Van worst tot inktvis

In de Cash & Carry versmarkt zet Mattfeld voor de organisatie in op het ERP-systeem winweb-food

Het familiebedrijf Peter Mattfeld & Sohn, een totaalleverancier met vlees als kerncompetentie, bedient een brede klantenkring in de levensmiddelenbranche. In de Cash & Carry-versmarkt kan dan ook alles worden gekocht wat horecabedrijven, slagers of grootkeukens nodig hebben, van vlees en vis en groente en fruit tot non-foodartikelen. Sinds 2013 wordt in de vleesverwerking al het ERP-systeem van Winweb gebruikt, dat nu ook in de Cash & Carry-versmarkt wordt geïmplementeerd.

De Cash & Carry-versmarkt, de grootste afdeling en de Cash Cow van het bedrijf, biedt 12 000 producten, waaronder alleen al 1000 worstsoorten, internationale kaasspecialiteiten, vis, inktvis en zuivelproducten, fruit en groenten, alcoholische dranken en non-foodartikelen. Hier bestellen en kopen horecaondernemers en groothandelaren, klinieken en kantine-exploitanten, slagers en middelgrote bedrijven. Snelheid, efficiëntie en klantgerichte afhandeling hebben daarbij prioriteit en worden gerealiseerd met het ERP-systeem van Winweb.

Een belangrijke stap in deze richting was de gedeeltelijke migratie van het Navision-systeem naar winweb-food: voorheen waren er twee afzonderlijke databases, maar deze zijn nu met alle stamgegevens samengevoegd, want een gezamenlijke database maakt het onderhouden van de gegevens en het opstellen van rapportages veel eenvoudiger. Een uiterst veeleisend project van deze omvang kon alleen worden uitgevoerd dankzij de intensieve samenwerking tussen Winweb en de verantwoordelijken bij Mattfeld. Maar ook veel andere toepassingen op de Cash & Carry markt voor versproducten konden zo voor het eerst worden gerealiseerd.
Omdat de meeste klanten het liefst telefonisch bestellen, voert het verkoopteam al tijdens het gesprek de klantorders in het systeem in. Dit helpt het verkoopteam, want voor elke klant worden automatisch de artikelen weergegeven die deze in de afgelopen 100 dagen heeft gekocht. Tegelijkertijd komen de bestellingen terecht bij de tien orderpickers in de markt, die dagelijks circa 100 orders verwerken. Zij openen de bestellingen op tablets en verzamelen de producten op rolcontainers in de groothandelsmarkt. De tablets zijn via wifi met het netwerk verbonden en stellen de gebruiker in staat, de goederen voor de bestelde orders snel in de hele markt te verzamelen.
Met een vingerscanner worden de artikelen gescand, zodat ze worden geïdentificeerd en automatisch aan het geopende document worden toegewezen. Vergissingen zijn dankzij het ERP-systeem uitgesloten: als een verkeerd product wordt gescand, meldt het systeem onmiddellijk een fout. Als de regel met het gescande product daarentegen groen kleurt, is alles correct. Routeoptimalisatie is momenteel nog toekomstmuziek: wanneer ook voorraadbeheer en opslaglocatiebeheer van Navision naar winweb-food zijn overgezet, kan het systeem de orderpicker de loopvolgorde voorschrijven. En binnenkort zullen zelfs klantorders op basis van hun complexiteit aan de medewerkers worden toegewezen. Zo wordt voor een passende taakverdeling gezorgd, waardoor nieuwe medewerkers niet meteen bestellingen met 50 of meer orderregels hoeven te verwerken.

400 klanten binnen een straal van ongeveer 100 km rond Hamburg worden wekelijks via verschillende routes beleverd. Aan de hand van QR-codes op de pakbonnen kunnen de chauffeurs bij het laden van de goederen in de eigen vrachtwagens van Mattfeld controleren of de te leveren producten daadwerkelijk voor de huidige route bestemd zijn – foutpreventie op zijn best.

