Software voor alles

De slagerij Kleiber met hoofdkantoor in Memmingen gebruikt het ERP-systeem winweb-food onder andere als bestel-, informatie- en analysesysteem voor de eigen negen filialen, die elke ochtend – net als externe grootklanten – met verse goederen worden beleverd.

Zie, ruik en proef wat ons vlees en onze worst zo uniek maakt. Bezoek een van onze winkels, vraag het ons, stel ons op de proef.

Zo adverteert Michael Kleiber GmbH met hoofdkantoor in Memmingen in de Allgäu op zijn website. En inderdaad, als men de proef op de som neemt en een van de negen filialen in de Allgäu of in Zwaben bezoekt, raakt men niet meer uitgekeken: Schweinehals, Roter Presssack, Schmaler Rinderbug of Nierengeschnetzeltes liggen naast braadworsten, steaks en koteletten. Talrijke zelfgemaakte salades, keukenklaar bereide gerechten, worst en vleeswaren maken het aanbod compleet.

De dieren komen van boeren, die Kleiber heeft uitgekozen en die alleen voor de slager uit Memmingen produceren – die daardoor ook inspraak kan hebben bij het fokken. „Wij slachten zelf en verwerken alles", zegt Michael Kleiber jr. "Alleen in nauwe samenwerking over alle fasen van de Vleesproductie op die manier kan het lukken vlees en worsten te produceren die smaken, gezond zijn en die men met een gerust geweten kan genieten“, zegt de juniorchef.

Geen eilandoplossingen meer

Elke ochtend worden de negen eigen filialen en externe groothandelsklanten beleverd. Zodat de logistiek werkt en alle producten zo vers mogelijk ter plaatse aankomen, werkt het Zwabische bedrijf samen met Winweb. De IT-specialist biedt al meer dan 20 jaar branchespecifieke oplossingen voor de aansturing van bedrijfsprocessen. „Tot nu toe hadden we alleen eilandoplossingen“, laat Kleiber jr. weten. „Dat heeft ons op een gegeven moment problemen bezorgd, omdat we ons daarmee interfaceproblemen op de hals hebben gehaald. Daarom wilden we alleen nog maar één softwareoplossing die alles kan en ons zo goed mogelijk ondersteunt“, legt de 35-jarige uit, die zich er terdege van bewust was dat de IT in zijn bedrijf zich op deze manier moest ontwikkelen van afzonderlijke oplossingen naar gestandaardiseerde processen. „Samen met Winweb werken we nu aan de implementatie van de speciale eisen die we hebben“, aldus Kleiber jr.

De verantwoordelijke medewerkers in de filialen bestellen via speciaal ontwikkelde bestelsjablonen bij Touch-PC's, die in alle winkels staan, direct live in winweb-food hun goederen voor de volgende dag. „Dat maakt de registratie van de Bestellingen veel eenvoudiger en veiliger en gaat bovendien veel sneller", zegt Kleiber jr. Zelfs bestelhoeveelheden van vorige week en van dezelfde dag een jaar geleden kunnen worden weergegeven, om de filiaalleiding concrete beslissingshulpen aan te reiken. De weinige grote klanten die er bij Kleiber zijn, bestellen tot 17 uur telefonisch, per fax of e-mail de voor de volgende dag benodigde producten, die handmatig in het ERP-systeem winweb-food worden ingevoerd.

Beter orderpicken

In de centrale in Memmingen wordt zes keer per week de nacht tot dag gemaakt, wanneer om 3:30 uur de bestelde artikelen met behulp van winweb-food worden verzameld, gewogen en de Goederenuitgang in winweb-food wordt geregistreerd. Bij het orderverzamelen worden de bestellingen van de afzonderlijke filialen en de grootklanten eerst op het touchscreen weergegeven: bewerkingsregel met artikel, bestelde en bewerkte hoeveelheid alsook Chargenummer.

Product voor product wordt de bestelling afgewerkt, totdat de gewenste hoeveelheid voor de betreffende klant is bereikt. Meet de weegschaal aan het einde een andere waarde dan het door het ERP-System berekende gewicht, dan geeft winweb-food een waarschuwing. Zo moet worden gewaarborgd dat precies de bestelde hoeveelheid wordt geleverd. „winweb-food dwingt ons op deze manier tot meer nauwkeurigheid“, legt Kleiber jr. uit. Vroeg in de ochtend worden de goederen dan met eigen vrachtwagens geleverd. „De omschakeling in de orderverzameling was behoorlijk zwaar“, herinnert Kleiber jr. zich, want de processen waren zeer ingesleten geweest. „Gaandeweg keert de routine echter weer terug“, zegt de jonge chef, die weet dat veel processen door winweb-food kunnen worden vereenvoudigd en verbeterd. Zo is de gegevensregistratie veel gedetailleerder geworden en is het foutenpercentage sterk gedaald. „Dat bespaart natuurlijk kosten“, zegt Kleiber jr.

Alles uit één hand

Terwijl de bestelde producten in het hoofdkantoor in Memmingen worden gepickt, verstuurt winweb-food via internet automatisch alle artikelinformatie inclusief de prijzen, die de avond ervoor in het hoofdkantoor zijn berekend, naar de weegschalen in de negen filialen. Aan het einde van elke verkoopdag worden de verkopen aan de hand van de bongegevens op hun beurt online uit de weegschalen uitgelezen en naar Filiaalafrekening en gebruikt voor analyses. Voor de fiscalisering archiveert winweb-food alle transacties volledig. Bij Kleiber richt men bijzondere aandacht op de analyse van de afzonderlijke filialen: De omzetten van de afzonderlijke winkels worden dagelijks gecontroleerd en gegevens zoals aantal en omzet per klant worden vergeleken met dezelfde dag van het voorgaande jaar. Ook reclamecontroles kunnen met de filiaalanalyse van winweb-food worden uitgevoerd.

Daarnaast worden in het verkoopmanagementsysteem onder andere de gemiddelde prijzen in vergelijking met het voorgaande jaar weergegeven. Alle gegevens lopen in Management-Info-Systeem van winweb-food samen, waarin verschillende analyses van filialen en grootverbruikers kunnen worden bekeken. „In de samenwerking met Winweb staan we nog maar aan het begin“, zegt Michael Kleiber jr. „Geleidelijk willen we alle processen op winweb-food omstellen. Dat zal ons zeker nog inspanningen kosten, maar dan hebben we eindelijk alles uit één hand.“     

www.kleiber-metzgerei.de
www.winweb.de