Belangrijke informatie met één druk op de knop

Nieuw ERP-systeem maakt de materiaal- en informatiestroom transparanter

In maart 2008 besloot het Hessische vlees- en vleeswarenbedrijf Grasmehr een nieuw ERP-systeem (ERP = Enterprise Resource Planning) in te voeren. Van wezenlijk belang voor deze beslissing was de duidelijke afstemming van de goederen- en gegevensstromen en van de interne en externe logistiek.

Bij Edwin Grasmehr GmbH, Weilburg-Gaudernbach, moesten de bedrijfsstructuren integraal en consistent in kaart worden gebracht. Daarnaast was het belangrijk om snel en met weinig inspanning belangrijke analyses te kunnen uitvoeren, de transparantie van de orderafhandeling te vergroten en de verkoop te optimaliseren – met name voor de levensmiddelendetailhandel, grootkeukens en de horeca. De overstap van het oude systeem naar de nieuwe ERP-software van leverancier Winweb Informationstechnologie GmbH uit Aldenhoven verliep soepel, binnen het budget en binnen de geplande termijn: Vooral de migratie van de bestaande gegevens verliep uiterst betrouwbaar en snel. Alle gegevens kunnen nog steeds worden gebruikt. winweb-food heeft als gespecialiseerde branchespecifieke software niet alleen de stamgegevens overgenomen, maar ook oudere statistische gegevens die tot drie jaar teruggingen.

Transparantie in de prijscalculatie

Tot nu toe worden de modules inkoop, verkoop met orderaanname, telefonische verkoop, routeafhandeling (routelijsten, routevolgorde), facturering, factuurlijsten, EDI, rapportages, managementinformatiesysteem en de calculatie van afzetkanalen gebruikt, die vanwege het aandeel van leveringen aan de handel van groot belang is. Ook de financiële administratie is overgezet. Ook deze overstap verliep soepel en snel, omdat het nieuwe systeem over gebruiksvriendelijke interfaces voor gegevensuitwisseling inclusief de openstaande posten beschikt. Bij de calculatie van afzetkanalen is in één oogopslag direct zichtbaar welke omzetgerelateerde terugbetalingen per artikel aan klanten moeten worden gedaan. Het goederenbeheersysteem geeft op verzoek snel en betrouwbaar een overzicht van alle achteraf verleende kortingen die met de klanten zijn overeengekomen. Daartoe behoren bijv. bonussen, terugbetalingen en bijdragen in de reclamekosten. Een andere nuttige functionaliteit is de mogelijkheid om alle achteraf overeengekomen voorwaarden met de handelspartners direct om te rekenen naar de desbetreffende dekkingsbijdragen. Zo kunnen al in een vroeg stadium duidelijke prognoses van de verwachte omzet en winst worden opgesteld.

Projectfocus prijsaanduiding

Grasmehr beschikt over drie prijsaanduidingslijnen,. Winweb heeft de machines naadloos aangesloten en via een interface de vereiste integratie met de ERP-software gerealiseerd. Een voordeel hierbij is dat de IT-partner alle gangbare apparaten (zoals bijvoorbeeld half- en volautomaten voor prijsaanduiding, weegschalen, scanners, etikettenprinters) van gerenommeerde fabrikanten kan aansluiten. Hierdoor profiteert Grasmehr van aanzienlijk meer flexibiliteit en onafhankelijkheid en worden investeringen optimaal beschermd, omdat bestaande apparaten onmiddellijk kunnen worden aangesloten. De processen op het gebied van de prijsaanduiding worden door de volledige gegevensintegratie aanzienlijk versneld. Het volledige beheer van de stamgegevens vindt daarbij plaats in Winweb. De servers en netwerken worden aanzienlijk ontlast en de overige communicatie verloopt flexibeler en sneller. Een andere belangrijke reden voor de volledige automatisering van de prijsaanduiding is de aanzienlijke vermindering van fouten bij het gehele etiketteringsproces. Grasmehr kan de prijsaanduiding in drie verschillende varianten uitvoeren – ongeacht of deze klantgericht, artikelgericht of voorraadgericht is. Prijsaanduiding, weging en orderverzameling worden nauw geïntegreerd en samengevoegd tot één doorlopend werkproces. Hierdoor vervallen de meerfasige, niet met elkaar verbonden werkprocessen. Door de integratie van de prijsaanduiding in de ERP-software zijn alle benodigde gegevens in een centrale SQL-database direct beschikbaar. Tijdrovende en kostbare dubbele invoer vervalt. De verschillende varianten voor prijsaanduiding kunnen met uiteenlopende automatiseringsniveaus in de totale logistiek van het bedrijf worden geïntegreerd.

Transparante materiaal- en informatiestroom

Bij Grasmehr kon de materiaal- en informatiestroom dankzij het nieuwe ERP-systeem aanzienlijk transparanter worden gemaakt. De inspanningen binnen de waardeketen worden tot een minimum beperkt, waardoor de productiviteit aanzienlijk is gestegen. Naast de optimalisaties op het gebied van prijsaanduiding en etikettering, leveringen aan klanten en productie zijn voor de vleeswarenproducent de logische en informatieve analyses in het kader van een managementinformatiesysteem van enorm belang. Actuele en gebruikersspecifieke informatie helpt het vlees- en vleeswarenbedrijf om de eigen bedrijfsactiviteiten nog beter aan te sturen en solide besluitvormingsgrondslagen te creëren. Het managementinformatiesysteem levert een belangrijke bijdrage aan gefundeerde besluitvorming: De branchespecifieke IT- oplossing en nieuwe methoden en technieken voor gegevensverwerking hebben de mogelijkheden voor managementondersteuning binnen onze bedrijfsprocessen enorm uitgebreid. Nu kunnen de bedrijfsgegevens snel en transparant worden omgezet in kennis die relevant is voor de besluitvorming. Tussen het opstellen en presenteren van rapportages zijn er geen vertragingen meer. Zo neemt een analyse die vroeger een heel weekend duurde, nu nog maar 15 minuten in beslag.

Meer IT-projecten gepland

Grasmehr heeft grote toekomstplannen en wil een stabiele, gematigde groei blijven realiseren. De nieuwe IT-partner moet hieraan bijdragen met aanvullende modules in het kader van het bedrijfsbrede ERP-project. Zo is het bedrijf uit Gaudernbach van plan om binnenkort de productiemodules met planning en integrale productcalculatie in te voeren. Daarnaast moet de kwaliteitsborging in het goederenbeheersysteem worden geïntegreerd, zodat alle vereiste controles, metingen en beoordelingen in het kader van het kwaliteitsmanagement in de processen van het volledige systeem worden opgenomen.

www.grasmehr.de
www.winweb.de