Jedno oprogramowanie do wszystkiego

Metzgerei Kleiber z siedzibą główną w Memmingen korzysta z systemu ERP winweb-food między innymi jako systemu obsługi zamówień, informacji i analiz dla dziewięciu własnych filii, które każdego ranka – podobnie jak zewnętrzni klienci hurtowi – są zaopatrywane w świeże towary.

Niech Państwo zobaczą, poczują zapach i posmakują tego, co czyni nasze mięso i nasze wędliny tak wyjątkowymi. Niech Państwo odwiedzą jeden z naszych sklepów, zadadzą nam pytania, wystawią nas na próbę.

Tak reklamuje się na swojej stronie internetowej firma Michael Kleiber GmbH z siedzibą główną w Memmingen w regionie Allgäu. I rzeczywiście, gdy podda się tę obietnicę próbie i odwiedzi jeden z dziewięciu oddziałów w Allgäu lub Szwabii, trudno oderwać wzrok: karkówka wieprzowa, czerwony salceson prasowany, wąska łopatka wołowa lub nerki krojone w paski leżą obok kiełbasek do smażenia, steków i kotletów. Bogatą ofertę uzupełniają liczne sałatki własnej produkcji, dania gotowe do przyrządzenia, wyroby wędliniarskie i wędliny w plastrach.

Zwierzęta pochodzą od rolników, których wybrała firma Kleiber, a którzy produkują wyłącznie dla rzeźnika z Memmingen – dzięki czemu również on może mieć wpływ na chów. „My prowadzimy ubój samodzielnie i wykorzystujemy wszystko“, mówi Michael Kleiber jr. „Tylko dzięki ścisłej współpracy obejmującej wszystkie etapy produkcji mięsa można z powodzeniem wytwarzać zdrowe i smaczne mięso oraz wędliny, które można spożywać z czystym sumieniem“, mówi młodszy szef firmy.

Koniec z odizolowanymi rozwiązaniami

Każdego ranka dostawy trafiają do dziewięciu własnych sklepów firmowych oraz zewnętrznych klientów hurtowych. Aby logistyka działała sprawnie, a wszystkie produkty docierały na miejsce jak najświeższe, ta szwabska firma współpracuje z Winweb. Specjalista IT od ponad 20 lat oferuje rozwiązania branżowe do zarządzania procesami biznesowymi. „Dotychczas mieliśmy wyłącznie odrębne rozwiązania systemowe”, informuje Kleiber jr. „Z czasem zaczęło nam to sprawiać trudności, ponieważ doprowadziło do problemów z interfejsami. Dlatego chcieliśmy już tylko jednego oprogramowania, które potrafi wszystko i zapewnia nam najlepsze możliwe wsparcie”, wyjaśnia 35-latek, który doskonale zdawał sobie sprawę, że w ten sposób infrastruktura IT w jego firmie musi odejść od pojedynczych rozwiązań na rzecz ustandaryzowanych procesów. „Wspólnie z Winweb pracujemy teraz nad wdrożeniem naszych szczególnych wymagań”, dodaje Kleiber jr.

Pracownicy odpowiedzialni za zamówienia w filiach zamawiają za pomocą specjalnie opracowanych formularzy na komputerach z ekranem dotykowym, które znajdują się we wszystkich sklepach, bezpośrednio w czasie rzeczywistym w winweb-food towary na następny dzień. „Dzięki temu wprowadzanie zamówień staje się znacznie łatwiejsze i bezpieczniejsze oraz przebiega znacznie szybciej“, mówi Kleiber jr. Można nawet wyświetlić ilości zamówione w poprzednim tygodniu i tego samego dnia rok wcześniej, aby zapewnić kierownictwu filii konkretne informacje ułatwiające podejmowanie decyzji. Nieliczni klienci hurtowi, których obsługuje Kleiber, zamawiają do godziny 17 telefonicznie, faksem lub e-mailem produkty potrzebne na następny dzień, a zamówienia te są ręcznie wprowadzane do systemu ERP winweb-food.

Sprawniejsza kompletacja zamówień

W centrali w Memmingen sześć razy w tygodniu noc zamienia się w dzień, gdy o 3:30 zamówione artykuły są za pomocą winweb-food kompletowane i ważone, a wydanie towaru jest rejestrowane w winweb-food. Podczas kompletacji najpierw na ekranie dotykowym wyświetlane są zamówienia poszczególnych filii i klientów hurtowych: wiersz realizacji z artykułem, zamówioną i zrealizowaną ilością oraz numerem partii.

Artykuł po artykule zamówienie jest kompletowane, aż zostanie osiągnięta żądana ilość dla danego klienta. Jeśli na koniec waga wskaże wartość inną niż masa obliczona przez system ERP, winweb-food wyświetli ostrzeżenie. Ma to zapewnić dostarczenie dokładnie takiej ilości, jaka została zamówiona. „W ten sposób winweb-food wymusza na nas większą dokładność”, wyjaśnia Kleiber jr. Wczesnym rankiem towary są następnie dostarczane własnymi samochodami ciężarowymi. „Zmiana sposobu kompletacji zamówień była naprawdę trudna”, wspomina Kleiber jr., ponieważ procesy były już mocno utrwalone. „Stopniowo wszystko jednak wraca do rutyny”, mówi młodszy szef, który wie, że dzięki winweb-food wiele procesów można uprościć i usprawnić. Rejestrowanie danych stało się znacznie bardziej szczegółowe, a liczba błędów wyraźnie spadła. „To oczywiście obniża koszty”, mówi Kleiber jr.

Wszystko tworzy spójną całość

Podczas gdy zamówione produkty są kompletowane w centrali w Memmingen, winweb-food automatycznie przesyła przez Internet do wag w dziewięciu filiach wszystkie informacje o artykułach wraz z cenami, które zostały wyliczone poprzedniego wieczoru w centrali. Na koniec każdego dnia sprzedaży dane o sprzedaży są ponownie pobierane online z wag na podstawie danych z paragonów i wykorzystywane na potrzeby rozliczeń filii i analiz. Na potrzeby fiskalizacji winweb-food archiwizuje wszystkie transakcje w sposób kompletny. W Kleiber szczególną uwagę zwraca się na analizę poszczególnych filii: Obroty poszczególnych sklepów są codziennie kontrolowane oraz porównuje się dane takie jak liczba i wartość sprzedaży na klienta z tym samym dniem poprzedniego roku. Analiza filii w winweb-food umożliwia również kontrolowanie działań reklamowych.

Ponadto system zarządzania sprzedażą wyświetla między innymi średnie ceny w porównaniu z poprzednim rokiem. Wszystkie dane są gromadzone w systemie informacji zarządczej winweb-food, w którym można przeglądać różne analizy dotyczące oddziałów i dużych odbiorców. „We współpracy z Winweb jesteśmy dopiero na początku“, mówi Michael Kleiber jr. „Stopniowo chcemy przenieść wszystkie procesy do winweb-food. Z pewnością będzie nas to jeszcze kosztować sporo wysiłku, ale wtedy wreszcie będziemy mieli wszystko w jednym, spójnym systemie.“     

www.kleiber-metzgerei.de
www.winweb.de