De slagerij Kleiber met hoofdkantoor in Memmingen gebruikt het ERP-systeem winweb-food onder andere als bestel-, informatie- en analysesysteem voor de negen eigen filialen, die elke ochtend – net als externe groothandelsklanten – met verse goederen worden beleverd.

Zie, ruik en proef wat ons vlees en onze worst zo uniek maakt. Bezoek een van onze winkels, vraag het ons, stel ons op de proef.

Zo adverteert Michael Kleiber GmbH met hoofdkantoor in Memmingen in de Allgäu op zijn website. En inderdaad, als men de proef op de som neemt en een van de negen filialen in de Allgäu of in Zwaben bezoekt, raakt men niet meer uitgekeken: Schweinehals, Roter Presssack, Schmaler Rinderbug of Nierengeschnetzeltes liggen naast braadworsten, steaks en koteletten. Talrijke zelfgemaakte salades, kant-en-klare gerechten, worst en vleeswaren maken het aanbod compleet.

De dieren komen van boeren die Kleiber heeft uitgekozen en die alleen voor de slager uit Memmingen produceren – die daardoor ook inspraak kan hebben bij het opfokken. „Wij slachten zelf en verwerken alles", zegt Michael Kleiber jr. "Alleen in nauwe samenwerking over alle fasen van de Vleesproductie hierdoor kan het lukken vlees en worsten te produceren die lekker smaken, gezond zijn en die men met een gerust geweten kan genieten“, zegt de juniorchef.

Geen eilandoplossingen meer

Elke ochtend worden de negen eigen filialen en externe groothandelsklanten beleverd. Zodat de logistiek werkt en alle producten zo vers mogelijk ter plaatse aankomen, werkt het Zwabische bedrijf samen met Winweb. De IT-specialist biedt sinds meer dan 20 jaar branchespecifieke oplossingen voor de aansturing van bedrijfsprocessen. „Tot nu toe hadden we alleen eilandoplossingen“, informeert Kleiber jr. „Dat heeft ons op een gegeven moment moeilijkheden bezorgd, omdat we ons daarmee interfaceproblemen op de hals hebben gehaald. Daarom wilden we nog maar één software, die alles kan en ons zo goed mogelijk ondersteunt“, legt de 35-jarige uit, die zich er zeer van bewust was dat de IT in zijn onderneming zich op deze manier weg van afzonderlijke oplossingen naar gestandaardiseerde processen moest bewegen. „Samen met Winweb werken we nu aan de implementatie van de speciale eisen die we hebben“, aldus Kleiber jr.

De verantwoordelijke medewerkers in de filialen bestellen via speciaal ontwikkelde bestelsjablonen bij Touch-PC's, die in alle winkels staan, direct live in winweb-food hun goederen voor de volgende dag. „Dat maakt de registratie van Bestellingen veel eenvoudiger en veiliger en gaat bovendien veel sneller”, zegt Kleiber jr. Zelfs bestelhoeveelheden van vorige week en van dezelfde dag een jaar geleden kunnen worden weergegeven, om de filiaalleiding concrete beslissingshulpen aan te reiken. De weinige grootklanten die er bij Kleiber zijn, bestellen tot 17 uur per telefoon, fax of e-mail de voor de komende dag benodigde producten, die met de hand in het ERP-systeem winweb-food worden ingevoerd.

Beter orderverzamelen

In het hoofdkantoor in Memmingen wordt zes keer per week van de nacht dag gemaakt, wanneer om 3:30 uur de bestelde artikelen met behulp van winweb-food worden gepickt, gewogen en de Uitgaande goederen in winweb-food wordt geregistreerd. In de orderverzameling worden de bestellingen van de afzonderlijke filialen en de groothandelsklanten eerst op het touchscreen weergegeven: Verwerkingsregel met artikel, bestelde en verwerkte hoeveelheid evenals Partijnummer.

Product voor product wordt de bestelling afgewerkt, totdat de gewenste hoeveelheid voor de betreffende klant is bereikt. Meet de weegschaal aan het einde een andere waarde, dan het door het ERP-System berekende gewicht, dan geeft winweb-food een waarschuwing. Zo moet worden gewaarborgd dat precies de bestelde hoeveelheid wordt geleverd. „winweb-food dwingt ons op deze manier tot meer nauwkeurigheid“, legt Kleiber jr. uit. Vroeg in de ochtend worden de goederen dan met eigen vrachtwagens geleverd. „De omschakeling in de orderverzameling was best zwaar“, herinnert Kleiber jr. zich, want de processen waren erg ingesleten. „Langzaam maar zeker keert de routine echter terug“, zegt de juniorchef, die weet dat veel processen door winweb-food eenvoudiger en beter kunnen worden gemaakt. Zo is de gegevensregistratie veel gedetailleerder geworden en is het foutenpercentage sterk gedaald. „Dat bespaart natuurlijk kosten“, zegt Kleiber jr.

Alles uit één hand

Terwijl de bestelde producten in het hoofdkantoor in Memmingen worden verzameld, stuurt winweb-food via internet automatisch alle artikelinformatie inclusief de prijzen, die de avond ervoor in het hoofdkantoor zijn gecalculeerd, naar de weegschalen in de negen filialen. Aan het einde van elke verkoopdag worden de verkopen aan de hand van de bongegevens vervolgens online uit de weegschalen uitgelezen en naar Filiaalafrekening en voor analyses gebruikt. Voor de fiscalisering archiveert winweb-food alle transacties zonder hiaten. Bij Kleiber richt men speciale aandacht op de evaluatie van de afzonderlijke filialen: De omzetten van de afzonderlijke winkels worden dagelijks gecontroleerd en gegevens zoals aantal en omzet per klant worden met dezelfde dag van het vorige jaar vergeleken. Ook reclamecontroles kunnen met de filiaalevaluatie van winweb-food worden uitgevoerd.

Daarnaast worden in het verkoopmanagementsysteem onder andere de gemiddelde prijzen in vergelijking met het vorige jaar weergegeven. Alle gegevens lopen in Management-Info-Systeem van winweb-food samen, waarin verschillende evaluaties voor filialen en grootverbruikers kunnen worden bekeken. „In de samenwerking met Winweb staan we nog maar aan het begin“, zegt Michael Kleiber jr. „Stap voor stap willen we alle processen op winweb-food omstellen. Dat zal ons zeker nog inspanningen kosten, maar dan hebben we eindelijk alles uit één hand.“     

www.kleiber-metzgerei.de
www.winweb.de