Van de worst tot de inktvis

In de Cash & Carry versmarkt vertrouwt Mattfeld op organisatie via ERP-systeem winweb-food

Het familiebedrijf Peter Mattfeld & Sohn, een totaalleverancier met kerncompetentie vlees, bedient een brede klantenkring in de levensmiddelenbranche. Zo kan op de Cash & Carry-versmarkt van vlees en vis via fruit en groenten tot non-foodartikelen alles worden gekocht wat horecaondernemers, slagers of grootkeukens nodig hebben. Al sinds 2013 wordt in de vleesverwerking het ERP-systeem van Winweb gebruikt, dat nu ook op de Cash & Carry-versmarkt wordt ingevoerd.

De Cash & Carry versmarkt, het grootste deel en de cash cow van het bedrijf, biedt 12 000 producten, waaronder alleen al 1000 worstsoorten, internationale kaasspecialiteiten, vis, inktvis en zuivelproducten, fruit en groenten, alcoholische dranken en nonfood- artikelen. Hier bestellen en kopen horecaondernemers en groothandelaars, klinieken en kantine-exploitanten, slagers en middelgrote bedrijven. Snelheid, efficiëntie en klantgerichte afhandeling hebben daarbij prioriteit en worden met het ERP-systeem van Winweb gerealiseerd.

Een belangrijke stap in deze richting was de gedeeltelijke overstap van het Navision-systeem naar winweb-food: Terwijl er tot nu toe twee gescheiden databases waren, zijn deze nu met alle stamgegevens samengevoegd, want een gezamenlijke database maakt het onderhoud van de gegevens en het opstellen van analyses veel eenvoudiger. Het uiterst veeleisende project kon in deze omvang alleen door de intensieve samenwerking tussen Winweb en de verantwoordelijken bij Mattfeld worden gerealiseerd. Maar ook veel andere toepassingen in de Cash & Carry-versmarkt konden zo pas worden gerealiseerd.
Aangezien de meeste klanten het liefst telefonisch bestellen, maakt het verkoopteam al tijdens het gesprek de Klantorders in het systeem. Handig daarbij is dat voor elke klant de door hem gekochte artikelen van de afgelopen 100 dagen automatisch worden weergegeven. Tegelijkertijd komen de bestellingen terecht bij de tien orderpickers in de markt, die dagelijks ongeveer 100 opdrachten verwerken. Zij roepen de bestellingen op tablets op en stellen de producten op rolwagens in de groothandelsmarkt samen. De tablets zijn via WLAN op het netwerk aangesloten en stellen de gebruiker in staat, goederen voor bestelde opdrachten vlot in de hele markt bij elkaar te zoeken.
Via een Fingerscanner worden de artikelen gescand om te worden geïdentificeerd en automatisch aan het opgeroepen document te worden toegewezen. Vergissing dankzij ERP-systeem uitgesloten: Als een verkeerd product wordt gescand, meldt het systeem onmiddellijk een fout. Wordt de regel met het gescande product daarentegen groen, dan is alles correct. Op dit moment nog toekomstmuziek is de routeoptimalisatie: Als ook Voorraadbeheer en locatiebeheer van Navision naar winweb-food overgedragen werden, kan het systeem de orderpicker de loopvolgorde voorschrijven. En zelfs klantorders zullen binnenkort afhankelijk van de complexiteit aan de medewerkers worden toegewezen. Zo wordt gewaarborgd dat nieuwe medewerkers niet meteen bestellingen met 50 en meer posities hoeven te verwerken.

400 Klanten binnen een straal van ongeveer 100 km rond Hamburg worden wekelijks via verschillende routes beleverd. Aan de hand van QR-Codes op de leveringsbonnen kunnen de chauffeurs bij het laden van de goederen op de eigen vrachtwagens van Mattfeld controleren of de af te leveren producten daadwerkelijk voor de huidige route bestemd zijn – foutpreventie at its best.

Nauwkeurige informatie voor de orderpickers en de klanten in de markt leveren de ESL, de Electronic Shelf Label. De elektronische prijsetiketten tonen artikelomschrijving en -nummer, prijs en hoeveelheidseenheid aan en kunnen vanuit het systeem automatisch worden gewijzigd. Daarvoor worden ze door winweb-food met stamgegevens gevoed.
Bij het mobiele wegen, het registreren van de artikelen en de afsluitende facturering aan de kassa draait alles opnieuw om het onderwerp efficiëntie: Voor klanten die hun goederen direct in de Cash & Carry versmarkt kopen, wegen en registreren medewerkers de producten bij verschillende touchscreen-stations en maken zij vanuit het systeem bonnen aan. Daarbij heeft elk station volledige toegang tot de al geregistreerde bonnen van de klant, om producten toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Is alles geboekt, dan worden pakbon en factuur afgedrukt. Aan de kassa hoeft dan alleen nog de factuur te worden gescand en afgerekend. Omdat de contantegeldverwerking invloed heeft op de efficiëntie van personeel en bedrijfsvoering, gebruikt Mattfeld contantgeldrecyclers van Glory. De automaten zijn volledig in het ERP-systeem geïntegreerd en automatiseren de contantegeldverwerking: Het systeem neemt het betaalproces over wanneer het betaalmiddel „Bar“ is gekozen. Daarbij verzorgt winweb-food softwarematig de aansturing, bewaking en bediening van de automaat. Het risico op fouten en verliezen wordt geminimaliseerd, de personeelsefficiëntie en klantenservice geoptimaliseerd.

Een belangrijke vereiste voor winweb-food in het hele project was de interpretatie van de vele verschillende barcodes op alle artikelen, die Mattfeld van zijn leveranciers op de verschillende producten ontvangt. Het systeem kan inmiddels alle gangbare barcodes lezen – en reageert direct met een foutmelding als een streepjescode niet kon worden geïdentificeerd. „Er is nog van alles te doen“, zegt Jürgen Finnern. Maar veel is al naar tevredenheid opgelost, vult de commercieel directeur en gevolmachtigde aan. „Dat Winweb bijvoorbeeld alle interfaces netjes voor elkaar krijgt – daar zou ik beslist een ster achter zetten.“

Mattfeld

Het familiebedrijf Peter Mattfeld & Sohn GmbH ontwikkelde zich binnen drie generaties van een puur agentschap voor varkens- en runderhelften tot een van de bedrijven met de hoogste omzet op de vleesgroothandelsmarkt in Hamburg. Vandaag heeft de full-service groothandel van zondag tot vrijdagavond dag en nacht tot 160 medewerkers in dienst. Voor ongeveer 1300 klanten per dag wordt jaarlijks ongeveer 20000 t levensmiddelen verplaatst in vier bedrijfssectoren: Cash & Carry versmarkt, vleesuitsnijderij en directe verkoop, vleesimport voor de groothandel en convenience-manufactuur. Peter Mattfeld richt zijn bedrijf in 1950 met twee medewerkers op in het slachthuis in Hamburg. In 1963 keert zijn zoon, de opgeleide slager Jörg Mattfeld, na een jaar in Canada met nieuwe ideeën terug en treedt toe tot het bedrijf. Met een kleine afhaalmarkt van 80 m2 wordt de basis gelegd voor de huidige Cash & Carry versmarkt, die in het jaar 2000 wordt uitgebreid. Naast vers vlees komen er groente en fruit en een afdeling voor verse vis bij. In 2016 zorgt nieuwbouw voor extra ruimte, zodat de Cash & Carry versmarkt vandaag 6000 m2 voor ongeveer 12000 artikelen omvat.

www.mattfeld.de
www.winweb.de