Zapewnienie jakości i optymalizacja procesów

W dolnoaustriackiej firmie Fleischerei Berger wdrożono nowy system informatyczny „winweb-food“

Już od czterech pokoleń rodzina Berger prowadzi zakład mięsny w Dolnej Austrii. Rodzina Berger z Wilhelmsburga to firma rodzinna z krwi i kości, o czym świadczy między innymi fakt, że obecnie dwa pokolenia z pasją wspólnie nią kierują. Z tego, co pod koniec lat dwudziestych założyli pradziadkowie, a następnie rozwijali dziadkowie Franz i Gertrude Berger (w 1960 roku założyli przedsiębiorstwo zajmujące się handlem zwierzętami gospodarskimi i rzeźnymi), powstał nowoczesny zakład uboju, rozbioru i przetwórstwa spełniający standardy UE oraz wzorcowy wiejski zakład masarski.

Rodzina Berger jest synonimem jakości i tradycji, o czym można się przekonać wzrokiem i smakiem w tradycyjnym sklepie mięsnym przy głównym placu w Wilhelmsburg, gdzie zgodnie z dawną tradycją rzemieślniczą wytwarza się najróżniejsze wytrawne specjały. Można tu również znaleźć najwyższej jakości mięso wołowe i cielęce pochodzące z własnego uboju . Do 1996 roku w Wilhelmsburg nadal prowadzono ubój i sprzedaż. Aby sprostać rosnącym wymaganiom, rodzina Berger zbudowała w 1996 roku w pobliskim Rotheau nowoczesny zakład ubojowy, rozbiorowy i przetwórczy spełniający normy UE. „Choć tradycja jest bardzo ważna, zwłaszcza w obchodzeniu się ze zwierzętami i przy produkcji mięsa trzeba iść z duchem czasu” wyjaśnia Franz Berger sen.

Niedawno w firmie Berger wdrożono nowy system informatyczny „winweb-food“. Decyzja, który dostawca będzie odpowiednim partnerem w perspektywie długoterminowej, nie była łatwa, wspomina Franz Berger jun., z wykształcenia mistrz rzeźnictwa, który od kilku lat pracuje w firmie swoich rodziców: „Wybór systemu ERP jest bardzo delikatną kwestią, ponieważ system musi odwzorowywać i łączyć ze sobą wszystkie obecne i przyszłe wymagania przedsiębiorstwa.“

Zwłaszcza w branży mięsnej obowiązują bardzo rygorystyczne wymogi dotyczące takich kwestii jak identyfikowalność, klasyfikacja, zapewnienie jakości, etykietowanie itd., które ze względu na wrażliwy charakter produktów muszą zostać bezbłędnie obsłużone w możliwie najkrótszym czasie. Winweb oferuje kompletny system ERP-owy przeznaczony specjalnie dla branży mięsnej, który jest stale rozwijany, w połączeniu z wyjątkowo wysokimi kompetencjami branżowymi. Pani Berger wyjaśnia bowiem, czym się kierowała: „Bardzo zależało mi na znalezieniu partnera IT, który potrafi zrozumieć, odwzorować i zoptymalizować nasze złożone procesy. Winweb idzie z duchem czasu, ma wyraźny profil branżowy i jest przedsiębiorstwem średniej wielkości – zupełnie jak my.“

Wysokie wymagania jakościowe

Kwestia zapewnienia jakości ma w Berger priorytetowe znaczenie, ponieważ wytwarzane są zarówno konwencjonalne produkty wołowe, jak i produkty oznaczone znakiem jakości AMA. Zasadniczo wszystkie produkty podlegają kryteriom systemu znakowania wołowiny (BOS), który wymaga wysokiego poziomu kontroli i dokumentacji.

Ponadto znak jakości AMA jest urzędowo uznanym, niezależnym programem jakości Agrarmarkt Austria Marketing GmbH, obejmującym żywność produkowaną metodami konwencjonalnymi o ponadprzeciętnej jakości, podlegającą niezależnym kontrolom i o możliwym do prześledzenia pochodzeniu. Produkty AMA pochodzą wyłącznie z Austrii i są kontrolowane na wszystkich etapach, od chowu aż po produkt końcowy.

