À la Carte Vleesspecialiteiten gebruikt winweb-food voor Warenwirtschaft en orderverwerking

Ruim twintig jaar geleden waagden ze iets: Günter Höpperger en Günter Egger, beiden toen al tien jaar actief in de vleesbranche.

„We wilden horeca en speciaalzaken in Tirol voorzien van vlees en Tiroolse specialiteiten en daarbij bijzondere waarde hechten aan service en individuele klantwensen“, herinnert Egger zich, directeur en verantwoordelijk voor inkoop, commerciële bedrijfsleiding en marketing bij À la Carte Fleischspezialitäten GmbH & Co.KG in Haiming in het Oberinntal. Bijna iedereen had hun dat destijds afgeraden, herinnert de 56-jarige zich, en het had ook ongeveer zes jaar geduurd voordat het succes hun beiden gelijk gaf. Vandaag de dag behaalt het bedrijf met bijna twintig medewerkers een netto jaaromzet van ongeveer zeven miljoen euro.

Maar succes brengt werk met zich mee, dat in de loop van de tijd met de hand nauwelijks nog te verwerken was: „Onze verkoopmedewerkers rijden naar onze horeca-klanten en noteerden de bestellingen hier vroeger met de hand“, zegt Egger. In het begin werden de opdrachten pas na terugkeer in het bedrijf verwerkt. Om sneller te zijn, werden de Opdrachten ook wel per fax van
vanuit een hotel verstuurd of per mobiele telefoon doorgegeven en op kantoor geregistreerd. „In de volgende stap hebben we dan de bestellingen op een laptop ingevoerd en per e-mail verstuurd. Maar ook daar moesten we alles vervolgens nog in ons orderverwerkingsprogramma op kantoor registreren“, legt Egger uit. Bij een steeds groter aantal klanten was men op deze manier op de lange duur niet meer bijzonder snel.

Beter met winweb-food

Daarom besloot men in 2015 bij À la Carte om een grote stap richting winweb-food te zetten, de branchespecifieke ERP-software voor de vleesindustrie: „Een beslissing waar we geen spijt van hebben“, zegt Günter Egger, ook al waren er in het begin veel moeilijkheden. Terwijl de medewerkers op kantoor en in het bedrijf snel enthousiast waren over het nieuwe ERP-systeem, waren er in de verkoop toch enkele problemen: „Onze buitendienstmedewerkers zijn 40 jaar en ouder“, legt de directeur uit. In plaats van alles met de hand te schrijven, moest de bestelling nu direct ter plaatse in een computersysteem op een tablet worden ingevoerd.

„Dat viel bij sommigen niet in goede aarde“, aldus Egger, die daar zeker begrip voor toont: „Neemt men bijvoorbeeld in een groot hotel in het hoogseizoen in de winter bestellingen op, dan zit men niet gezellig samen, maar moet men onmiddellijk reageren en opschrijven wat de kok iemand toeroept bij de snelle controle in de Voorraad of in de koelcel“, zegt Egger. Om bijzondere klantwensen sneller te kunnen noteren, heeft Winweb daarom de mogelijkheid gerealiseerd om met een pen tekst op de tablet te schrijven, die als afbeelding op de orderverzamellijsten wordt weergegeven. In de centrale in Haiming komen de Klantorders online bij orderverzamelen, waarbij elke bestelling op een Touchscreen weergegeven. Product voor product wordt alles afgewerkt, totdat de gewenste hoeveelheid voor de betreffende klant is bereikt. Meet de Weegschaal aan het einde een andere waarde dan het door het ERP-systeem berekende gewicht, meldt winweb-food een fout, omdat weegschaal en ERP-systeem direct met elkaar communiceren. Zo moet worden gewaarborgd dat precies de bestelde hoeveelheid aan de afzonderlijke horecabedrijven wordt geleverd. Daarnaast is er bij À la Carte nog de eindcontrole: „De tevredenheid van onze klanten is voor ons bijzonder belangrijk“, zegt Egger. „Daarom controleren wij vóór levering altijd nog een keer of de bestelling en de gecommitteerde goederen ook bij elkaar passen.“ Een inspanning die de moeite waard is, benadrukt Günter Egger.