IT bij de Käserebellen

Eindgebruikers en boeren houden evenveel van de Käserebellen uit Steingaden: De omzet is in de afgelopen tien jaar verachtvoudigd tot 40 mln. € en ook het aantal „Heumilchbauern“ verdubbelde zich in deze periode. Eveneens al meer dan tien jaar worden alle belangrijke processen in het sterk groeiende bedrijf aangestuurd via de bedrijfssoftware winweb-food. Hoe functioneren de Käserebellen intern? Tijdens een rondgang door het bedrijf leggen marketingdirecteur Matthias Köpf en IT-manager Tino Winterhalter dit uit. In Goederenontvangst moeten jaarlijks 28 mln. kg hooimelk van in totaal 290 boeren worden geregistreerd. Daaruit wordt dan in de loop van een jaar 2.800t hooimelkkaas geproduceerd in een breed productassortiment van „Bio-Bergsteigerkaas“ via „Bio-Wiesenkaas“, „Bio-Scheunenkaas“ tot innovaties zoals „Bio-Rüblikaas“. De verkoop gaat rechtstreeks naar 25 winkels, die zowel in het franchisesysteem alsook als eigen winkels worden beheerd. Verdere verkoopkanalen zijn de klassieke groothandelsweg naar supermarkten, slagerijen en delicatessenwinkels. In het adresbestand staan daarnaast 15.000 eindverbruikers, die via de onlineshop bestellen en direct worden beleverd. De software die dit alles aanstuurt, heet winweb-food. Sinds 2002 is het bedrijf ongeveer acht keer zo groot geworden en bovendien in zijn structuur veel complexer geworden. En precies hier spreekt Winterhalter zijn waardering uit voor de softwarepartner: „Ons systeem was al op deze groei ingesteld. Normaal zou het zo zijn dat een veel groter geworden bedrijf ook een heel andere softwareoplossing nodig heeft.“

Software-focus op levensmiddelen

Het klantzwaartepunt van de aanbieder Winweb uit Aldenhoven ligt in de vleesverwerking. Is kaas niet een heel andere business? Netwerkbeheerder Tino Winterhalter, zelf opgeleid slager en „bedrijfseconoom specialisatie vlees“ moet glimlachen: „De dierlijke levensmiddelen vlees en kaas hebben veel parallellen, zowel technologisch als ook wat betreft de verkoop via de handel en vooral de bedieningstoonbank“. Maar bovenal is de software van een gespecialiseerde aanbieder uit de levensmiddelenbranche al afgestemd op de naleving van belangrijke wettelijke voorschriften. Als steekwoorden noemt Winterhalter de levensmiddelenhygiënerechtelijke voorschriften en de consumentenbescherming. Zo is de traceerbaarheid van partijen een eis die wetgever, handel en consumenten bij melk- en vleesproducten in gelijke mate stellen.
Bij de vraag wat doorslaggevend was voor de investering, stuit men op de verbinding „Kaas en vlees“. Tino Winterhalter licht toe: „De voormalige algemeen directeur van het bedrijf Schwarzwaldfleisch en de eigenaar van de Käserebellen, Sepp Krönauer, kennen elkaar al vele jaren persoonlijk. Zo stond aan het begin de ervaring van een tevreden gebruiker van winweb-food uit de vleessector.“

Prijs-kwaliteit

Ondanks de bevestiging door verdere positieve gebruikerservaringen liet Krönauer een zorgvuldige prijs-/prestatievergelijking van verschillende aanbieders uitvoeren. En toen daarbij duidelijk werd dat Winweb ook wat betreft aanschaf- en onderhoudsprijs ten opzichte van de geboden prestatie een goede verhouding biedt, had Winweb deze concurrentiestrijd gewonnen.
Vandaag is veel van wat de geïntegreerde bedrijfssoftware presteert, een alledaagse vanzelfsprekendheid geworden. „Toen het systeem in 2002 bij ons werd geïmplementeerd, was de probleemloze Koppeling van de etikettering rechtstreeks vanuit het Warenwirtschaftssystem was al een revolutie“, herinnert Winterhalter zich, die destijds als externe adviseur in het bedrijf werkte. Ook de huidige marketingmanager Matthias Köpf weet nog goed hoe hij werd ingewerkt in het gebruik van het systeem: „Ik werd gewoon ernaast gezet. Toen heeft een collega mij uitgelegd hoe het inkoop- en het verkoopscherm op het beeldscherm eruitziet. Ongeveer vijf minuten later heb ik zelf gegevens ingevoerd. Het systeem is werkelijk zo gestructureerd dat de nieuwe medewerker gemakkelijk en intuïtief zijn weg vindt.“
Winterhalter beaamt dat en baseert zich ook op zijn ervaringen van de CeBit 2014 in Hannover: „Ik heb op de beurs precies bekeken wat er is, wat welke systemen kunnen. Toen ik dan weer thuis was, wist ik heel zeker: De centrale gebieden inkoop en verkoop heb ik nog nooit beter gezien dan bij Winweb.“

Speciale wensen

Op meer dan 40 werkplekken in alle bedrijfsafdelingen werken vandaag medewerkers met winweb-food, het „toonaangevende systeem van ons bedrijf“, zoals Tino Winterhalter beoordeelt.
De implementatie van bedrijfssoftware omvat altijd ook het uitvoeren van speciale wensen. Winterhalter: „Bijvoorbeeld op de gebieden Voorraadboekhouding en Traceerbaarheid van chargeshadden we speciale vereisten. Winweb heeft deze goed uitgevoerd. En als iets voor ons niet duidelijk was, dan was er altijd een snel en competent antwoord.“
Ten slotte geven de beide kaasrebellen Winterhalter en Köpf hun bedrijfssoftware ook op die gebieden topcijfers, waarop ook een brancheonderzoek al een onderscheiding aan Winweb toekende: Het gaat om het gebied scholing voor het systeem. Daarvoor had Trovarit AG uit Aken onlangs met ondersteuning van de Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule 48 softwareaanbieders beoordeeld. De beste tevredenheid op het gebied van branchesoftware behaalde Winweb daarbij. Uitstekende afzonderlijke cijfers hebben betrekking op „Branchecompetentie“ en „Betrokkenheid“ (telkens cijfer 4,77 van maximaal 5,00) en „Medewerkersscholing“ (cijfer 4,69).

www.kaeserebellen.com
www.winweb.de