IT bij Käserebellen

Eindconsumenten en boeren zijn even enthousiast over de Käserebellen uit Steingaden: De omzet is de afgelopen tien jaar verachtvoudigd tot 40 mln. € en ook het aantal „hooimelkboeren“ is in deze periode verdubbeld. Ook worden alle belangrijke processen in het snelgroeiende bedrijf al meer dan tien jaar aangestuurd via de bedrijfssoftware winweb-food. Hoe werken de Käserebellen intern? Tijdens een rondleiding door het bedrijf geven marketingmanager Matthias Köpf en IT-manager Tino Winterhalter uitleg. Bij de goederenontvangst moet jaarlijks 28 mln. kg hooimelk van in totaal 290 boeren worden geregistreerd. Daarvan wordt vervolgens in de loop van een jaar 2.800 t hooimelkkaas geproduceerd in een breed productassortiment van „Bio-Bergsteigerkäse“ via „Bio-Wiesenkäse“, „Bio-Scheunenkäse“ tot innovaties zoals de „Bio-Rüblikäse“. De producten worden rechtstreeks verkocht aan 25 winkels, die zowel volgens een franchisesysteem als eigen winkels worden geëxploiteerd. Andere verkoopkanalen zijn de klassieke groothandel naar supermarkten, slagerijen en delicatessenwinkels. Het adressenbestand bevat daarnaast 15.000 eindconsumenten, die via de webshop bestellen en rechtstreeks worden beleverd. De software die dit alles aanstuurt, heet winweb-food. Sinds 2002 is het bedrijf ongeveer acht keer zo groot geworden en bovendien qua structuur veel complexer geworden. En juist op dit punt spreekt Winterhalter zijn waardering uit voor de softwarepartner: „Ons systeem was al op deze groei voorbereid. Normaal gesproken zou een veel groter geworden bedrijf ook een geheel andere softwareoplossing nodig hebben.“

Softwarefocus op voedingsmiddelen

De klantenkring van aanbieder Winweb uit Aldenhoven bestaat voornamelijk uit vleesverwerkende bedrijven. Is kaas niet een heel andere tak van sport? Netwerkbeheerder Tino Winterhalter, zelf opgeleid tot slager en „bedrijfseconoom met als specialisatie vlees“ moet glimlachen: „De dierlijke voedingsmiddelen vlees en kaas hebben veel overeenkomsten, zowel technologisch als wat betreft de verkoop via de handel en met name via de bedieningsbalie“. Maar bovenal is de software van een gespecialiseerde aanbieder uit de voedingsmiddelenbranche al ingericht op de naleving van belangrijke wettelijke voorschriften. Winterhalter noemt als kernbegrippen de levensmiddelenhygiënevoorschriften en de consumentenbescherming. Zo is traceerbaarheid van partijen een vereiste die wetgevers, handel en consumenten zowel aan zuivelproducten als aan vleesproducten stellen.
Bij de vraag wat doorslaggevend was voor de investering, komt men uit bij de combinatie „kaas en vlees“. Tino Winterhalter legt uit: „De voormalige directeur van het bedrijf Schwarzwaldfleisch en de eigenaar van Käserebellen, Sepp Krönauer, kennen elkaar al vele jaren persoonlijk. Aan de basis stond dus de ervaring van een tevreden gebruiker van winweb-food uit de vleessector.“

Prijs-kwaliteitverhouding

Ondanks de invloed van andere positieve gebruikerservaringen liet Krönauer een zorgvuldige prijs-prestatievergelijking van verschillende aanbieders uitvoeren. En toen daarbij duidelijk werd dat Winweb ook wat betreft aanschaf- en onderhoudskosten een goede verhouding tot de geboden prestaties biedt, had Winweb deze concurrentiestrijd gewonnen.
Tegenwoordig is veel van wat de geïntegreerde bedrijfssoftware biedt, dagelijkse vanzelfsprekendheid geworden. „Toen het systeem in 2002 bij ons werd geïmplementeerd, was de probleemloze koppeling van de etikettering rechtstreeks vanuit het ERP-systeem al een revolutie“, herinnert Winterhalter zich, die destijds als extern adviseur bij het bedrijf werkte. Ook de huidige marketingleider Matthias Köpf weet nog goed hoe hij met het gebruik van het systeem vertrouwd werd gemaakt: „Ik werd er gewoon naast gezet. Vervolgens legde een collega mij uit hoe het inkoop- en het verkoopscherm eruitzien. Ongeveer vijf minuten later voerde ik zelf gegevens in. Het systeem is echt zo gestructureerd dat een nieuwe medewerker er gemakkelijk en intuïtief mee overweg kan.“
Winterhalter is het met hem eens en baseert zich ook op zijn ervaringen tijdens de CeBit 2014 in Hannover: „Ik heb op de beurs nauwkeurig bekeken wat er beschikbaar is en wat de verschillende systemen kunnen. Toen ik daarna weer thuis was, wist ik het heel zeker: de centrale onderdelen inkoop en verkoop heb ik nog nooit beter uitgevoerd gezien dan bij Winweb.“

Speciale wensen

Op meer dan 40 werkplekken in alle bedrijfsonderdelen werken medewerkers tegenwoordig met winweb-food, het „toonaangevende systeem van ons bedrijf“, aldus Tino Winterhalter.
De implementatie van bedrijfssoftware houdt altijd ook in dat aan speciale wensen wordt voldaan. Winterhalter: „Bijvoorbeeld op het gebied van voorraadadministratie en traceerbaarheid van partijen hadden we specifieke eisen. Winweb heeft deze goed gerealiseerd. En als iets voor ons niet duidelijk was, kregen we altijd snel een deskundig antwoord.“
Tot slot geven de beide kaasrebellen Winterhalter en Köpf hun bedrijfssoftware ook de hoogste cijfers op de gebieden waarop Winweb in een sectoronderzoek al een onderscheiding had gekregen: Het gaat om de trainingen voor het systeem. Hiervoor had Trovarit AG uit Aken onlangs met ondersteuning van de Rijnlands-Westfaalse Technische Universiteit 48 softwareleveranciers beoordeeld. Winweb behaalde daarbij de hoogste tevredenheidsscore voor sectorspecifieke software. Uitstekende afzonderlijke scores werden behaald voor „sectorkennis“ en „betrokkenheid“ (elk een score van 4,77 op maximaal 5,00) en „medewerkerstraining“ (score 4,69).

www.kaeserebellen.com
www.winweb.de