W ten sposób oprócz rodziny Berger w proces wyboru zaangażowano również kierownika ds. jakości, Ralpha Zickbauera. Zickbauer wyjaśnia specyficzne wymagania, które musi spełniać dostawca oprogramowania. „Prowadzimy ubój i rozbiór bydła zgodnie z programem jakości AMA, dlatego pełna identyfikowalność jest niezbędna. Przy sprzedaży dużych elementów mięsa należy zapewnić identyfikowalność aż do konkretnego hodowcy.“ Aby spełnić te wymagania, podczas uboju tworzy się partie obejmujące pojedyncze zwierzęta, które w winweb-food pozwalają ustalić dokładne pochodzenie i wszystkie istotne dane każdego zwierzęcia.

Na wejściu do rozbioru dla każdego dnia rozbioru, gatunku zwierząt i programu jakości tworzona jest powiązana z danymi poszczególnych zwierząt partia Zapewnia to etykietowanie partiowe lub indywidualne dla każdego zwierzęcia produktów rozbioru, jak również ich rejestrację przy wydaniu towaru wraz z umieszczeniem odpowiednich danych w dokumentach towarzyszących towarom.

Ponadto winweb-food generuje raport uzysku z rozbioru oraz automatyczne zgłoszenie AMA. „Winweb przekonał nas i zaprezentował rozwiązanie, które nie tylko spełnia nasze wymagania, lecz także jest znacznie łatwiejsze w obsłudze niż nasz dotychczasowy system i pozwala oszczędzać czas“, mówi Ralph Zickbauer.

Wdrożenie

Wdrożenia nowego systemu oprogramowania nie można porównywać z uruchomieniem nowej maszyny. Celem jest optymalizacja procesów biznesowych i w ten sposób rozpoczyna się proces, który stawia przed pracownikami wymagania, ponieważ wszystkie procesy w przedsiębiorstwie trzeba ponownie przeanalizować i ostatecznie odwzorować w oprogramowaniu. Te prace koncepcyjne prowadzone podczas fazy wdrożenia generują wciąż nowe wymagania, na które dostawca oprogramowania musi reagować. W firmie Berger wdrożenie przeprowadzono przy wsparciu doradczym Winweb i z naciskiem na transfer wiedzy. Po pierwszym spotkaniu typu kick-off, podczas którego wspólnie z klientem określa się podstawowe wymagania i opracowuje plan przebiegu wdrożenia, rozpoczyna się właściwe wdrożenie. Pracownicy klienta są w nie bezpośrednio angażowani i od samego początku uczą się, jak obsługiwać system. Działania zespołu konsultantów obejmują wizyty na miejscu, e-szkolenia za pośrednictwem „TeamViewer“, a także wsparcie telefoniczne. Podczas szkoleń wspólnie z pracownikami ustala się, jak optymalnie odwzorować każdy proces w oprogramowaniu i dokładnie wyjaśnia, jakie dane i w jaki sposób należy wprowadzać. Wsparcie telefoniczne jest dostępne pod austriackim numerem i służy pomocą w razie pojawienia się pytań, również aktualizacje są instalowane przez dział wsparcia technicznego w porozumieniu z klientem. „Podejście Winweb wielokrotnie sprawdziło się w praktyce i można to odczuć. Jeśli kilka dni po szkoleniu potrzebne jest przypomnienie, wystarczy sięgnąć po telefon i szybko można znów być na bieżąco“, mówi Franz Berger jun.

Na szczególne podkreślenie zasługuje oszczędność czasu. Franz Berger jun.: „Oszczędność ta powstaje na przykład podczas wydawania towarów, rejestrowania zamówień i etykietowania oraz importu danych ubojowych“. Na przykład etykiety są generowane automatycznie i dokładnie dla każdej sztuki na podstawie listy rozbioru tuszy. Podczas wydawania towarów produkty są skanowane i nie trzeba ich już ręcznie wprowadzać do systemu. „Uważamy, że dzięki Winweb jesteśmy doskonale przygotowani na wymagania przyszłości“, mówi Regina Berger.

www.berger-fleischer.at
www.winweb.de