Altijd het overzicht behouden

ERP-systeem ondersteunt confectioneerders bij operationele processen

Wie vaker in hotels overnacht – of als vakantiegast of op zakenreis – heeft ze vermoedelijk al in de hand gehad en er zelfs van geproefd: kleine zoetigheden op de kamer, nootjes aan de hotelbar of ontbijtgranen op het ontbijtbuffet. Veel daarvan komt van Ahnert GmbH in Lohmar, waarvoor het ERP-systeem winweb-food het dagelijkse werk vergemakkelijkt.

Ongeveer 5.000 hotels van IJsland tot in de Baltische staten, van het Noorse Trondheim tot aan de Canarische Eilanden worden door Ahnert beleverd met ontbijtgranen, barsnacks of gastgeschenken. Grote klanten zoals SAP ontvangen noten voor meetings en conferenties uitsluitend in papieren zakken, omdat het bedrijf geen plastic meer wil gebruiken. Of de burgerketen „Hans im Glück“, die drie ton salade-topping per maand krijgt. „Voor dat alles hebben we een goed ERP-systeem nodig“, zegt Ahnert-COO Jan Wilkens. De 53-jarige komt oorspronkelijk uit een vleesverwerkend bedrijf. Omdat softwarehuis Winweb met zijn ERP-systeem in deze branche zeer bekend is, is het niet verwonderlijk dat Wilkens daar vijf jaar geleden navraag deed:

Daarbij produceert Ahnert niet zelf, maar geconfectioneerdde goederen: noten, gedroogd fruit, snacks, gebak en pralines worden afhankelijk van de wensen van de klant verpakt in glazen potjes, doorzichtige zakjes, dozen, papieren zakjes en blikken. „We hebben ongeveer 2.000 verschillende producten in het assortiment“, aldus Wilkens. Om bij deze verscheidenheid niet in de war te raken, worden bij de goederenontvangst de over de hele wereld bestelde producten – kikkererwtenpops met chili en limoen, muesliharten van chocolade of komkommer-gember-shots – in het ERP-systeem winweb-food vergeleken met de geleverde werkelijke hoeveelheden. Automatisch worden de charges voor de Traceerbaarheidaangemaakt en tegelijkertijd QS-inspectieplannen opgevraagd. „Daarbij vergemakkelijkt de Winweb-app voor de bedrijfsinterne Kwaliteitsborginghet werk", informeert Wilkens. Zo wordt onder andere gecontroleerd of de waar volledig is en de verpakking onbeschadigd is. De minimale houdbaarheidsdatum wordt gecontroleerd en de declaratie van het product met de bestelde artikelen vergeleken. Alle gegevens worden direct bij de goederenontvangst vastgelegd en gescand. De QS-App slaat de resultaten direct op in het kwaliteitsborgingsjournaal.

Geautomatiseerde functies

OokRecepturenzijn in winweb-food opgeslagen. Maar het gaat daarbij niet om de ingrediënten voor een bakrecept, om specerijen en bestanddelen, maar om de samenstelling van een van de vele verschillende producten die aan de klanten worden geleverd. Als een van de onderdelen niet in het benodigde aantal beschikbaar wordt gesteld, meldt de software automatisch een fout. „Net als bij het bakken kun je er op deze manier zeker van zijn dat er uiteindelijk van alles genoeg klaarstaat om te verpakken“, legt Wilkens uit. Zo zijn bij de Naschi-pakketjes voor de Radisson-hotels in het ERP-systeem afhankelijk van het product de afzonderlijke bestanddelen te vinden: Voor een levering kunnen dat 120 puntzakjes zijn, 120 clips om te sluiten, 120 etiketten met het logo van de klant en 80 gram met chocolade omhulde aalbessen. Ook de 120-voudige afdruk van de bestanddelen, die eveneens door winweb-food wordt beheerd, staat hier vermeld. „Het systeem berekent de ingrediëntendeclaratie en allergenenetikettering volledig automatisch opnieuw, wanneer een klant naast de met chocolade omhulde aalbessen ook met chocolade omhulde blauwe bessen in de puntzakjes wil hebben“, legt Wilkens uit. „Dat maakt ons leven echt heel wat makkelijker.“

Op deze manier wordt ook de calculatie vereenvoudigd, want het ERP-systeem berekent voor elk recept de materiaalprijs en de productiekosten en houdt rekening met alle downstreamkosten zoals reclamekostenbijdragen of jaarlijkse terugbetalingen. Verandert de productsamenstelling of worden de snacks in plaats van in puntzakjes in kleine glaasjes geleverd, dan herberekent het systeem automatisch met een muisklik. „Radisson bestelt per jaar ongeveer 60.000 met snoep gevulde glaasjes met het logo van het hotel“, zegt Wilkens. „Als hier ook maar kleine dingen in de samenstelling veranderen, behouden we op deze manier de Calculatietoch altijd up to date.“ Het resultaat vloeit in de berekening van de productiekosten in, om de verkoopprijzen nog concreter te kunnen berekenen.

Documentenbeheer voor alle documenten

Het orderpicken gebeurt grotendeels per scanner. Dat vermindert fouten en waarborgt een snellere afhandeling. De verzendgegevens worden vervolgens automatisch in winweb-food via een EDI-interface aan een externe software doorgegeven, die de benodigde pakketlabels van verschillende expediteurs en verzendbedrijven afdrukt. De bij Ahnert gebruikte externe software levert bovendien de dwingend noodzakelijke trackinginfos voor pakketten die naar landen buiten de Europese Unie worden verzonden. Zijn de bestelde artikelen door de orderpicker samengesteld, dan wordt via de QS-controlesde houdbaarheidsdatum gecontroleerd en genoteerd, of de goederen netjes verpakt zijn – pas dan geeft de software de vrijgave voor de goederenuitgang. Alle documenten worden uiteindelijk in deDocumentmanagementsysteemverzameld: leverancierscertificaten, artikelspecificaties of conformiteitsverklaringen, waarbij er automatisch een herinnering is wanneer ze verlopen zijn. Tegelijkertijd worden de Pakbonnenvia het ERP-systeem geboekt. Om winweb-food nog beter te maken, ondersteunt Jan Wilkens bij de ontwikkeling van een app voor Customer-Relationship-Management. „De CRM-systeem van Winweb is al erg goed, maar ik wil ook onderweg met een digitaal apparaat toegang hebben tot onze gegevens”, legt hij uit. Daarom heeft het ontwikkelteam hem aangeboden, het prototype van de CRM-app te gebruiken, wat hij zonder problemen heeft aangenomen: „Ik geef maar al te graag feedback over wat goed is en wat nog verbeterd kan worden. Zo laat Winweb uiteindelijk niets te wensen over.“