Kwaliteitsborging en procesoptimalisatie

Bij de Neder-Oostenrijkse slagerij Berger werd met „winweb-food“ een nieuw softwaresysteem ingevoerd

De familie Berger runt al vier generaties lang een slagerij in Neder-Oostenrijk. De in Wilhelmsburg gevestigde Bergers zijn in hart en nieren een familiebedrijf, wat onder meer blijkt uit het feit dat momenteel twee generaties met veel passie samenwerken en samen de leiding hebben. Uit wat de overgrootouders eind jaren twintig oprichtten en de grootouders Franz en Gertrude Berger voortzetten (in 1960 opgericht als handel in gebruiks- en slachtvee), is inmiddels een modern slacht-, uitsnij- en verwerkingsbedrijf volgens EU-normen ontstaan, evenals een ambachtelijke plattelandsslagerij met een voorbeeldfunctie.

De Bergers staan voor kwaliteit en traditie, dat ziet en proeft u in de ambachtelijke slagerij aan de Hauptplatz in Wilhelmsburg, waar volgens oude ambachtelijke traditie nog altijd de meest uiteenlopende hartige specialiteiten worden bereid. Ook het allerfijnste rund- en kalfsvlees uit eigen slacht vindt u hier. Tot 1996 werd er nog in Wilhelmsburg geslacht en verkocht. Om aan de toenemende eisen te voldoen, bouwde de familie Berger in 1996 in het nabijgelegen Rotheau een modern slacht-, uitsnij- en verwerkingsbedrijf volgens EU-normen. „Hoe belangrijk traditie ook is, juist bij de omgang met dieren en de productie van vlees moet men met zijn tijd meegaan“ legt Franz Berger sr. uit.

Onlangs werd bij Berger met „winweb-food“ een nieuw softwaresysteem geïmplementeerd. De beslissing welke aanbieder op lange termijn de juiste partner is, was niet eenvoudig, herinnert Franz Berger jun. zich, die als gediplomeerd meesterslager al meerdere jaren in het familiebedrijf van zijn ouders werkt: „De keuze voor een ERP-systeem ligt zeer gevoelig, omdat alle huidige en toekomstige bedrijfsvereisten in kaart moeten worden gebracht en met elkaar moeten worden verbonden.“

Juist in de vleessector gelden zeer gevoelige eisen zoals traceerbaarheid, classificatie, kwaliteitsborging, etikettering enz., waaraan vanwege de gevoeligheid van de producten binnen de kortst mogelijke tijd foutloos moet worden voldaan. Winweb biedt een totaalsysteem dat speciaal voor de vleessector is ontwikkeld en voortdurend verder wordt ontwikkeld, in combinatie met een uitzonderlijk hoge branchekennis. Want, aldus mevrouw Berger: „Ik vond het heel belangrijk om een IT-partner te vinden die in staat is om onze complexe processen te begrijpen, in kaart te brengen en te optimaliseren. Winweb gaat met zijn tijd mee, heeft een duidelijke focus op de branche en is een middelgroot bedrijf – net als wij.“

Hoge kwaliteitseisen

Het thema kwaliteitsborging staat bij Berger hoog in het vaandel, aangezien er zowel conventionele rundvleesproducten als rundvleesproducten met het AMA-keurmerk worden geproduceerd. In principe voldoen alle producten aan de criteria van het rundvlees- etiketteringssysteem (BOS), dat een hoge mate van controle en documentatie vereist.

Het AMA-keurmerk vormt bovendien een officieel erkend, onafhankelijk kwaliteitsprogramma van Agrarmarkt Austria Marketing GmbH, dat staat voor conventioneel geproduceerde levensmiddelen van bovengemiddelde kwaliteit, die onafhankelijk worden gecontroleerd en waarvan de herkomst traceerbaar is. AMA-producten zijn uitsluitend afkomstig uit Oostenrijk en worden in alle stadia gecontroleerd, van de opfok tot het eindproduct.

