Snel, sneller Korch – deel 1

In slechts één jaar werd het ERP-systeem winweb-food bij Fleisch- und Wurstwaren Korch in Radeberg ingevoerd.

Radeberger Fleisch- und Wurstwaren Korch en het softwarebedrijf Winweb hebben voorgedaan hoe snel een complete systeemwissel kan plaatsvinden – natuurlijk tijdens lopende werkzaamheden. Kick-Off-afspraak ter plaatse in Radeberg was op 14 januari 2019, de livegang startte op 6 januari 2020. „Bij een onderneming van deze omvang met ongeveer 400 medewerkers, die wekelijks rond 65 ton vlees verwerken, geen kleinigheid“, zegt Winweb-directeur Willi von Berg. Tijd voor een terugblik na ruim een jaar met het nieuwe ERP-System winweb-food. Felix Alber kan zich zijn eerste tijd als nieuwe directeur bij Radeberger Fleisch- und Wurstwaren Korch nog goed herinneren: „Ik ben hier in september 2018 begonnen en was al in december totaal geïrriteerd door het aanwezige ERP-System: geen consistentie, atypisch in de bediening, verschillende modules, extreem traag en beroerde support“, somt Alber op.

Chefsache ERP-systeem

En daarbij zijn cijfers die met één druk op de knop winsten of verliezen weergeven, voor de voormalige bedrijfsadviseur het alfa en omega in de bedrijfsvoering: „Vandaag de dag loopt niets meer via het onderbuikgevoel, het loopt via cijfers. Je hebt transparantie nodig voor zuivere beslissingen, om vragen te kunnen beantwoorden zoals: Waar verdienen we geld en waar niet?“, vat Alber zijn instelling kernachtig samen. En zo stond zijn besluit snel vast: „Wij hadden dringend een nieuw ERP-systeem nodig.“ Na enkele gesprekken met potentiële softwarehuizen was duidelijk: „De gesprekken met Winweb waren echt goed, je merkte meteen, zij hebben verstand van wat ze doen, en bovendien bijzonder veel ervaring in onze branche“, aldus Alber. Natuurlijk was er onder het personeel aanvankelijk scepsis, maar Alber maakte het onderwerp tot een absolute zaak voor de directie: „Alleen maar zeggen, doen jullie het maar, dat werkt niet; iedereen moet meedoen, zo’n omschakeling is een teamprestatie“, legt de 47-jarige uit.

Bovendien had hij duidelijk gemaakt dat hij een sturingsinstrument met goede, betrouwbare gegevens heb nodig: „Anders is dat zoals autorijden zonder licht: In de volgende bocht vlieg je van de weg.“

Snel werd een projectteam rond hoofdcontroller Dirk Oswald opgezet: „Ik stond vanaf het begin volledig achter de omschakeling, ook al was het qua werkbelasting een zware tijd.“ Ook van de partij was slagermeester Frank Schönfeld met zijn goede band met de collega's in de productie. „IT-technisch“, aldus Alber, „was de omschakeling eerder triviaal. Doorslaggevend en tijdrovend was de vraag hoe wij onze processen willen weergeven – daar hebben we maanden over nagedacht.“ Ondersteuning kwam daarbij van Pascal Eckerscham, Senior Consultant en projectleider bij Winweb, die zijn jarenlange ervaring kon inbrengen: Hoe breng je het productieproces zo in beeld dat het zo dicht mogelijk bij de realiteit komt? Hoe wordt wat geboekt? Hoe worden recepturen aangemaakt en hoe kan de Batchtracering naadloos gedocumenteerd worden? Hoe verloopt een opdracht van begin tot eind? "Dat was in het begin als droogzwemmen", herinnert Alber zich.

Gegevens bijgewerkt

Vervolgens werden niet eenvoudigweg de gegevens uit het oude systeem overgenomen, maar gedetailleerd herzien, opgeschoond en pas daarna in winweb-food ingevoerd. „De stamgegevens opschonen en alle gegevens categoriseren, was bijzonder belangrijk“, aldus Alber. Controller Oswald herinnert zich die tijd nog goed: „Terwijl de bedrijfsvoering nog met het oude systeem moest doorgaan, hebben we tegelijkertijd winweb- food ingericht.“ Dankzij het goede voorbereidende werk kon in januari 2020 dan alles in één keer van het oude systeem naar winweb-food worden omgezet. „Dat was voor ons het bijzondere aan dit project“, zegt Pascal Eckerscham. „Omdat alle gebieden in elkaar grijpen, moesten ook alle processen vanaf dag één van de omschakeling overkoepelend functioneren.“ Dat dit goed is gelukt, kwam zeker ook doordat de implementatie bij Winweb efficiënt werd gecoördineerd in een mix van online- en afspraken ter plaatse.

In de goederenontvangst worden sindsdien de bestelde hoeveelheden met de geleverde werkelijke hoeveelheden vergeleken en tegelijkertijd worden QS-inspectieplannen opgevraagd. Aansluitend worden de facturen voor de aangekomen goederen in het systeem gecontroleerd, in het geïntegreerde Documentmanagementsysteem toegewezen en naar de financiële boekhouding verzonden.

(Deel 2 volgt)

De Radeberger Fleisch- und Wurstwaren Korch GmbH, opgericht in 1991 en voortgekomen uit een slagerij in Silezië, verwerkt en verkoopt met circa 400 medewerkers 140 ton ham- en worstproducten per week. De jaaromzet bedraagt ongeveer 50 miljoen euro. De producten worden onder het merk „Original Radeberger“ in heel Duitsland aangeboden in de zelfbedieningsschappen, maar ook verkocht aan de versbalies in de regionale detailhandel en in het eigen filialennetwerk. „Original Radeberger“ heeft met tot 90 procent een hoge merkbekendheid in de oostelijke deelstaten.

www.korch.de
www.winweb.de