Belangrijke informatie met één druk op de knop

Nieuw ERP-systeem maakt de materiaal- en informatiestroom transparanter

In maart 2008 koos het Hessische vlees- en worstbedrijf Grasmehr voor de invoering van een nieuw ERP-systeem (ERP = Enterprise Resource Planning). Van wezenlijk belang bij de beslissing was de duidelijke afstemming van materiaalstroom en gegevensstroom evenals de interne en externe logistiek.

Bij Edwin Grasmehr GmbH, Weilburg-Gaudernbach, moesten de bedrijfsstructuren holistisch en doorlopend worden weergegeven. Bovendien was het belangrijk om snel en met weinig inspanning belangrijke evaluaties te kunnen uitvoeren, de transparantie van de orderafhandeling te verhogen en de verkoop te optimaliseren – met name voor de levensmiddelendetailhandel, grootverbruikers en de horeca. De omschakeling van het oude systeem naar de nieuwe ERP-software van de aanbieder Winweb Informationstechnologie GmbH uit Aldenhoven verliep soepel en binnen het budget in de geplande periode: Vooral de overname van de oude gegevens is absoluut betrouwbaar en snel verlopen. Alle gegevens kunnen nog steeds worden gebruikt. winweb-food als gespecialiseerde branchesoftware heeft niet alleen de stamgegevens overgenomen, maar ook oudere statistische gegevens, die tot drie jaar teruggingen.

Transparantie in de prijsberekening

Tot nu toe worden de modules toegepast Inkoop, Verkoop met orderacceptatie, Telefonverkoop, ritafhandeling (rittenlijsten, rittenvolgorde), facturering, factuurlijsten, EDI, evaluaties, Managementinformatiesysteem en de distributiekanaalcalculatie, die vanwege het leveringsaandeel aan de handel van aanzienlijk belang is. Ook de financiële boekhouding werd omgesteld. Ook deze omschakeling verliep probleemloos en snel, omdat het nieuwe systeem over comfortabele interfaces voor gegevensuitwisseling inclusief de openstaande posten beschikt. Op het gebied van de distributiekanaalcalculatie is in één oogopslag direct zichtbaar, welke terugbetalingen aan de klanten op basis van de omzet artikelnauwkeurig moeten worden gedaan. Het goederenbeheersysteem somt op afroep snel en betrouwbaar alle achteraf verleende kortingen op, die met de klanten werden overeengekomen. Daartoe behoren bijv. bonussen, terugbetalingen en tegemoetkomingen in reclamekosten. Een andere nuttige functionaliteit is de mogelijkheid, alle achteraf overeengekomen voorwaarden met de handelspartners direct om te rekenen naar de respectieve dekkingsbijdragen. Zo kunnen al op een vroeg tijdstip duidelijke prognoses over de omzet- en winstverwachting worden gemaakt.

Projectfocus prijsaanduiding

Grasmehr beschikt over drie Prijslabelerlijnen. Winweb heeft gezorgd voor een doorlopende koppeling van de machines en de vereiste integratie via een interface in de ERP-software. Daarbij is het een voordeel dat de IT-partner alle gangbare apparaten (zoals bijv. half- en volautomaten in de prijsaanduiding, weegschalen, scanners, etikettenprinters) van de bekende fabrikanten kan aansluiten. Grasmehr wint zo aanzienlijk aan flexibiliteit en onafhankelijkheid en realiseert een uitgebreide investeringsbescherming, omdat aanwezige apparaten onmiddellijk kunnen worden aangesloten. De processen op het ge-bied van de Prijsaanduiding worden door de volledige dataintegratie aanzienlijk versneld. Daarbij vindt het volledige gegevensbeheer plaats bij Winweb. De servers en netwerken worden duidelijk ontlast en de overige communicatie verloopt flexibeler en sneller. Een andere hoofdreden voor de volledige automatisering van de prijsaanduiding is de uitgebreide foutreductie bij de volledige etikettering. Grasmehr kan de Prijsaanduiding in drie verschillende varianten uitvoeren – ongeacht of het klantgerelateerd, artikelgerelateerd of prijslabeling op de Voorraad betreft. Prijslabeling, weging en orderverzameling worden sterk geïntegreerd samengevoegd tot één doorlopend werkproces. Daarmee vervallen de meerstaps en niet met elkaar verbonden werkprocessen. Door de integratie van de prijslabeling in de ERP-software zijn alle noodzakelijke gegevens direct oproepbaar beschikbaar in een centrale SQL-database. Tijd- en kostenintensieve dubbele invoer vervalt. De verschillende labelingsvarianten kunnen met een verschillende mate van automatisering in de totale logistiek van het bedrijf worden geïntegreerd.

Transparante materiaal- en informatiestroom

De materiaal- en informatiestroom kon bij Grasmehr door het nieuwe ERP-systeem aanzienlijk transparanter worden gemaakt. De inspanning binnen de waardeketen wordt tot een minimum beperkt, zodat een duidelijke stijging van de productiviteit kan worden vastgesteld. Naast de optimalisaties in de prijsaanduiding en etikettering, de klantenbelevering evenals de productie zijn voor de vleeswarenfabrikant de sluitende en veelzeggende evaluaties in het kader van een managementinformatiesysteem van enorm belang. Actuele en gebruikersspecifieke informatie helpt het vlees- en worstwarenbedrijf daarbij, de eigen onderneming nog beter aan te sturen en solide besluitvormingsgrondslagen te creëren. Het Managementinformatiesysteem levert een belangrijke bijdrage aan gefundeerde besluitvorming: De branchespecifieke IT-oplossing en nieuwe methoden en technieken voor gegevensverwerking hebben de mogelijkheden voor managementondersteuning in onze bedrijfsprocessen enorm uitgebreid. Nu kunnen de bedrijfsgegevens snel en transparant worden omgezet in voor de besluitvorming relevante kennis. Tussen het opstellen van Reports en hun presentatie zijn er geen tijdsverschillen meer. Zo neemt een analyse, die vroeger een heel weekend duurde, tegenwoordig nog maar 15 minuten in beslag.

Verdere IT-projecten gepland

Grasmehr heeft in de toekomst veel plannen en wil verder een zekere, gematigde groei genereren. Daaraan moet de nieuwe IT-partner met verdere modules in het kader van het bedrijfsbrede ERP-project bijdragen. Zo plannen de Gaudernbachers binnenkort de invoering van de productiemodules met de planning en doorlopende productcalculatie. Bovendien moet de Kwaliteitsborging in het ERP-systeem geïntegreerd worden, waarmee alle vereiste controles, metingen en beoordelingen in het kader van het QS-management in de processen van het totaalsysteem opgenomen worden.

www.grasmehr.de
www.winweb.de