Zo werd naast de familie Berger ook kwaliteitsmanager Ralph Zickbauer bij het selectieproces betrokken. Zickbauer legt uit aan welke bijzondere eisen een softwareleverancier moet voldoen. „Wij slachten runderen en snijden de karkassen uit volgens het AMA-kwaliteitsprogramma, waardoor een naadloze traceerbaarheid onmisbaar is. Bij de verkoop van grove deelstukken moet de herkomst tot en met de individuele veehouder kunnen worden getraceerd.“ Om aan deze eisen te voldoen, worden bij de slacht partijen per individueel dier aangemaakt, waarmee in winweb-food de exacte herkomst en alle relevante gegevens van elk afzonderlijk dier kunnen worden achterhaald.

Bij de ontvangst voor het uitsnijden wordt telkens per uitsnijdag, diersoort en kwaliteitsprogramma, gekoppeld aan de gegevens van de afzonderlijke dieren, een partij gevormd. Daardoor is de etikettering per partij of per afzonderlijk dier van de uitsnijproducten, evenals de registratie bij de goederenuitgifte met vermelding van de desbetreffende gegevens op de begeleidende documenten gewaarborgd.

Verder genereert winweb-food een uitsnijrendementsrapport en een automatische AMA-melding. „Winweb heeft ons overtuigd en een oplossing gepresenteerd die niet alleen aan onze eisen voldoet, maar ook aanzienlijk eenvoudiger te bedienen is dan ons oude systeem en tijd bespaart“, aldus Ralph Zickbauer.

Implementatie

De implementatie van een nieuw softwaresysteem is niet te vergelijken met de ingebruikname van een nieuwe machine. Het doel is de bedrijfsprocessen te optimaliseren en zo ontstaat een proces dat veel van de medewerkers vraagt, omdat alle bedrijfsprocessen opnieuw moeten worden doordacht en uiteindelijk in de software moeten worden weergegeven. Dit conceptuele werk tijdens de implementatiefase leidt voortdurend tot nieuwe vereisten waarop een softwareleverancier moet inspelen. Bij Berger werd de implementatie onder begeleiding van Winweb op een op kennisoverdracht gerichte manier uitgevoerd. Na een eerste kick-offbijeenkomst, waarin samen met de klant de basisvereisten worden vastgelegd en een stappenplan wordt opgesteld, begint de eigenlijke implementatie. Daarbij worden de medewerkers van de klant rechtstreeks betrokken en leren zij vanaf het begin met het systeem te werken. De aanpak van het adviesteam bestaat uit afspraken op locatie, online trainingen via „TeamViewer“, en telefonische ondersteuning. Tijdens trainingen wordt samen met de medewerkers uitgewerkt hoe elk proces optimaal in de software kan worden weergegeven en wordt nauwkeurig uitgelegd hoe de verschillende gegevens moeten worden ingevoerd. De telefonische ondersteuning is bereikbaar via een Oostenrijks nummer en staat klaar voor eventuele vragen, ook updates worden door de supportafdeling in overleg met de klant geïnstalleerd. „De aanpak van Winweb heeft zich al vaak bewezen en dat is te merken. Als u enkele dagen na een training behoefte hebt aan een opfriscursus, pakt u de telefoon en bent u snel weer helemaal op de hoogte“, aldus Franz Berger jun.

Vooral de tijdsbesparing is het vermelden waard. Franz Berger jun.: „Deze tijdsbesparing wordt bijvoorbeeld gerealiseerd bij de goederenuitgifte, de orderinvoer en etikettering en bij de import van slachtgegevens“. Zo worden de etiketten bijvoorbeeld automatisch en per stuk gegenereerd op basis van de uitsnijlijst. Bij de goederenuitgifte worden de producten gescand en hoeven ze niet meer handmatig in het systeem te worden ingevoerd. „Met Winweb zijn we uitstekend voorbereid op de eisen van morgen“, aldus Regina Berger.

www.berger-fleischer.at
www.winweb.de