Wszystkie procesy w jednym systemie

Posch łączy oddzielne systemy oprogramowania do zarządzania recepturami, magazynowania mroźniczego i handlu

Posch z miejscowości Aßling w Górnej Bawarii to średniej wielkości firma rodzinna. Ten dostawca pełnego asortymentu specjałów masarskich uważa się za pioniera w dziedzinie specjałów z ciasta francuskiego, przekąsek i specjałów z indyka. 1000 klientów wybiera spośród około 4000 artykułów, a 13 wielokomorowych samochodów ciężarowych do transportu produktów mrożonych i chłodzonych jest w trasie. System ERP winweb-food wspiera Posch w całym łańcuchu procesów, od przyjęcia dostawy w dziale zakupów po obsługę klienta.

25 lat temu Helmut Posch senior opracowywał już produkty z mięsa indyczego, a artykuły te do dziś należą do bestsellerów asortymentu. Pionierskie podejście do produktów o wysokim stopniu wygody przygotowania opłaciło się i umożliwiło rozwój firmy: w 1985 roku przy przeprowadzce do budynku zakładu w strefie przemysłowej w Aßling zatrudniała ona jeszcze dwunastu pracowników, a w 2010 roku już 135 pracowników dbało o wysoką jakość i świeże pomysły. Kamieniami milowymi w rozwoju wyposażenia technicznego na tej drodze były zarządzanie magazynem z wykorzystaniem bezprzewodowych skanerów w 2006 roku oraz pierwsza certyfikacja zgodnie ze standardem „International Food-Standard“ (IFS) rok później.

Procedura wyboru

Rok temu wdrożono nowy system zarządzania towarami.
Aby znaleźć odpowiedniego partnera w zakresie oprogramowania, Richard Posch zdecydował się na wieloetapowy proces wyboru z udziałem kilku firm informatycznych: „Bezpieczeństwo jest najważniejsze. Decyzja dotycząca IT jest bardzo delikatną kwestią, ponieważ system ERP obejmuje wszystkie obszary przedsiębiorstwa i łączy je ze sobą.“ O wyborze Winweb Informationstechnologie GmbH zadecydowały zarówno względy merytoryczne, jak i strukturalne. Z merytorycznego punktu widzenia kluczowe znaczenie miało to, że firma z Aldenhoven oferuje proste rozwiązania i jest średniej wielkości dostawcą oprogramowania. Firma Posch postrzega partnerską współpracę z wieloma średniej wielkości dostawcami i klientami jako podstawę sukcesu.

W sytuacji wyjściowej funkcjonowały odrębne systemy informatyczne do zarządzania recepturami, magazynowania produktów głęboko mrożonych i obsługi handlu. Celem było wyeliminowanie istniejących rozwiązań wyspowych i wdrożenie nowego oprogramowania ERP, które integruje wszystkie procesy w jednym systemie.

Bezpieczeństwo procesów i oszczędność czasu

Winweb oferuje kompleksowy system, który jest stale rozwijany, a ponadto ma wieloletnie doświadczenie również w handlu hurtowym. Richard Posch podkreśla, że znajduje to odzwierciedlenie także w przewadze technologicznej nad konkurencją rynkową. Przykładem jest również możliwość przedstawienia identyfikowalności produktu szybciej i lepiej niż inni dostawcy. Dyrektor IT Gerhard Karl opisuje szczególne wyzwanie merytoryczne: „Nasze produkty i nasi klienci charakteryzują się ogromną złożonością.“ Artykuły są kupowane jako towary handlowe, ale jednocześnie stanowią również surowiec do produkcji. Elastyczność w realizacji indywidualnych oczekiwań klientów prowadzi do powstania bardzo złożonej kartoteki artykułów-i klientów.
Po podjęciu decyzji o inwestycji w winweb-food następuje przeniesienie danych podstawowych ze starych-systemów. Ze względu na złożoność danych podstawowych już samo ich przeniesienie przebiegło sprawnie. W niektórych przypadkach konieczne były poprawki, na przykład dotyczące sposobu ustalania cen, jednostek cenowych i jednostek dostawy. Dla pewności każdy artykuł został następnie sprawdzony na ekranie – wszystko się zgadzało.
Nowy system pozwala zaoszczędzić czas, na przykład podczas rejestrowania zamówień, ponieważ sprzedawca może teraz szybciej i w bardziej przejrzysty sposób sprawdzić na ekranie, co klient kupował do tej pory. Lepsza przejrzystość umożliwia przedstawianie dodatkowych rekomendacji, które są równie ważne w sprzedaży telefonicznej, jak podczas sprzedaży przy ladzie. Kolejnymi istotnymi elementami zintegrowanego przetwarzania informacji są mobilne gromadzenie danych za pomocą urządzeń do mobilnego gromadzenia danych podczas przyjęcia towaru i kompletacji oraz dynamiczne zarządzanie miejscami składowania.

Realizacja projektu i serwis

Wdrożenie nowego systemu ERP zawsze wiąże się z indywidualnym nakładem pracy związanym z konfiguracją i szkoleniami. System jest wykorzystywany w całym przedsiębiorstwie, dlatego musi być obsługiwany, a ostatecznie także zaakceptowany przez wielu pracowników. Niezbędne czynności konfiguracyjne prezentowano krok po kroku w systemie, a w miarę możliwości wykonywali je bezpośrednio jego przyszli użytkownicy. Rezygnacja ze szkoleń grupowych w formie wykładu na rzecz bezpośredniej pracy z systemem ułatwia jego późniejsze samodzielne użytkowanie. Oprócz prowadzonych na miejscu prac konfiguracyjnych i szkoleń dostępne jest dodatkowo telefoniczne wsparcie Winweb w razie pytań. Wsparcie odpowiada również za dalszą obsługę klienta oraz instalowanie aktualizacji i poprawek. Stanowi to dobre uzupełnienie spotkań na miejscu, szczególnie w przypadku pytań pojawiających się podczas konfiguracji systemu, ponieważ rozmowa telefoniczna pozwala szybko przypomnieć omawiane zagadnienie. Gerhard Karl chętnie korzysta również z programu „TeamViewer“ jako narzędzia do zdalnej obsługi systemu. Dzięki temu pracownik Winweb może zdalnie połączyć się z dowolnym stanowiskiem pracy w Posch, zmienić ustawienia i udzielić pomocy bezpośrednio na komputerze użytkownika, bez konieczności obecności na miejscu.

Richard Posch GmbH

- 125 pracowników, 25 mln EURO obrotu

- Specjalistyczna hurtownia świeżej i mrożonej żywności, dostawca pełnego asortymentu artykułów dla zakładów mięsnych

- Producent mrożonych specjałów, specjalizujący się w wyrobach z ciasta i mięsa indyczego