Alle processen in één systeem

Posch verenigt gescheiden software voor receptuurbeheer, diepvriesopslag en handel

Posch uit het Opper-Beierse Aßling is een middelgroot, familiebedrijf. De totaalaanbieder van specialiteiten uit de slagerij ziet zichzelf als pionier op het gebied van bladerdeeg-, snack- en kalkoenspecialiteiten. 1000 klanten kiezen uit ongeveer 4000 artikelen, 13 diepvries- en gekoelde meerkamer-vrachtwagens zijn onderweg. Het ERP-systeem winweb-food ondersteunt Posch in de volledige procesketen van de levering bij de inkoop tot aan de klant.

25 jaar geleden ontwikkelde senior Helmut Posch al kalkoenproducten, nog steeds behoren deze artikelen tot de hardlopers van het assortiment. De pioniersgeest voor producten met een hoge conveniencegraad betaalde zich uit en liet het bedrijf groeien: Waren het in 1985 bij de verhuizing naar het bedrijfsgebouw in het industriegebied van Aßling nog twaalf medewerkers, in 2010 zorgden al 135 medewerkers voor hoge kwaliteit en frisse ideeën. Mijlpalen voor de technische uitrusting op deze weg waren de Voorraadbeheer met draadloze scanners in 2006 en de eerste certificering volgens de „International Food-Standard“ (IFS) een jaar later.

Selectieprocedure

Een jaar geleden werd een nieuw goederenbeheersysteem ingevoerd.
Om de juiste softwarepartner te vinden, heeft Richard Posch gekozen voor een meerfasige selectieprocedure met meerdere softwarehuizen: „Veiligheid heeft prioriteit. Een IT-beslissing is zeer gevoelig, omdat een ERP-systeem alle bedrijfsgebieden betreft en met elkaar verbindt.“ De beslissing voor Winweb Informationstechnologie GmbH werd genomen om zowel vakinhoudelijke als structurele redenen. Vakinhoudelijk was doorslaggevend dat het bedrijf uit Aldenhoven eenvoudige oplossingen biedt en een middelgrote softwareaanbieder is. De partnerschappelijke samenwerking met veel middelgrote leveranciers en klanten ziet men bij Posch als basis voor succes.

De uitgangssituatie toonde gescheiden softwaresystemen voor de Receptuurbeheer, de Diepvriesopslag en de handel. Doel was de afschaffing van de bestaande eilandoplossingen en de invoering van nieuwe ERP-software die alle processen in één systeem integreert.

Proceszekerheid en tijdsbesparing

Winweb biedt een compleet systeem, dat voortdurend verder wordt ontwikkeld, en heeft daarnaast ook jarenlange ervaring in de handel. Richard Posch benadrukt dat dit zich ook in de concurrentie op de markt in de betere technologie weerspiegelt. Bijvoorbeeld ook daarin, de Traceerbaarheid van een product sneller en beter weer te kunnen geven dan andere aanbieders. IT-manager Gerhard Karl beschrijft een bijzondere vakinhoudelijke uitdaging: „Wij hebben bij onze producten en bij onze klanten een enorme complexiteit.“ Artikelen worden als handelswaren ingekocht, maar zijn tegelijkertijd ook grondstof voor de Productie. Door de flexibiliteit bij het vervullen van individuele klantwensen ontstaat er een zeer complexe artikel- en klantgegevensstam.
Na de investeringsbeslissing voor winweb-food vindt de overname van de stamgegevens uit de oude systemen plaats. Gezien de complexiteit van de stamgegevens verliep de gegevensovername al goed. In sommige gevallen moest worden nabewerkt, bijvoorbeeld bij de manier van prijsbepaling, de prijseenheden en de levereenheden. Voor de zekerheid werd elk artikel daarna één keer op het scherm gecontroleerd – alles klopte.
Met het nieuwe systeem wordt tijd bespaard, bijvoorbeeld bij de orderinvoer, omdat de verkoper nu op zijn scherm sneller en overzichtelijker ziet wat de klant tot nu toe heeft gekocht. Door de winst aan overzicht ontstaan aanvullende aanbevelingen, die bij telefonische verkoop net zo belangrijk zijn als bij de Verkoop aan de balie. Verdere essentiële onderdelen van de geïntegreerde informatieverwerking zijn de mobiele gegevensregistratie met MDE-apparaten in de goederenontvangst en in de orderverzameling en het dynamische beheer van voorraadlocaties.

Projectrealisatie en service

Bij de invoering van een nieuw ERP-systeem ontstaat altijd een individueel verschillende inrichtings- en scholingsinspanning. Het systeem wordt bedrijfsoverschrijdend ingezet en moet dus door veel medewerkers worden gebruikt en uiteindelijk geaccepteerd worden. De noodzakelijke inrichtingswerkzaamheden werden stap voor stap op het systeem getoond en grotendeels direct door de latere gebruikers uitgevoerd. Door af te zien van klassikale scholingen ten gunste van het directe systeemcontact is een latere en autonome toepassing gemakkelijker. Naast de ter plaatse plaatsvindende inrichtings- en scholingswerkzaamheden staat de Winweb Support telefonisch bovendien beschikbaar bij vragen. Ook de verdere klantondersteuning, het installeren van updates en patches gebeurt door de support. Juist bij vragen tijdens de systeeminrichting vormt dit een goede aanvulling op de afspraken ter plaatse, snel is aan de telefoon een onderwerp weer opgefrist. Gerhard Karl maakt ook graag gebruik van de „TeamViewer“ als mogelijkheid voor onderhoud op afstand van het systeem. Daardoor kan een medewerker van Winweb op elke werkplek bij Posch inloggen, instellingen uitvoeren en direct op de pc van de gebruiker hulp bieden, zonder ter plaatse te zijn.

Richard Posch GmbH

- 125 medewerkers, 25 mln. EURO omzet

- Vakgroothandel voor verse en TK -levensmiddelen, totaalassortiment voor slagerijbenodigdheden

- Producent van diepvries-specialiteiten, focus op deeg- en kalkoenproducten