Snel, sneller Korch – deel 1

In slechts één jaar tijd werd het ERP-systeem winweb-food bij Fleisch- und Wurstwaren Korch in Radeberg geïmplementeerd.

Radeberger Fleisch- und Wurstwaren Korch en softwarehuis Winweb hebben laten zien hoe snel een volledige systeemmigratie kan verlopen – uiteraard terwijl het bedrijf gewoon doordraait. De kick-off op locatie in Radeberg vond plaats op 14 januari 2019, de ingebruikname begon op 6 januari 2020. „Bij een bedrijf van deze omvang met ongeveer 400 medewerkers, die wekelijks circa 65 ton vlees verwerken, is dat geen sinecure“, zegt Winweb-directeur Willi von Berg. Tijd voor een terugblik na ruim een jaar met het nieuwe ERP-systeem winweb-food. Felix Alber herinnert zich zijn eerste periode als nieuwe directeur bij Radeberger Fleisch- und Wurstwaren Korch nog goed: „Ik ben hier in september 2018 begonnen en was in december al helemaal klaar met het bestaande ERP-systeem: geen consistentie, onlogische bediening, verschillende modules, extreem traag en belabberde ondersteuning“, somt Alber op.

ERP-systeem is een zaak voor de directie

Daarbij zijn cijfers die met één druk op de knop winst of verlies weergeven voor de voormalige bedrijfsadviseur essentieel voor de bedrijfsvoering: „Tegenwoordig gebeurt niets meer op basis van onderbuikgevoel, maar op basis van cijfers. Voor gedegen beslissingen is transparantie nodig, zodat vragen kunnen worden beantwoord als: Waar verdienen we geld en waar niet?“, vat Alber zijn visie samen. Zijn besluit stond dan ook al snel vast: „We hadden dringend een nieuw ERP-systeem nodig.“ Na enkele gesprekken met potentiële softwareleveranciers was het duidelijk: „De gesprekken met Winweb waren echt goed. Je merkte meteen dat ze verstand hebben van wat ze doen en bovendien bijzonder veel ervaring hebben in onze branche“, aldus Alber. Natuurlijk was er aanvankelijk scepsis onder de medewerkers, maar Alber maakte het onderwerp tot een absolute topprioriteit: „Alleen maar zeggen: regelen jullie het maar, werkt niet; iedereen moet meedoen, zo’n overstap is teamwerk“, legt de 47-jarige uit.

Bovendien had hij duidelijk gemaakt dat hij een sturingsinstrument met goede, betrouwbare gegevens nodig had: „Anders is het als autorijden zonder licht: in de volgende bocht raakt men van de weg.“

Al snel werd een projectteam rond hoofdcontroller Dirk Oswald samengesteld: „Ik stond vanaf het begin volledig achter de overstap, ook al was het qua werkdruk een zware tijd.“ Ook slagermeester Frank Schönfeld maakte er deel van uit, met zijn goede band met de collega’s in de productie. „IT-technisch“, aldus Alber, „was de overstap vrij eenvoudig. Doorslaggevend en tijdrovend was de vraag hoe we onze processen wilden vormgeven – daar hebben we maanden over nagedacht.“ Daarbij kregen ze ondersteuning van Pascal Eckerscham, senior consultant en projectleider bij Winweb, die zijn jarenlange ervaring kon inbrengen: Hoe geeft men het productieproces zo weer dat het de werkelijkheid zo dicht mogelijk benadert? Hoe wordt wat geregistreerd? Hoe worden recepturen aangemaakt en hoe kan de traceerbaarheid van batches volledig worden gedocumenteerd? Hoe verloopt een order van begin tot eind? „In het begin was het als droogzwemmen“, herinnert Alber zich.

Gegevens bijgewerkt

Vervolgens werden de gegevens uit het oude systeem niet zomaar overgenomen, maar grondig herzien, opgeschoond en pas daarna in winweb-food geïmporteerd. „Het opschonen van de stamgegevens en het categoriseren van alle informatie was bijzonder belangrijk“, aldus Alber. Controller Oswald herinnert zich die periode nog goed: „Terwijl het bedrijf nog met het oude systeem moest werken, hebben we tegelijkertijd winweb- food ingericht.“ Dankzij de goede voorbereiding kon in januari 2020 alles in één keer van het oude systeem naar winweb-food worden overgezet. „Dat was voor ons het bijzondere aan dit project“, zegt Pascal Eckerscham. „Omdat alle afdelingen met elkaar verweven zijn, moesten ook alle processen vanaf de eerste dag na de overstap integraal functioneren.“ Dat dit goed is verlopen, kwam ongetwijfeld mede doordat de implementatie bij Winweb efficiënt werd gecoördineerd door onlineafspraken en afspraken op locatie te combineren.

Bij de goederenontvangst worden sindsdien de bestelde hoeveelheden vergeleken met de geleverde werkelijke-hoeveelheden en worden tegelijkertijd QA-inspectieplannen opgevraagd. Vervolgens worden de facturen voor de ontvangen goederen in het systeem gecontroleerd, in het geïntegreerde documentmanagementsysteem gekoppeld en aan de financiële administratie doorgegeven.

(Deel 2 volgt)

Die Radeberger Fleisch- und Wurstwaren Korch GmbH, opgericht in 1991 en voortgekomen uit een slagerijbedrijf in Silezië, verwerkt en verkoopt met circa 400 medewerkers 140 ton ham en worstproducten per week. De jaaromzet bedraagt ongeveer 50 miljoen euro. De producten worden onder het merk „Original Radeberger“ in heel Duitsland aangeboden in de zelfbedieningsschappen, maar ook verkocht aan de versafdelingen van de regionale detailhandel en in het eigen filialennetwerk. „Original Radeberger“ geniet met maximaal 90 procent een hoge naamsbekendheid in de oostelijke deelstaten.

www.korch.de
www.winweb.de