Aanzienlijk snellere verwerkingstijden

À la Carte vleesspecialiteiten gebruikt winweb-food voor goederenbeheer en orderafhandeling

Ze durfden iets meer dan twintig jaar geleden: Günter Höpperger en Günter Egger, beiden toen al tien jaar actief in de vleesbranche.

„Wij wilden de horeca en speciaalzaken in Tirol van vlees en Tiroolse specialiteiten voorzien en daarbij bijzondere waarde hechten aan service en individuele klantwensen“, herinnert Egger, directeur en verantwoordelijk voor inkoop, commerciële bedrijfsleiding en marketing bij À la Carte Fleischspezialitäten GmbH & Co.KG in Haiming in het Oberinntal. Destijds had bijna iedereen het hun afgeraden, herinnert de 56-jarige zich, en het had ook ongeveer zes jaar geduurd voordat het succes de twee gelijk gaf. Vandaag behaalt het bedrijf met bijna twintig medewerkers een nettojaaromzet van ongeveer zeven miljoen euro.

Maar succes brengt werk met zich mee, dat in de loop van de tijd met de hand nauwelijks nog te verwerken was: „Onze verkoopmedewerkers rijden naar onze horeca-klanten en noteerden de bestellingen hier vroeger met de hand“, zegt Egger. In het begin werden de opdrachten dan pas na terugkeer in het bedrijf verwerkt. Om sneller te zijn, werden de Opdrachten ook wel per fax van
verzonden vanuit een hotel of telefonisch doorgegeven en op kantoor geregistreerd. "In de volgende stap hebben we de bestellingen dan op een laptop ingevoerd en per e-mail verstuurd. Maar ook daar moesten we vervolgens alles nog in ons orderverwerkingsprogramma op kantoor registreren", legt Egger uit. Vooral met een steeds groter aantal klanten was men op deze manier op den duur niet meer bijzonder snel.

Beter met winweb-food

Daarom besloot men in 2015 bij À la Carte een grote stap richting winweb-food te zetten, de branchespecifieke ERP-software voor de vleesindustrie: „Een beslissing waar we geen spijt van hebben“, zegt Günter Egger, ook al waren er in het begin veel moeilijkheden. Terwijl de medewerkers op kantoor en in het bedrijf snel enthousiast waren over het nieuwe ERP-systeem, waren er in de verkoop toch enkele problemen: „Onze buitendienstmedewerkers zijn 40 jaar en ouder“, legt de directeur uit. In plaats van alles met de hand te schrijven, moest de bestelling nu direct ter plaatse in een computersysteem op een tablet worden ingevoerd.

„Dat viel bij sommigen niet goed in de smaak“, aldus Egger, die daar best begrip voor toont: „Neemt men bijvoorbeeld in een groot hotel in het winterhoogseizoen bestellingen op, dan zit men niet gezellig samen, maar moet men onmiddellijk reageren en opschrijven wat de kok je bij de snelle controle in de Voorraad of in de koelcel toeroept“, zegt Egger. Om bijzondere klantwensen sneller te kunnen noteren, heeft Winweb daarom de mogelijkheid gerealiseerd om met een pen tekst op de tablet te schrijven, die als afbeelding op de commissiebons wordt weergegeven. In de centrale in Haiming komen de Klantorders online in de orderverzameling, waarbij elke bestelling op een Touchscreen weergegeven. Product voor product wordt alles afgewerkt, totdat de gewenste hoeveelheid voor de betreffende klant is bereikt. Meet de Weegschaal aan het einde een andere waarde dan het door het ERP-systeem berekende gewicht, meldt winweb-food een fout, omdat weegschaal en ERP-systeem direct met elkaar communiceren. Zo moet worden gewaarborgd dat precies de bestelde hoeveelheid aan de afzonderlijke horecabedrijven wordt geleverd. Daarnaast is er bij À la Carte nog de eindcontrole: „De tevredenheid van onze klanten is voor ons bijzonder belangrijk“, zegt Egger. „Daarom controleren we vóór levering altijd nog een keer of de bestelling en de gepickte goederen ook bij elkaar passen.“ Een inspanning die de moeite loont, benadrukt Günter Egger.