blikken. „We hebben ongeveer 2.000 verschillende producten in ons assortiment“, aldus Wilkens. Om bij deze diversiteit het overzicht te behouden, worden bij de goederenontvangst de wereldwijd bestelde producten – kikkererwtensnacks met chili en limoen, mueslihartjes van chocolade of komkommer-gembershots – in het ERP-systeem winweb-food vergeleken met de werkelijk geleverde hoeveelheden. De partijen voor de traceerbaarheid worden automatisch aangemaakt en tegelijkertijd worden de inspectieplannen voor kwaliteitsborging opgevraagd. „Daarbij maakt de Winweb-app voor de interne kwaliteitsborging ons werk eenvoudiger“, vertelt Wilkens. Zo wordt onder andere gecontroleerd of de goederen compleet en de verpakking onbeschadigd zijn. De houdbaarheidsdatum wordt gecontroleerd en de productdeclaratie wordt vergeleken met de bestelde artikelen. Alle gegevens worden direct bij de goederenontvangst geregistreerd en gescand. De kwaliteitsborgingsapp slaat de resultaten direct op in het kwaliteitsborgingsjournaal.

Geautomatiseerde functies

Ook recepturen zijn in winweb-food opgeslagen. Daarbij gaat het echter niet om de ingrediënten voor een bakrecept, om specerijen en bestanddelen, maar om de samenstelling van een van de vele verschillende producten die aan de klanten worden geleverd. Als een van de onderdelen niet in het benodigde aantal beschikbaar is, meldt de software automatisch een fout. „Net als bij het bakken kunt u er op deze manier zeker van zijn dat er uiteindelijk van alles voldoende beschikbaar is om de pakketten samen te stellen“, legt Wilkens uit. Zo zijn voor de Naschi-pakketjes voor de Radisson-hotels, afhankelijk van het product, de afzonderlijke onderdelen in het ERP-systeem opgenomen: Voor een levering kunnen dat 120 puntzakjes zijn, 120 clips om ze te sluiten, 120 etiketten met het logo van de klant en 80 gram met chocolade omhulde zwarte bessen. Ook het 120 keer afdrukken van de ingrediënten, dat eveneens door winweb-food wordt beheerd, staat hier vermeld. „Het systeem berekent de ingrediënten- en allergenenetikettering volledig automatisch opnieuw als een klant naast de met chocolade omhulde zwarte bessen ook met chocolade omhulde blauwe bessen in de puntzakjes wil“, legt Wilkens uit. „Dat maakt ons leven echt een stuk gemakkelijker.“

Op deze manier wordt ook de calculatie eenvoudiger, want het ERP-systeem berekent voor elk recept de materiaalprijs en de productiekosten en houdt rekening met alle daaropvolgende kosten, zoals bijdragen in reclamekosten of jaarlijkse kortingen. Als de productsamenstelling verandert of de snacks in kleine glazen potjes in plaats van puntzakjes worden geleverd, voert het systeem met één muisklik automatisch een nieuwe calculatie uit. „Radisson bestelt jaarlijks ongeveer 60.000 met snoep gevulde glazen potjes met het logo van het hotel“, zegt Wilkens. „Als er ook maar kleine veranderingen in de samenstelling zijn, houden we op deze manier de calculatie toch altijd actueel.“ Het resultaat wordt meegenomen in de productiekostenberekening, zodat de verkoopprijzen nog nauwkeuriger kunnen worden berekend.

Documentbeheer voor alle documenten

Orders worden grotendeels met een scanner verzameld. Dat vermindert fouten en zorgt voor een snellere verwerking. De verzendgegevens worden vervolgens automatisch vanuit winweb-food via een EDI-interface doorgestuurd naar externe software, die de benodigde pakketlabels van verschillende transporteurs en verzendbedrijven afdrukt. De bij Ahnert gebruikte software van derden levert bovendien de verplichte trackinginformatie voor pakketten die naar landen buiten de Europese Unie worden verzonden. Zodra de bestelde artikelen door de orderpicker zijn verzameld, wordt via de kwaliteitscontroles de datum van minimale houdbaarheid gecontroleerd en vastgelegd of de goederen naar behoren zijn verpakt – pas daarna geeft de software de goederen vrij voor verzending. Alle documenten worden uiteindelijk in het documentbeheersysteem verzameld: leverancierscertificaten, artikelspecificaties of conformiteitsverklaringen, waarvoor automatisch een herinnering wordt verzonden wanneer ze zijn verlopen. Tegelijkertijd worden de pakbonnen via het ERP-systeem geboekt. Om winweb-food nog beter te maken, draagt Jan Wilkens bij aan de ontwikkeling van een app voor Customer-Relationship-Management. „Het CRM-systeem van Winweb is al zeer goed, maar ik wil ook onderweg met een digitaal apparaat toegang tot onze gegevens kunnen krijgen“, legt hij uit. Daarom heeft het ontwikkelteam hem aangeboden het prototype van de CRM-app te gebruiken, een aanbod dat hij zonder aarzelen heeft aangenomen: „Ik geef maar al te graag feedback over wat goed is en wat nog kan worden verbeterd. Zo laat Winweb uiteindelijk niets te wensen over.“