ERP-systeem ondersteunt confectioneerders bij operationele processen

Wie vaker in hotels overnacht - of het nu als vakantiegast is of op zakenreis - heeft ze waarschijnlijk al in de hand gehad en er zelfs van geproefd: kleine zoetigheden op de kamer, nootjes aan de hotelbar of cerealiën op het ontbijtbuffet. Veel daarvan komt van Ahnert GmbH in Lohmar, waarbij het ERP-systeem winweb-food het dagelijkse werk vergemakkelijkt.

Ongeveer 5.000 hotels van IJsland tot in de Baltische staten, van het Noorse Trondheim tot aan de Canarische Eilanden worden door Ahnert beleverd met ontbijtgranen, bar-snacks of relatiegeschenken. Grote klanten zoals SAP ontvangen noten voor meetings en conferenties uitsluitend in papieren zakken, omdat het bedrijf geen plastic meer wil gebruiken. Of de burgerketen „Hans im Glück“, die drie ton saladtopping per maand krijgt. „Voor dit alles hebben we een goed ERP-systeem nodig“, zegt Ahnert-COO Jan Wilkens. De 53-jarige komt oorspronkelijk uit een vleesverwerkend bedrijf. Omdat softwarehuis Winweb met zijn ERP-systeem in deze branche zeer bekend is, verbaast het niet dat Wilkens daar vijf jaar geleden informeerde:

Daarbij produceert Ahnert niet zelf, maar confectioneert het de goederen: noten, gedroogd fruit, snacks, gebak en pralines worden afhankelijk van de wensen van de klant verpakt in glazen potjes, doorzichtige zakjes, dozen, papieren zakken en blikken. „We hebben ongeveer 2.000 verschillende producten in het assortiment“, aldus Wilkens. Om bij deze diversiteit niet in de war te raken, worden bij de goederenontvangst de overal ter wereld bestelde producten – kikkererwtenpops met chili en limoen, mueslihartjes van chocolade of komkommer-gember-shots – in het ERP-systeem winweb-food vergeleken met de geleverde werkelijke hoeveelheden. Automatisch worden de charges voor de traceerbaarheid aangemaakt en tegelijkertijd worden QA-controleplannen opgevraagd. „Daarbij vergemakkelijkt de Winweb-app voor de interne kwaliteitsborging ons werk“, meldt Wilkens. Zo wordt onder andere gecontroleerd of de goederen volledig zijn en de verpakking onbeschadigd is. De houdbaarheidsdatum wordt gecontroleerd en de declaratie van het product wordt vergeleken met de bestelde artikelen. Alle gegevens worden direct bij de goederenontvangst vastgelegd en gescand. De QA-app slaat de resultaten direct op in het kwaliteitsborgingsjournaal.

Geautomatiseerde functies

Ook recepturen zijn in winweb-food opgeslagen. Maar het gaat daarbij niet om de ingrediënten voor een bakrecept, om kruiden en inhoudsstoffen, maar om de samenstelling van een van de vele verschillende producten die aan de klanten worden geleverd. Wordt een van de onderdelen niet in het benodigde aantal beschikbaar gesteld, dan meldt de software automatisch een fout. „Net als bij het bakken kun je er op deze manier zeker van zijn dat er aan het einde van alles genoeg beschikbaar is om te verpakken“, legt Wilkens uit. Zo zijn bij de Naschi-pakketjes voor de Radisson-hotels in het ERP-systeem afhankelijk van het product de afzonderlijke bestanddelen opgenomen: Voor een levering kunnen dat 120 puntzakjes zijn, 120 clips om te sluiten, 120 etiketten met het logo van de klant en 80 gram met chocolade omhulde aalbessen. Ook de 120-voudige afdruk van de inhoudsstoffen, die eveneens door winweb-food wordt beheerd, staat hier vermeld. „Het systeem berekent de inhouds- en allergenenetikettering volledig automatisch opnieuw, als een klant naast de met chocolade omhulde aalbessen ook met chocolade omhulde blauwe bessen in de puntzakjes wil hebben“, legt Wilkens uit. „Dat maakt ons leven echt een stuk makkelijker.“

Op deze manier wordt ook de calculatie vereenvoudigd, want het ERP-systeem berekent voor elk recept de materiaalprijs en de productiekosten en houdt rekening met alle daaropvolgende kosten zoals reclamekostenvergoedingen of jaarbonussen. Verandert de productsamenstelling of worden de snacks in plaats van in puntzakjes in kleine glaasjes geleverd, dan herberekent het systeem automatisch met één muisklik. „Radisson bestelt per jaar ongeveer 60.000 met snoep gevulde glaasjes met het logo van het hotel“, zegt Wilkens. „Als hier ook maar kleine dingen in de samenstelling veranderen, houden we op deze manier de calculatie toch altijd up to date.“ Het resultaat wordt meegenomen in de berekening van de productiekosten om de verkoopprijzen nog concreter te kunnen berekenen.

Documentbeheer voor alle documenten

Orderverzameling gebeurt grotendeels per scanner. Dat vermindert fouten en waarborgt een snellere afhandeling. De verzendgegevens worden dan automatisch in winweb-food via een EDI-interface aan externe software doorgegeven, die de benodigde pakketlabels van verschillende expediteurs en verzendbedrijven afdrukt. De bij Ahnert gebruikte externe software levert bovendien de dwingend noodzakelijke trackinginformatie voor pakketten die naar landen buiten de Europese Unie worden verzonden. Zijn de bestelde artikelen door de orderverzamelaar samengesteld, dan wordt via de QS-controles de houdbaarheidsdatum gecontroleerd en genoteerd of de goederen netjes verpakt zijn – pas dan geeft de software de vrijgave voor de goederenuitgang. Alle documenten worden uiteindelijk in het documentmanagementsysteem verzameld: leverancierscertificaten, artikelspecificaties of conformiteitsverklaringen, waarbij er automatisch een herinnering is wanneer ze verlopen zijn. Tegelijkertijd worden de leveringsbonnen via het ERP-systeem geboekt. Om winweb-food nog beter te maken, ondersteunt Jan Wilkens bij de ontwikkeling van een app voor Customer-Relationship-Management. „Het CRM-systeem van Winweb is al zeer goed, maar ik wil ook onderweg met een digitaal eindapparaat toegang hebben tot onze gegevens“, legt hij uit. Daarom heeft het ontwikkelteam hem aangeboden, het prototype van de CRM-app te gebruiken, wat hij zonder aarzelen heeft aangenomen: „Ik geef maar al te graag feedback over wat goed is en wat nog verbeterd kan worden. Zo laat Winweb uiteindelijk niets te wensen over.“