In slechts één jaar werd het ERP-systeem winweb-food ingevoerd bij vlees- en worstwaren Korch in Radeberg.

Radeberger Fleisch- en worstwaren Korch en het softwarehuis Winweb hebben voorgedaan hoe snel een complete systeemwissel kan plaatsvinden – natuurlijk tijdens de lopende werkzaamheden. Kick-Off-afspraak ter plaatse in Radeberg was op 14. januari 2019, de livegang startte op 6. januari 2020. „Bij een bedrijf van deze grootte met ongeveer 400 medewerkers, die wekelijks rond 65 ton vlees verwerken, geen kleinigheid“, zegt Winweb-directeur Willi von Berg. Tijd voor een terugblik na ruim een jaar met het nieuwe ERP-systeem winweb-food. Felix Alber kan zich zijn eerste tijd als nieuwe directeur bij Radeberger Fleisch- en worstwaren Korch nog goed herinneren: „Ik ben hier in september 2018 begonnen en was al in december totaal geïrriteerd door het bestaande ERP-systeem: geen consistentie, atypisch in de bediening, verschillende modules, extreem langzaam en beroerde support“, somt Alber op.

Topprioriteit ERP-systeem

En daarbij zijn cijfers die met een druk op de knop winsten of verliezen weerspiegelen, voor de voormalige bedrijfsadviseur het allerbelangrijkste in de bedrijfsvoering: „Vandaag de dag loopt niets meer op buikgevoel, het loopt op cijfers. Men heeft transparantie nodig voor zuivere beslissingen, om vragen te kunnen beantwoorden zoals: Waar verdienen we geld en waar niet?“, vat Alber zijn instelling kernachtig samen. En zo stond zijn besluit snel vast: „Wij hadden dringend een nieuw ERP-systeem nodig.“ Na enkele gesprekken met potentiële softwarehuizen was het duidelijk: „De gesprekken met Winweb waren echt goed, je merkte meteen, zij hebben verstand van wat ze doen, en bovendien bijzonder veel ervaring in onze branche“, aldus Alber. Natuurlijk was er onder het personeel aanvankelijk scepsis, maar Alber maakte het onderwerp tot een absolute zaak voor de directie: „Alleen maar te zeggen, doen jullie maar, dat werkt niet; iedereen moet meedoen, zo'n omschakeling is een teamprestatie“, legt de 47-jarige uit.

Bovendien had hij duidelijk gemaakt dat hij een sturingsinstrument met goede,betrouwbare gegevens heb nodig: „Anders is dat zoals autorijden zonder licht: In de volgende bocht vliegt men van de weg.“

Snel werd een projectteam rond hoofdcontroller Dirk Oswald opgezet: „Ik stond van meet af aan volledig achter de omschakeling, ook al was dat qua werkbelasting een zware tijd.“ Ook van de partij was slagermeester Frank Schönfeld met zijn goede band met de collega’s in de productie. „IT-technisch“, aldus Alber, „was de omschakeling eerder triviaal. Doorslaggevend en tijdrovend was de vraag hoe wij onze processen willen weergeven – daar hebben we maanden over nagedacht.“ Ondersteuning kwam daarbij van Pascal Eckerscham, Senior Consultant en projectleider bij Winweb, die zijn jarenlange ervaring kon inbrengen: Hoe beeld je het productieproces zo af dat het de werkelijkheid zo dicht mogelijk benadert? Hoe wordt wat geboekt? Hoe worden recepturen aangemaakt en hoe kan de Batchtracering volledig gedocumenteerd worden? Hoe verloopt een opdracht van begin tot eind? „Dat was in het begin als droogzwemmen“, herinnert Alber zich.

Gegevens bijgewerkt

Vervolgens werden niet simpelweg de gegevens uit het oude systeem overgenomen, maar gedetailleerd herzien, opgeschoond en pas daarna in winweb-food ingevoerd. „De stamgegevens opschonen en alle gegevens categoriseren, was bijzonder belangrijk“, aldus Alber. Controller Oswald herinnert zich deze tijd goed: „Terwijl de bedrijfsvoering nog met het oude systeem moest draaien, hebben we gelijktijdig winweb- food ingericht.“ Dankzij het goede voorwerk kon in januari 2020 vervolgens alles in één keer van het oude systeem naar winweb-food worden omgezet. „Dat was voor ons het bijzondere aan dit project“, zegt Pascal Eckerscham. „Omdat alle gebieden in elkaar grijpen, moesten ook alle processen vanaf dag één van de omschakeling direct overkoepelend functioneren.“ Dat dit goed is gelukt, lag zeker ook daaraan dat de invoering bij Winweb in een mix van online- en afspraken op locatie efficiënt werd gecoördineerd.

Bij de goederenontvangst worden sindsdien de bestelde hoeveelheden met de geleverde werkelijke hoeveelheden vergeleken en tegelijkertijd worden QS-inspectieplannen opgevraagd. Vervolgens worden de facturen voor de aangekomen goederen in het systeem gecontroleerd, in de geïntegreerde Documentmanagementsysteem toegewezen en aan de financiële boekhouding doorgegeven.

(Deel 2 volgt)

De Radeberger Fleisch- und Wurstwaren Korch GmbH, opgericht in 1991 en voortgekomen uit een slagerij in Silezië, verwerkt en verkoopt met circa 400 medewerkers 140 ton ham- en worstproducten per week. De jaaromzet bedraagt ongeveer 50 miljoen euro. De producten worden onder het merk „Original Radeberger“ in heel Duitsland in de zelfbedieningsschappen aangeboden, maar ook aan de versbalies in de regionale detailhandel en in het eigen filiaalnetwerk verkocht. „Original Radeberger“ heeft met tot 90 procent een hoge merkbekendheid in de oostelijke deelstaten.

www.korch.de
www.winweb.de