Wszystkie procesy pod kontrolą

Nazywają się Glam Wedding Pink, Curcuma Sun, Royal Pearl Black czy Prince of Bengal – by wymienić tylko kilka z niezwykłych odmian ryżu, które Lotao ma w swojej ofercie obok innych specjałów. Produkty spożywcze są importowane, częściowo uszlachetniane, pakowane, konfekcjonowane, kompletowane i wysyłane. Aby wszystko przebiegało sprawnie, firma od nieco ponad pół roku korzysta z systemu ERP winweb-food.

W administracji Lotao w Berlinie wszystkie działania skupiają się w rękach dyrektora zarządzającego Stefana Faka. To tutaj procesy są kontrolowane i w zależności od dostępnych mocy przydzielane do własnego zakładu w Ribnitz-Damgarten lub zewnętrznym usługodawcom. „Ceny naszych specjałów podlegają znacznym wahaniom, dlatego przed złożeniem zamówienia uzyskujemy aktualne ceny od różnych eksporterów“, wyjaśnia Fak. Dopiero wtedy w zależności od warunków dostawy, dostępności i ceny za pośrednictwem systemu ERP składa się zamówienie na ryż w odpowiedniej walucie krajowej i dokonuje rozliczenia z dostawcami . Gdy artykuły spożywcze docierają do Niemiec, są rejestrowane przy przyjęciu towaru w winweb-food według partii i daty minimalnej trwałości. Niezbędne specyfikacje i certyfikaty są już zapisane w systemie.

Jednocześnie napływają zamówienia z własnego sklepu internetowego, od klientów hurtowych i detalicznych, ale także telefonicznie, faksem, poprzez zamówienie EDI lub pocztą elektroniczną, i są rejestrowane przez pracowników. Dzięki temu produkcja jest planowana bezpośrednio w systemie ERP, surowce, materiały opakowaniowe i wyroby gotowe są zamawiane u różnych usługodawców i/lub przemieszczane między magazynami, a zlecenia kompletacji są rozdzielane. „Obsługujemy około 3.000 klientów hurtowych i detalicznych oraz klientów indywidualnych zamawiających w sklepie internetowym, a w tym celu musimy pogodzić 60 wyrobów gotowych oraz około 500 surowców i materiałów opakowaniowych“, mówi Fak.

Po utworzeniu zleceń produkcyjnych dla poszczególnych usługodawców są one automatycznie przekazywane odpowiednim przedsiębiorstwom. Każdy przetwórca zgłasza Lotao partie i ilości artykułów, aby zapewnić pełną identyfikowalność na potrzeby certyfikacji ekologicznej. Tym samym zlecenie produkcyjne jest kompletne, zostaje zamknięte i dopiero wtedy towar jest dostępny w systemie. Usługodawcy posiadający dostęp do systemu korzystają w winweb-food z formularza szybkiego przyjęcia do magazynu, w którym mogą wybierać i księgować wyłącznie dotyczące ich zlecenia. Na podstawie zapisanych receptur tworzone są zlecenia produkcyjne, które są księgowane na etapie przygotowania towaru i udostępniane do dalszego przetwarzania.

Gotowe specjały są na końcu ewidencjonowane w systemie ERP wraz z numerami partii i datami minimalnej trwałości oraz konfekcjonowane w mieszanych kartonach i ekspozytorach dostosowanych do wymagań klienta, zanim zlecenia wirtualnie w systemie, a fizycznie do magazynu zostaną przekazane. Po skompletowaniu dokumenty dostawy wraz z odpowiadającymi im fakturami są drukowane lub przesyłane klientom w postaci pliku za pośrednictwem elektronicznej wymiany danych. Dla handlu hurtowego i detalicznego system automatycznie tworzy etykiety SSCC pełniące funkcję etykiet wysyłkowych.

W winweb-food na potrzeby zapewnienia jakości określono szczegółowe kontrole, które są automatycznie dokumentowane i przeprowadzane w ramach łańcucha procesów oraz zapewniają zachowanie wysokich standardów jakości. „Zapewnienie jakości stanowi obecnie jedno z największych wyzwań w branży spożywczej. Każdy etap przetwarzania jest kontrolowany, pochodzenie surowców jest dokumentowane bez żadnych luk, a wszystkie informacje można w każdej chwili zweryfikować“, mówi Willi von Berg, dyrektor zarządzający Winweb.
Jako zarządzane przez właściciela przedsiębiorstwo średniej wielkości specjalista IT Winweb od 1997 roku opracowuje i sprzedaje oprogramowanie ERP dla branży spożywczej. Kluczowe znaczenie mają przy tym innowacje ukierunkowane na użytkowników oraz krótki czas reakcji na indywidualne wymagania. Ponad 250 klientów ufa wysokim kompetencjom firmy w zakresie tworzenia rozwiązań. Wśród nich jest również Lotao.

Austriak Stefan Fak założył Lotao w 2010 roku w Berlinie. Firma wprowadza wybrane azjatyckie odmiany ryżu wyłącznie na rynek niemieckojęzyczny i poprzez związane z nimi historie pragnie przekazywać wyjątkowe podejście do życia. Wysokiej jakości produkty należą do segmentu delikatesowego i są skierowane do wymagających klientów, dla których ważne są jakość i pochodzenie żywności. Z czasem asortyment rozszerzono o produkty z kokosa i chlebowca, które są dostępne we własnym sklepie internetowym, w specjalistycznych sklepach delikatesowych oraz w niektórych sieciach hurtowych.

www.lotao.com
www.winweb.de