Nieuw ERP-systeem maakt de materiaal- en informatiestroom transparanter

In maart 2008 koos het Hessische vlees- en worstwarenbedrijf Grasmehr voor de invoering van een nieuw ERP-systeem (ERP = Enterprise Resource Planning). Van wezenlijk belang bij de beslissing was de duidelijke afstemming van materiaalstroom en gegevensstroom evenals de interne en externe logistiek.

Bij Edwin Grasmehr GmbH, Weilburg-Gaudernbach, moesten de bedrijfsstructuren integraal en doorlopend worden afgebeeld. Daarnaast was het belangrijk om snel en met weinig inspanning belangrijke evaluaties te kunnen uitvoeren, de transparantie van de orderafhandeling te verhogen en de verkoop te optimaliseren – met name voor de levensmiddelendetailhandel, grootverbruikers en de gastronomie. De omschakeling van het oude systeem naar de nieuwe ERP-software van de aanbieder Winweb Informationstechnologie GmbH uit Aldenhoven verliep soepel en binnen budget in de geplande periode: Vooral de overname van de oude gegevens is absoluut betrouwbaar en snel verlopen. Alle gegevens kunnen verder worden gebruikt. winweb-food als gespecialiseerde branchesoftware heeft niet alleen de stamgegevens overgenomen, maar ook oudere statistische gegevens, die tot drie jaar terug reikten.

Transparantie in de prijsberekening

Tot nu toe worden de modules toegepast Inkoop, Verkoop met orderacceptatie, Telefonverkoop, Tourafhandeling (Tourlijsten, Tourvolgorde), Facturering, Factuurlijsten, EDI, Evaluaties, Managementinformatiesysteem en de distributiekanaalcalculatie, die vanwege het leveringsaandeel aan de handel van aanzienlijk belang is. De financiële boekhouding werd eveneens omgezet. Ook deze omzetting verliep soepel en snel, omdat het nieuwe systeem over comfortabele interfaces voor gegevensuitwisseling inclusief de openstaande posten beschikt. Op het gebied van de distributiekanaalcalculatie is in één oogopslag direct zichtbaar, welke terugvergoedingen aan de klanten op basis van de omzet artikelnauwkeurig moeten worden uitgevoerd. Het goederenbeheersysteem somt op afroep snel en betrouwbaar alle achteraf verleende kortingen op, die met de klanten werden overeengekomen. Daartoe behoren bijv. bonussen, terugvergoedingen en reclamekostensubsidies. Een andere nuttige functionaliteit is de mogelijkheid, alle achteraf overeengekomen voorwaarden met de handelspartners direct om te rekenen naar de respectieve dekkingsbijdragen. Zo kunnen al in een vroeg stadium duidelijke prognoses over de omzet- en winstverwachting worden gemaakt.

Projectfocus prijsaanduiding

Grasmehr beschikt over drie Prijsaanduidingslijnen. Winweb heeft gezorgd voor een naadloze koppeling van de machines en de vereiste integratie via een interface in de ERP-software. Daarbij is het een voordeel dat de IT-partner alle gangbare apparaten (zoals bijv. half- en volautomaten in de prijsaanduiding, weegschalen, scanners, etiketprinters) van de bekende fabrikanten kan aansluiten. Grasmehr wint zo aanzienlijk aan flexibiliteit en onafhankelijkheid en realiseert een uitgebreide investeringsbescherming, omdat aanwezige apparaten onmiddellijk kunnen worden aangesloten. De processen op het ge-bied van Prijsaanduiding worden door de volledige data-integratie aanzienlijk versneld. Daarbij vindt het volledige dataonderhoud bij Winweb plaats. De servers en netwerken worden duidelijk ontlast en de overige communicatie verloopt flexibeler en sneller. Een andere hoofdreden voor de doorlopende automatisering van de prijsaanduiding is de uitgebreide foutreductie bij de volledige etikettering. Grasmehr kan de Prijsaanduiding in drie verschillende varianten uitvoeren – ongeacht of het klantgerelateerd, artikelgerelateerd of etikettering op de Voorraad betreft. Prijsetikettering, wegen en orderverzameling worden sterk geïntegreerd samengevoegd tot één doorlopend werkproces. Daardoor vervallen de meerfasige en niet met elkaar verbonden werkprocessen. Door de integratie van de prijsetikettering in de ERP-software zijn alle noodzakelijke gegevens voor directe opvraging beschikbaar in een centrale SQL-database. Tijd- en kostenintensieve dubbele invoer vervalt. De verschillende etiketteringsvarianten kunnen met een verschillende automatiseringsgraad in de totale logistiek van het bedrijf worden geïntegreerd.

Transparante materiaal- en informatiestroom

De materiaal- en informatiestroom kon bij Grasmehr door het nieuwe ERP-systeem aanzienlijk transparanter worden ingericht. De inspanning binnen de waardeketen wordt tot een minimum gereduceerd, zodat een duidelijke stijging van de productiviteit waarneembaar is. Naast de optimalisaties in de prijsaanduiding en etikettering, de klantenbelevering evenals de productie zijn voor de vleeswarenfabrikant de logische en veelzeggende analyses in het kader van een managementinformatiesysteem van enorm belang. Actuele en gebruikersspecifieke informatie helpt het vlees- en worstwarenbedrijf daarbij, de eigen onderneming nog beter aan te sturen en solide besluitvormingsgrondslagen te creëren. Het Managementinformatiesysteem levert een belangrijke bijdrage aan een gefundeerde besluitvorming: De branchespecifieke IT-oplossing en nieuwe methoden en technieken voor gegevensverwerking hebben de mogelijkheden van managementondersteuning in onze bedrijfsprocessen enorm uitgebreid. Nu kunnen de bedrijfsgegevens snel en transparant worden omgezet in voor beslissingen relevante kennis. Tussen het opstellen van rapporten en de presentatie ervan zijn er geen tijdsloten meer. Zo duurt een analyse, die vroeger een heel weekend in beslag nam, vandaag nog maar 15 minuten.

Verdere IT-projecten gepland

Grasmehr heeft in de toekomst veel plannen en wil ook in de toekomst een zekere, gematigde groei realiseren. Daaraan moet de nieuwe IT-partner bijdragen met verdere modules in het kader van het bedrijfsbrede ERP-project. Zo plannen de Gaudernbachers binnenkort de invoering van de productiemodules met de planning en doorlopende productcalculatie. Daarnaast moet de Kwaliteitsborging in het ERP-systeem geïntegreerd worden, waardoor alle vereiste controles, metingen en beoordelingen in het kader van het QS-management in de processen van het totaalsysteem worden geïntegreerd.

www.grasmehr.de
www.winweb.de