Nauwkeurige informatie voor de orderpickers en de klanten in de winkel wordt geleverd door de ESL, de Electronic Shelf Label. De elektronische prijskaartjes tonen de artikelomschrijving en het -nummer, de prijs en de hoeveelheidseenheid en kunnen automatisch vanuit het systeem worden gewijzigd. Hiervoor worden ze door winweb-food van stamgegevens voorzien.
Ook bij het mobiel wegen, de registratie van de artikelen en de uiteindelijke facturering aan de kassa draait het om efficiëntie: Voor klanten die hun goederen rechtstreeks in de Cash & Carry-versmarkt kopen, wegen en registreren medewerkers de producten bij verschillende touchscreenstations en genereren ze vanuit het systeem documenten. Daarbij heeft elk station volledige toegang tot de reeds geregistreerde documenten van de klant om producten bij te boeken, te wijzigen of te verwijderen. Zodra alles is geboekt, worden de leveringsbon en de factuur afgedrukt. Aan de kassa hoeft de factuur dan alleen nog maar te worden gescand en afgerekend. Omdat de verwerking van contant geld van invloed is op de efficiëntie van het personeel en de bedrijfsvoering, gebruikt Mattfeld geldrecyclers van Glory. De automaten zijn volledig in het ERP-systeem geïntegreerd en automatiseren de verwerking van contant geld: Het systeem neemt het betalingsproces over wanneer het betaalmiddel „Contant“ is geselecteerd. Daarbij verzorgt winweb-food via de software de aansturing, bewaking en bediening van de automaat. Het risico op fouten en verliezen wordt geminimaliseerd, de efficiëntie van het personeel en de klantenservice worden geoptimaliseerd.

Een belangrijke eis aan winweb-food gedurende het hele project was de interpretatie van de vele verschillende barcodes op alle artikelen, die Mattfeld van zijn leveranciers op de verschillende producten ontvangt. Het systeem kan inmiddels alle gangbare barcodes lezen – en reageert direct met een foutmelding, wanneer een barcode niet kon worden geïdentificeerd. „Er is nog van alles te doen“, zegt Jürgen Finnern. Toch is veel al naar tevredenheid opgelost, voegt de commercieel directeur en procuratiehouder eraan toe. „Dat Winweb bijvoorbeeld alle interfaces vlekkeloos voor elkaar krijgt – daar zou ik absoluut een sterretje bij zetten.“

Mattfeld

Het familiebedrijf Peter Mattfeld & Sohn GmbH ontwikkelde zich binnen drie generaties van een puur handelsagentschap voor halve varkens en runderen tot een van de bedrijven met de hoogste omzet op de vleesgroothandelsmarkt in Hamburg. Tegenwoordig heeft de totaalleverancier van zondag tot vrijdagavond dag en nacht maximaal 160 medewerkers in dienst. Voor ongeveer 1300 klanten per dag wordt jaarlijks circa 20000 t aan levensmiddelen verhandeld binnen vier bedrijfsonderdelen: Cash & Carry-versmarkt, uitsnijden en directe verkoop van vlees, vleesimport voor de groothandel en productie van gemaksproducten. Peter Mattfeld richt zijn bedrijf in 1950 met twee medewerkers op in het slachthuis in Hamburg. In 1963 keert zijn zoon, de opgeleide slager Jörg Mattfeld, na een jaar in Canada met nieuwe ideeën terug en treedt hij toe tot het bedrijf. Met een kleine afhaalmarkt van 80 m2 wordt de basis gelegd voor de huidige Cash & Carry-versmarkt, die in 2000 wordt uitgebreid. Naast vers vlees worden ook groente en fruit en een afdeling voor verse vis aan het assortiment toegevoegd. In 2016 zorgt nieuwbouw voor extra ruimte, waardoor de Cash & Carry-versmarkt tegenwoordig op 6000 m2 circa 12000 artikelen aanbiedt.

www.mattfeld.de
www.winweb.de