Documenten organiseren

De software winweb-food helpt bij de gecompliceerde organisatie van de documentenstroom. De eerste ervaringen in de Timm vlees- en worstmanufaktur zijn positief.

Facturen, leveringsbonnen, artikelpaspoorten, analysewaarden, conditiesafspraken – de documentenstroom in het dagelijks zakendoen is zeer omvangrijk. Met een uitbreiding van hun branchespecifieke ERP-Software helpt Winweb Informationstechnologie GmbH uit Aldenhoven bij Aken verder: In het geïntegreerde Document Management System (DMS) kunnen alle documenten snel, eenvoudig en overzichtelijk worden georganiseerd – en garandeert daarmee een documentecht opslag volgens de wettelijke voorschriften voor de digitale bewaring.

Eerst worden bepaalde soorten documenten met gedefinieerde attributen in winweb-food als basisgegevens vastgelegd en in de vervolgprogramma's onder andere gebruikt voor de evaluatie of de verdere verwerking. „Daardoor kunnen bijvoorbeeld documenten die als artikelpas zijn gemarkeerd, gericht worden geëvalueerd, voor leveranciers verplicht worden gemaakt of van geldigheidsdatums worden voorzien“, legt Martin Schummers, hoofd Quality Management bij Winweb, uit. Daarnaast is er de mogelijkheid om eigen documentsoorten toe te voegen of verplichte documenten te markeren.

Gebundelde gegevensrecords

Elektronisch ontvangen documenten worden uit de e-mailpostbus gelezen, geïmporteerd en aan de bijbehorende documenten gekoppeld. Zo worden e-mailfacturen van leveranciers via de elektronische factuurontvangst uit het mailprogramma uitgelezen en afhankelijk van de instelling direct toegewezen. Bij Timm Fleisch- und Wurstmanufaktur GmbH in Oberhausen heeft directeur Christian Timm dit onderdeel al ingevoerd: „We hebben het nieuwe systeem als een van de eersten getest en het werkt: Het doet wat het moet doen en is eenvoudig in het gebruik.“

Het bedrijf in het Ruhrgebied, opgericht in 1956 als klassieke slagerij, heeft zich in de loop der decennia ontwikkeld tot een onderneming die bij alle modernisering en automatisering in de productie op traditionele ambachtelijke recepten bouwt. Na de verhuizing naar moderne hallen in 2012 stonden bij Timm productieprocessen en -ontwikkeling evenals nieuwe producten op het gebied van convenience op de agenda.
Het assortiment ontwikkelde zich verder en past zich voortdurend aan de eisen van de markt aan. Zo is in de afgelopen jaren de behoefte aan geportioneerde, gekalibreerde of voorgefabriceerde producten steeds groter geworden, zowel bij vlees als bij worstwaren. Overeenkomstig het bedrijfsmotto „Traditioneel vakmanschap en vakkennis in combinatie met moderne techniek“ is ook digitalisering bij Timm allesbehalve een vreemd woord.

Barcodeherkenning neemt toewijzing over

Terug naar de softwareoplossing: Ingescande documenten worden via de barcodeherkenning eveneens snel aan de juiste documenten toegewezen. Wie vanuit winweb-food opgestelde leveringsbonnen wil ondertekenen en digitaliseren, kan er een barcode op afdrukken. Deze wordt bij het scannen herkend en in DMS met één klik aan de passende documenten toegewezen. „Hiervoor hoeft niet elke leverbon afzonderlijk gescand te worden, winweb-food herkent de documenten ook in een gescande stapel en scheidt ze overeenkomstig“, aldus Martin Schummers. Op deze manier kunnen alle documenten aan elke plaats in winweb-food worden toegewezen, zoals bijvoorbeeld kwaliteitsrapporten aan batches. Voor documenten die niet uit de software afkomstig zijn, kan via het afdrukken van een etiket de barcode worden afgedrukt en op het document worden geplakt. Zelfs documenten zoals telefoon- of stroomrekeningen kunnen in het DMS worden vastgelegd.

Opslag documentecht

Bij tekstherkenning en zoeken wordt eveneens geholpen: de OCR-tekstherkenning laat software door de documenten lopen, zodat inkomende facturen volledig geautomatiseerd correct aan de documenten worden gekoppeld en de factuurcontrole vooraf wordt ingevuld. De DMS-viewer biedt bovendien veelzijdige filtermogelijkheden om naar documenten te zoeken: selectie op klanten en leveranciers, op datum of documentsoorten etc. Ook ontbrekende verplichte documenten kunnen op deze manier worden gevonden. Alles bij elkaar is het DMS een lichtpunt bij de gecompliceerde organisatie van de documentenstroom en waarborgt het de documentechte opslag conform wettelijke voorschriften. En Christian Timm kijkt uit naar wat nog komt: „De factuurcontroletool hebben we nog niet getest, maar ook die wil ik als eerste hebben om te zien hoe dat is – ik ben benieuwd“, lacht hij.

www.timm-frische.de
www.winweb.de