Szybko, szybciej, Korch – część 1

W ciągu zaledwie jednego roku system ERP winweb-food został wdrożony w firmie Fleisch- und Wurstwaren Korch w Radebergu.

Radeberger Fleisch- und Wurstwaren Korch oraz producent oprogramowania Winweb pokazali, jak szybko można przeprowadzić całkowitą zmianę systemu – oczywiście bez przerywania działalności. Spotkanie inauguracyjne na miejscu w Radebergu odbyło się 14 stycznia 2019 roku, a pracę produkcyjną rozpoczęto 6 stycznia 2020 roku. „W przedsiębiorstwie tej wielkości, zatrudniającym około 400 pracowników, którzy tygodniowo przetwarzają około 65 ton mięsa, nie jest to błahostka“, mówi dyrektor zarządzający Winweb Willi von Berg. Pora na podsumowanie ponad roku pracy z nowym systemem ERP winweb-food. Felix Alber nadal dobrze pamięta swoje pierwsze miesiące jako nowy dyrektor zarządzający Radeberger Fleisch- und Wurstwaren Korch: „Zacząłem tutaj pracę we wrześniu 2018 roku, a już w grudniu miałem serdecznie dość dotychczasowego systemu ERP: brak spójności, nieintuicyjna obsługa, różne moduły, niezwykle wolne działanie i kiepskie wsparcie“, wylicza Alber.

System ERP sprawą kierownictwa

A przy tym dane liczbowe, które po naciśnięciu przycisku odzwierciedlają zyski lub straty, są dla byłego konsultanta biznesowego podstawą zarządzania przedsiębiorstwem: „Dziś nic już nie opiera się na intuicji, wszystko opiera się na liczbach. Potrzebna jest przejrzystość, aby podejmować trafne decyzje i móc odpowiadać na pytania takie jak: Gdzie zarabiamy, a gdzie nie?“, tak Alber podsumowuje swoje podejście. Dlatego szybko podjął decyzję: „Pilnie potrzebowaliśmy nowego systemu ERP.“ Po kilku rozmowach z potencjalnymi dostawcami oprogramowania stało się jasne: „Rozmowy z Winweb były naprawdę dobre, od razu było widać, że znają się na tym, co robią, a do tego mają szczególnie duże doświadczenie w naszej branży“, mówi Alber. Oczywiście pracownicy początkowo podchodzili do tego sceptycznie, jednak Alber uznał ten temat za sprawę wymagającą jego osobistego zaangażowania: „Samo powiedzenie, że inni mają się tym zająć, nie wystarczy; wszyscy muszą się zaangażować, taka zmiana to praca zespołowa“, wyjaśnia 47-latek.

Ponadto jasno stwierdził, że narzędzia zarządczego bazującego na dobrych, wiarygodnych danych potrzebuje: „W przeciwnym razie przypomina to jazdę samochodem bez świateł: na najbliższym zakręcie wypada się z drogi.”

Szybko powołano zespół projektowy skupiony wokół głównego kontrolera Dirka Oswalda: „Od początku w pełni popierałem tę zmianę, mimo że ze względu na obciążenie pracą był to trudny okres.“ Do zespołu dołączył również mistrz masarski Frank Schönfeld, który miał bardzo dobry kontakt ze współpracownikami z produkcji. „Pod względem informatycznym“, jak mówi Alber, „zmiana była raczej banalna. Kluczowe i czasochłonne było ustalenie, w jaki sposób chcemy odwzorować nasze procesy – zastanawialiśmy się nad tym przez wiele miesięcy.“ Wsparcia udzielił im Pascal Eckerscham, starszy konsultant i kierownik projektu w Winweb, który mógł wykorzystać swoje wieloletnie doświadczenie: Jak odwzorować przebieg produkcji, aby jak najwierniej odpowiadał rzeczywistości? Jak księgować poszczególne operacje? Jak tworzyć receptury i jak może być identyfikowalność partii dokumentowana bez żadnych luk? Jak wygląda realizacja zlecenia od początku do końca? „Na początku przypominało to naukę pływania na sucho“, wspomina Alber.

Dane zaktualizowane

Następnie danych ze starego systemu nie przeniesiono po prostu, lecz najpierw szczegółowo je przeanalizowano i oczyszczono, a dopiero potem zaimportowano do winweb-food. „Uporządkowanie danych podstawowych i skategoryzowanie wszystkich informacji było szczególnie ważne“, mówi Alber. Kontroler finansowy Oswald dobrze pamięta ten okres: „Podczas gdy firma nadal musiała pracować na starym systemie, równocześnie konfigurowaliśmy winweb- food.“ Dzięki dobremu przygotowaniu w styczniu 2020 można było za jednym razem przejść ze starego systemu na winweb-food. „To było dla nas wyjątkowym aspektem tego projektu“, mówi Pascal Eckerscham. „Ponieważ wszystkie obszary są ze sobą powiązane, również wszystkie procesy musiały od pierwszego dnia po zmianie działać sprawnie we wszystkich obszarach.“ Do tego, że wszystko przebiegło pomyślnie, z pewnością przyczyniła się także sprawna koordynacja wdrożenia przez Winweb, łączącego spotkania online i na miejscu.

Od tego czasu przy przyjęciu towaru zamówione ilości są porównywane z faktycznie dostarczonymi ilościami, a jednocześnie pobierane są plany kontroli jakości. Następnie faktury za przyjęte towary są weryfikowane w systemie, przypisywane w zintegrowanym systemie zarządzania dokumentami i przekazywane do księgowości finansowej.

(Część 2 nastąpi)

Radeberger Fleisch- und Wurstwaren Korch GmbH, założona w 1991 roku i wywodząca się z zakładu masarskiego na Śląsku, zatrudnia około 400 pracowników i przetwarza oraz sprzedaje 140 ton szynek i wyrobów wędliniarskich tygodniowo. Roczny obrót wynosi około 50 milionów euro. Produkty są oferowane pod marką „Original Radeberger“ na regałach samoobsługowych w całych Niemczech, a także sprzedawane na stoiskach ze świeżą żywnością w regionalnych sklepach detalicznych i we własnej sieci placówek. „Original Radeberger“ cieszy się wysoką rozpoznawalnością marki we wschodnich krajach związkowych, sięgającą nawet 90 procent.

www.korch.de
www.winweb.de