Belangrijke informatie met één druk op de knop

Nieuw ERP-systeem maakt de materiaal- en informatiestroom transparanter

In maart 2008 koos het Hessische vlees- en worstwarenbedrijf Grasmehr voor de invoering van een nieuw ERP-systeem (ERP = Enterprise Resource Planning). Van wezenlijk belang bij de beslissing was de duidelijke afstemming van materiaalstroom en gegevensstroom evenals de interne en externe logistiek.

Bij Edwin Grasmehr GmbH, Weilburg-Gaudernbach, moesten de bedrijfsstructuren holistisch en doorlopend worden weergegeven. Daarnaast was het belangrijk om snel en met weinig moeite belangrijke evaluaties te kunnen uitvoeren, de transparantie van de orderafhandeling te verhogen en de verkoop te optimaliseren – vooral voor de levensmiddelendetailhandel, grootverbruikers en de horeca. De omschakeling van het oude systeem naar de nieuwe ERP-software van de aanbieder Winweb Informationstechnologie GmbH uit Aldenhoven verliep probleemloos en binnen het budget in de geplande periode: Vooral de overname van de oude gegevens is absoluut betrouwbaar en snel verlopen. Alle gegevens kunnen nog steeds worden gebruikt. winweb-food als gespecialiseerde branchesoftware heeft niet alleen de stamgegevens overgenomen, maar ook oudere statistische gegevens, die tot drie jaar terugreikten.

Transparantie in de prijsberekening

Toegepast worden tot nu toe de modules Inkoop,Verkoop met orderacceptatie, telefonverkoop, tourafhandeling (tourlijsten, tourvolgorde), facturering, factuurlijsten, EDI, evaluaties, Managementinformatiesysteem en de distributiekanaalcalculatie, die vanwege het leveringsaandeel aan de handel van aanzienlijk belang is. De financiële boekhouding werd eveneens omgesteld. Ook deze omschakeling verliep soepel en snel, omdat het nieuwe systeem over comfortabele interfaces voor gegevensuitwisseling inclusief de openstaande posten beschikt. Op het gebied van de distributiekanaalcalculatie is in één oogopslag meteen zichtbaar, welke terugvergoedingen aan de klanten met betrekking tot de omzet artikelnauwkeurig moeten worden verleend. Het goederenbeheersysteem somt op afroep snel en betrouwbaar alle achteraf toegekende kortingen op, die met de klanten werden overeengekomen. Daartoe behoren bijv. bonussen, terugvergoedingen en reclamekostensubsidies. Een andere nuttige functionaliteit is de mogelijkheid, alle latere voorwaarden met de handelspartners meteen om te rekenen naar de respectieve dekkingsbijdragen. Zo kunnen al in een vroeg stadium duidelijke prognoses over de omzet- en winstverwachting worden gemaakt.

Projectfocus prijsaanduiding

Grasmehr beschikt over drie Prijsetiketteerlijnen. Door Winweb werden een doorlopende koppeling van de machines en de vereiste integratie via een interface in de ERP-software gerealiseerd. Daarbij is het voordelig dat de IT-partner alle gangbare apparaten (zoals bijv. half- en volautomaten in de prijsaanduiding, weegschalen, scanners, etikettenprinters) van de bekende fabrikanten kan aansluiten. Grasmehr wint daardoor aanzienlijk aan flexibiliteit en onafhankelijkheid en realiseert een uitgebreide investeringsbescherming, omdat aanwezige apparaten direct aangesloten kun-nen worden. De processen op het ge-bied van de Prijsaanduiding worden door de volledige data-integratie aanzienlijk versneld. Daarbij vindt het volledige gegevensbeheer plaats bij Winweb. De servers en netwerken worden duidelijk ontlast en de overige communicatie verloopt flexibeler en sneller. Een andere hoofdreden voor de doorlopende automatisering van de prijsaanduiding is de uitgebreide foutreductie bij de volledige etikettering. Grasmehr kan de Prijsaanduiding in drie verschillende varianten uitvoeren – ongeacht of het klantgerelateerd, artikelgerelateerd of etikettering op de Voorraad betreft. Prijsetikettering, wegen en orderverzameling worden sterk geïntegreerd samengevoegd tot een doorlopend werkproces. Daardoor vervallen de meerfasige en niet met elkaar verbonden werkprocessen. Door de integratie van de prijsetikettering in de ERP-software zijn alle noodzakelijke gegevens direct opvraagbaar beschikbaar in een centrale SQL-database. Tijd- en kostenintensieve dubbele registraties vervallen. De verschillende etiketteringsvarianten kunnen met een verschillende mate van automatisering in de totale logistiek van het bedrijf worden geïntegreerd.

Transparante materiaal- en informatiestroom

De materiaal- en informatiestroom kon bij Grasmehr door het nieuwe ERP-systeem aanzienlijk transparanter worden ingericht. De inspanning binnen de waardeketen wordt tot een minimum beperkt, zodat er een duidelijke stijging van de productiviteit kan worden vastgesteld. Naast de optimalisaties in de prijsaanduiding en etikettering, de klantenbelevering evenals de productie zijn voor de vleeswarenfabrikant de sluitende en veelzeggende evaluaties in het kader van een managementinformatiesysteem van enorm belang. Actuele en gebruikersspecifieke informatie helpt het vlees- en worstwarenbedrijf daarbij om de eigen bedrijfsvoering nog beter te sturen en solide beslissingsgrondslagen te creëren. Het Managementinformatiesysteem levert een belangrijke bijdrage aan goed onderbouwde besluitvorming: De branchespecifieke IT-oplossing en nieuwe methoden en technieken voor gegevensverwerking hebben de mogelijkheden van managementondersteuning in onze bedrijfsprocessen enorm uitgebreid. Nu kunnen de bedrijfsgegevens snel en transparant worden omgezet in voor beslissingen relevante kennis. Tussen het opstellen van reports en de presentatie ervan zijn er geen tijdsgaten meer. Zo duurt een analyse, die vroeger een heel weekend in beslag nam, vandaag nog maar 15 minuten.

Verdere IT-projecten gepland

Grasmehr heeft in de toekomst veel plannen en wil ook in de toekomst een zekere, gematigde groei realiseren. Daaraan moet de nieuwe IT-partner bijdragen met verdere modules in het kader van het bedrijfsbrede ERP-project. Zo plannen de Gaudernbachers binnenkort de invoering van de productiemodules met de planning en doorlopende productcalculatie. Daarnaast moet de Kwaliteitsborging in het ERP-systeem geïntegreerd worden, waarmee alle vereiste controles, metingen en beoordelingen in het kader van het QS-management in de processen van het totaalsysteem geïntegreerd worden.

www.grasmehr.de
www.winweb.de