Alle processen in één systeem

Posch brengt afzonderlijke software voor receptuurbeheer, diepvriesopslag en groothandel samen

Posch uit Aßling in Opper-Beieren is een middelgroot familiebedrijf. De totaalleverancier van slagerijspecialiteiten beschouwt zichzelf als pionier op het gebied van bladerdeeg-, snack- en kalkoenspecialiteiten. 1000 klanten kiezen uit ongeveer 4000 artikelen, 13 diepvries- en gekoelde vrachtwagens met meerdere compartimenten zijn onderweg. Het ERP-systeem winweb-food ondersteunt Posch in de volledige procesketen, van de levering bij de inkoop tot aan de klant.

25 jaar geleden ontwikkelde Helmut Posch senior al kalkoenproducten, die nog altijd tot de hardlopers in het assortiment behoren. De pioniersgeest op het gebied van producten met een hoge conveniencegraad wierp zijn vruchten af en liet het bedrijf groeien: bij de verhuizing naar het bedrijfsgebouw op het bedrijventerrein van Aßling in 1985 telde het bedrijf nog twaalf medewerkers, maar in 2010 stonden al 135 medewerkers garant voor hoge kwaliteit en frisse ideeën. Technische mijlpalen op deze weg waren het magazijnbeheer met draadloze scanners in 2006 en de eerste certificering volgens de „International Food Standard“ (IFS) een jaar later.

Selectieprocedure

Een jaar geleden werd een nieuw ERP-systeem ingevoerd.
Om de juiste softwarepartner te vinden, koos Richard Posch voor een selectieprocedure in meerdere fasen met verschillende softwarebedrijven: „Veiligheid heeft prioriteit. Een IT-beslissing is zeer gevoelig, aangezien een ERP-systeem betrekking heeft op alle bedrijfsafdelingen en deze met elkaar verbindt.“ De keuze viel op Winweb Informationstechnologie GmbH vanwege zowel inhoudelijke als structurele redenen. Inhoudelijk was doorslaggevend dat het bedrijf uit Aldenhoven eenvoudige oplossingen biedt en een middelgrote softwareleverancier is. Bij Posch beschouwt men de samenwerking op basis van partnerschap met veel middelgrote leveranciers en klanten als basis voor succes.

De uitgangssituatie werd gekenmerkt door afzonderlijke softwaresystemen voor het receptuurbeheer, de diepvriesopslag en de handel. Het doel was om de bestaande losstaande oplossingen af te schaffen en nieuwe ERP-software in te voeren die alle processen in één systeem integreert.

Proceszekerheid en tijdsbesparing

Winweb biedt een totaalsysteem, dat voortdurend verder wordt ontwikkeld, en beschikt daarnaast over jarenlange ervaring in de handel. Richard Posch benadrukt dat dit in de concurrentiestrijd op de markt ook tot uiting komt in betere technologie. Dit komt bijvoorbeeld ook tot uiting in de manier, waarop de traceerbaarheid van een product sneller en beter kan worden weergegeven dan bij andere aanbieders. IT-manager Gerhard Karl beschrijft een bijzondere vakinhoudelijke uitdaging: „Wij hebben bij onze producten en onze klanten te maken met een enorme complexiteit.“ Artikelen worden als handelsgoederen ingekocht, maar zijn tegelijkertijd ook grondstoffen voor de productie. Door de flexibiliteit bij het voldoen aan individuele klantwensen ontstaat een zeer complex bestand met artikel- en klantstamgegevens.
Na de investeringsbeslissing voor winweb-food worden de stamgegevens uit de legacy-systemen overgenomen. Gelet op de complexiteit van de stamgegevens verliep zelfs de gegevensoverdracht goed. In enkele gevallen was nabewerking nodig, bijvoorbeeld bij de manier van prijsstelling, de prijseenheden en de leveringseenheden. Ter controle werd elk artikel daarna eenmaal op het scherm gecontroleerd – alles klopte.
Met het nieuwe systeem wordt tijd bespaard, bijvoorbeeld bij de orderinvoer, omdat de verkoper nu sneller en overzichtelijker op zijn scherm ziet wat de klant tot nu toe heeft gekocht. Door het betere overzicht ontstaan aanbevelingen voor aanvullende producten, die bij telefonische verkoop net zo belangrijk zijn als bij de verkoop aan de toonbank. Andere essentiële onderdelen van de geïntegreerde informatieverwerking zijn de mobiele gegevensregistratie met apparaten voor mobiele gegevensregistratie bij de goederenontvangst en orderverzameling en het dynamische magazijnlocatiebeheer.

Projectrealisatie en service

Bij de invoering van een nieuw ERP-systeem is altijd een per situatie verschillende configuratie- en trainingsinspanning nodig. Het systeem wordt in het hele bedrijf gebruikt en moet dus door veel medewerkers worden gebruikt en uiteindelijk worden geaccepteerd. De noodzakelijke configuratiewerkzaamheden werden stap voor stap in het systeem getoond en grotendeels rechtstreeks door de latere gebruikers uitgevoerd. Door klassikale trainingen achterwege te laten ten gunste van het directe contact met het systeem is later zelfstandig gebruik eenvoudiger. Naast de configuratie- en trainingswerkzaamheden op locatie staat de klantenservice van Winweb telefonisch ter beschikking voor aanvullende vragen. Ook de verdere klantbegeleiding, de installatie van updates en patches worden door de klantenservice verzorgd. Vooral bij vragen tijdens de systeemconfiguratie vormt dit een goede aanvulling op de afspraken op locatie, telefonisch kan een onderwerp snel weer worden opgefrist. Gerhard Karl gebruikt ook graag „TeamViewer“ als mogelijkheid voor onderhoud van het systeem op afstand. Daardoor kan een medewerker van Winweb op elke werkplek bij Posch inbellen, instellingen aanpassen en rechtstreeks op de pc van de gebruiker ondersteuning bieden, zonder ter plaatse te zijn.

Richard Posch GmbH

- 125 medewerkers, 25 mln. EURO omzet

- Gespecialiseerde groothandel in verse en diepvrieslevensmiddelen, totaalleverancier voor slagerijbenodigdheden

- Producent van diepvriesspecialiteiten, met de nadruk op deegwaren en kalkoenproducten