Documenten organiseren

De software winweb-food helpt bij het complexe beheer van de documentenstroom. De eerste ervaringen bij Timm Fleisch- und Wurstmanufaktur zijn positief.

Facturen, pakbonnen, artikelpaspoorten, analysewaarden, voorwaardenovereenkomsten – de documentenstroom in de dagelijkse bedrijfsvoering is zeer omvangrijk. Met een uitbreiding van haar branchespecifieke ERP-software biedt Winweb Informationstechnologie GmbH uit Aldenhoven bij Aken uitkomst: In het geïntegreerde documentmanagementsysteem (DMS) kunnen alle documenten snel, eenvoudig en overzichtelijk worden georganiseerd – en kan daarmee een documentgetrouwe opslag volgens de wettelijke voorschriften voor digitale bewaring worden gewaarborgd.

Allereerst worden bepaalde soorten documenten met gedefinieerde kenmerken in winweb-food als basisgegevens vastgelegd en in vervolgprogramma’s onder meer gebruikt voor analyses of verdere verwerking. „Daardoor kunnen bijvoorbeeld documenten die als artikelpaspoort zijn aangemerkt, gericht worden geanalyseerd, verplicht worden gesteld voor leveranciers of van geldigheidsdata worden voorzien“, legt Martin Schummers, hoofd Quality Management bij Winweb, uit. Daarnaast is het mogelijk om eigen documentsoorten toe te voegen of verplichte documenten te markeren.

Gebundelde gegevensrecords

Elektronisch ontvangen documenten worden uit de e-mailbox gelezen, geïmporteerd en aan de bijbehorende boekingsstukken toegevoegd. Zo worden e-mailfacturen van leveranciers via de elektronische factuurontvangst uit het e-mailprogramma gelezen en, afhankelijk van de instellingen, direct toegewezen. Bij Timm Fleisch- und Wurstmanufaktur GmbH in Oberhausen heeft directeur Christian Timm dit onderdeel al ingevoerd: „We hebben het nieuwe systeem als een van de eersten getest en het werkt: het doet wat het moet doen en is eenvoudig te bedienen.“

Het bedrijf in het Ruhrgebied, dat in 1956 werd opgericht als een traditionele slagerij, heeft zich in de loop der decennia ontwikkeld tot een onderneming die, ondanks alle modernisering en automatisering van de productie, nog steeds werkt met traditionele ambachtelijke recepten. Na de verhuizing naar moderne productiehallen in 2012 stonden bij Timm de productieprocessen en productontwikkeling, evenals nieuwe convenienceproducten, op de agenda.
Het assortiment heeft zich verder ontwikkeld en wordt voortdurend aangepast aan de eisen van de markt. Zo is de vraag naar geportioneerde, gekalibreerde of voorbewerkte producten de afgelopen jaren steeds groter geworden, zowel voor vlees als voor vleeswaren. In overeenstemming met het bedrijfsmotto „Traditioneel vakmanschap en expertise in combinatie met moderne technologie“ is digitalisering bij Timm dan ook allesbehalve een onbekend begrip.

Barcodeherkenning zorgt voor de toewijzing

Terug naar de softwareoplossing: Ook gescande documenten worden via barcodeherkenning snel aan de juiste bewijsstukken gekoppeld. Wie vanuit winweb-food aangemaakte leveringsbonnen wil laten ondertekenen en digitaliseren, kan er een barcode op afdrukken. Deze wordt tijdens het scannen herkend en in het DMS met één klik aan de bijbehorende documenten gekoppeld. „Daarvoor hoeft niet elke leveringsbon afzonderlijk te worden gescand, winweb-food herkent de documenten ook in een gescande stapel en splitst deze dienovereenkomstig op“, aldus Martin Schummers. Zo kunnen alle documenten aan elke gewenste locatie in winweb-food worden gekoppeld, bijvoorbeeld kwaliteitsrapporten aan partijen. Voor documenten die niet uit de software afkomstig zijn, kan de barcode op een etiket worden afgedrukt en op het document worden geplakt. Zelfs bewijsstukken zoals telefoon- of elektriciteitsrekeningen kunnen in het DMS worden vastgelegd.

Documentechte opslag

Ook bij tekstherkenning en zoeken wordt ondersteuning geboden: De OCR-tekstherkenning laat software de documenten verwerken, zodat inkomende facturen volledig geautomatiseerd aan de juiste boekingsdocumenten worden gekoppeld en de factuurcontrole vooraf wordt ingevuld. De DMS-viewer biedt bovendien talrijke filtermogelijkheden om documenten te zoeken: selectie op klanten en leveranciers, op datum of documentsoort etc. Ook ontbrekende verplichte documenten kunnen op deze manier worden gevonden. Al met al is het DMS een lichtpunt bij de ingewikkelde organisatie van de documentenstroom en waarborgt het de authentieke opslag van documenten volgens de wettelijke voorschriften. En Christian Timm kijkt uit naar wat er nog komt: „We hebben de tool voor factuurcontrole nog niet getest, maar ook die wil ik als eerste hebben om te zien hoe die werkt – ik ben benieuwd“, lacht hij.

www.timm-frische.de
www.winweb.de