Aanzienlijk snellere verwerkingstijden

À la Carte Fleischspezialitäten gebruikt winweb-food voor goederenbeheer en orderafhandeling

Ruim twintig jaar geleden durfden ze het aan: Günter Höpperger en Günter Egger, die toen allebei al tien jaar actief waren in de vleessector.

„Wij wilden horecabedrijven en speciaalzaken in Tirol van vlees en Tiroolse specialiteiten voorzien en daarbij bijzondere aandacht besteden aan service en individuele wensen van klanten“, herinnert Egger zich, directeur en verantwoordelijk voor inkoop, commercieel bedrijfsbeheer en marketing bij À la Carte Fleischspezialitäten GmbH & Co.KG in Haiming in het Oberinntal. Bijna iedereen raadde hun dat destijds af, herinnert de 56-jarige zich, en het duurde ook ongeveer zes jaar voordat het succes hun beiden gelijk gaf. Tegenwoordig behaalt het bedrijf met bijna twintig medewerkers een jaarlijkse netto-omzet van ongeveer zeven miljoen euro.

Maar succes brengt werk met zich mee dat na verloop van tijd handmatig nauwelijks nog te verwerken was: „Onze verkoopmedewerkers gaan langs bij onze klanten in de horeca en noteerden de bestellingen vroeger ter plaatse met de hand“, zegt Egger. Aanvankelijk werden de orders pas na terugkeer op kantoor verwerkt. Om sneller te werken, werden de orders soms ook per fax vanuit
een hotel verzonden of via de mobiele telefoon doorgegeven en op kantoor ingevoerd. „Vervolgens voerden we de bestellingen op een laptop in en verstuurden we ze per e-mail. Maar ook toen moesten we alles daarna nog invoeren in ons orderverwerkingsprogramma op kantoor“, legt Egger uit. Met een steeds groter aantal klanten bleek deze werkwijze op den duur niet bepaald snel meer te zijn.

Beter met winweb-food

Daarom besloot men bij À la Carte in 2015 een grote stap te zetten naar winweb-food, de branchespecifieke ERP-software voor de vleessector: „Een beslissing waarvan we geen spijt hebben“, zegt Günter Egger, ook al waren er aanvankelijk veel problemen. Terwijl de medewerkers op kantoor en in het bedrijf snel enthousiast waren over het nieuwe ERP-systeem, waren er bij de verkoop toch enkele problemen: „Onze buitendienstmedewerkers zijn 40 jaar en ouder“, legt de directeur uit. In plaats van alles met de hand op te schrijven, moest de bestelling nu ter plaatse rechtstreeks in een computersysteem op een tablet worden ingevoerd.

„Dat viel bij sommigen niet in goede aarde“, aldus Egger, die daar zeker begrip voor heeft: „Wanneer men bijvoorbeeld tijdens het winterse hoogseizoen in een groot hotel bestellingen opneemt, zit men niet gezellig bij elkaar, maar moet men onmiddellijk reageren en opschrijven wat de kok tijdens een snelle ronde door het magazijn of de koelcel doorgeeft“, zegt Egger. Om bijzondere wensen van klanten sneller te kunnen noteren, realiseerde Winweb daarom de mogelijkheid om met een pen tekst op de tablet te schrijven, die als afbeelding op de picklijsten wordt weergegeven. Op het hoofdkantoor in Haiming komen de klantorders online bij de orderverzameling binnen, waar elke bestelling op een touchscreen wordt weergegeven. Product voor product wordt alles afgehandeld, totdat de gewenste hoeveelheid voor de betreffende klant is bereikt. Meet de weegschaal uiteindelijk een andere waarde dan het door het ERP-systeem berekende gewicht, dan meldt winweb-food een fout, omdat de weegschaal en het ERP-systeem rechtstreeks met elkaar communiceren. Zo moet worden gewaarborgd dat exact de bestelde hoeveelheid aan de afzonderlijke horecabedrijven wordt geleverd. Daarnaast vindt bij À la Carte nog een eindcontrole plaats: „De tevredenheid van onze klanten is voor ons bijzonder belangrijk“, zegt Egger. „Daarom controleren we vóór de levering altijd nogmaals of de bestelling en de verzamelde goederen met elkaar overeenkomen.“ Een inspanning, die loont, benadrukt Günter Egger.