Eén softwareoplossing voor alles

Slagerij Kleiber, met hoofdvestiging in Memmingen, gebruikt het ERP-systeem winweb-food onder meer als bestel-, informatie- en analysesysteem voor de negen eigen filialen, die elke ochtend – net als externe grootafnemers – van verse producten worden voorzien.

Zie, ruik en proef wat ons vlees en onze worst zo uniek maakt. Bezoek een van onze winkels, stel ons vragen, stel ons op de proef.

Zo adverteert Michael Kleiber GmbH, met haar hoofdvestiging in Memmingen in de Allgäu, op haar website. En inderdaad, wie de proef op de som neemt en een van de negen filialen in de Allgäu of Zwaben bezoekt, raakt niet uitgekeken: varkensnek, rode perskop, smalle runderschouder of fijngesneden nier liggen naast braadworsten, steaks en koteletten. Talrijke zelfgemaakte salades, panklare gerechten, worst en vleeswaren completeren het assortiment.

De dieren komen van boeren, die Kleiber heeft geselecteerd en die uitsluitend voor de slager uit Memmingen produceren – die daardoor ook inspraak heeft in de opfok. „Wij slachten zelf en verwerken alles“, zegt Michael Kleiber jr. „Alleen door nauwe samenwerking in alle stadia van de vleesproductie kan het lukken vlees en worsten te produceren die lekker smaken, gezond zijn en waarvan u met een gerust geweten kunt genieten“, zegt de junior-directeur.

Geen losstaande oplossingen meer

Elke ochtend worden de negen eigen filialen en externe grootafnemers beleverd. Om de logistiek soepel te laten verlopen en alle producten zo vers mogelijk op locatie te laten aankomen, werkt het Zwabische bedrijf samen met Winweb. De IT-specialist biedt al meer dan 20 jaar branchespecifieke oplossingen voor de aansturing van bedrijfsprocessen. „Tot nu toe hadden we alleen losstaande oplossingen“, vertelt Kleiber jr. „Dat leverde ons op een gegeven moment problemen op, omdat we daardoor met interfaceproblemen te maken kregen. Daarom wilden we voortaan nog maar één softwareoplossing die alles kan en ons optimaal ondersteunt“, legt de 35-jarige uit, die zich er terdege van bewust was dat de IT binnen zijn bedrijf op deze manier de overstap van afzonderlijke oplossingen naar gestandaardiseerde processen moest maken. „Samen met Winweb werken we nu aan de implementatie van onze specifieke vereisten“, aldus Kleiber jr.

De verantwoordelijke medewerkers in de filialen bestellen via speciaal ontwikkelde bestelsjablonen op touch-pc's, die in alle winkels staan, rechtstreeks en in realtime in winweb-food hun producten voor de volgende dag. „Dat maakt de registratie van de bestellingen veel eenvoudiger en betrouwbaarder en gaat bovendien veel sneller“, aldus Kleiber jr. Zelfs bestelhoeveelheden van de afgelopen week en van dezelfde dag een jaar geleden kunnen worden weergegeven, om het filiaalmanagement concrete beslissingsondersteuning te bieden. De weinige grote klanten van Kleiber bestellen tot 17 uur telefonisch, per fax of per e-mail de producten die zij de volgende dag nodig hebben en die handmatig in het ERP-systeem winweb-food worden ingevoerd.

Beter orderpicken

Op het hoofdkantoor in Memmingen wordt zes keer per week de nacht in een werkdag veranderd, wanneer om 3:30 uur de bestelde artikelen met behulp van winweb-food worden verzameld, gewogen en de goederenuitgifte in winweb-food wordt geregistreerd. Bij de orderverzameling worden de bestellingen van de afzonderlijke filialen en grootzakelijke klanten eerst op het touchscreen weergegeven: verwerkingsregel met artikel, bestelde en verwerkte hoeveelheid en batchnummer.

Product voor product wordt de bestelling verwerkt, totdat de gewenste hoeveelheid voor de desbetreffende klant is bereikt. Als de weegschaal uiteindelijk een andere waarde meet dan het door het ERP-systeem berekende gewicht, geeft winweb-food een waarschuwing. Zo moet worden gewaarborgd dat precies de bestelde hoeveelheid wordt geleverd. „winweb-food dwingt ons op deze manier nauwkeuriger te werken“, legt Kleiber jr. uit. Vroeg in de ochtend worden de goederen vervolgens met eigen vrachtwagens geleverd. „De omschakeling bij het orderverzamelen was best zwaar“, herinnert Kleiber jr. zich, want de processen waren sterk ingesleten. „Maar geleidelijk aan komt de routine weer terug“, zegt de junior-directeur, die weet dat veel processen met winweb-food kunnen worden vereenvoudigd en verbeterd. Zo is de gegevensregistratie veel gedetailleerder geworden en is het foutenpercentage sterk gedaald. „Dat bespaart natuurlijk kosten“, zegt Kleiber jr.

Alles uit één geheel

Terwijl de bestelde producten in de hoofdvestiging in Memmingen worden verzameld, stuurt winweb-food via internet automatisch alle artikelinformatie inclusief de prijzen, die de avond ervoor in de hoofdvestiging zijn berekend, naar de weegschalen in de negen filialen. Aan het einde van elke verkoopdag worden de verkopen aan de hand van de bongegevens weer online uit de weegschalen uitgelezen en gebruikt voor de filiaalafrekening en voor analyses. Voor de fiscale registratie archiveert winweb-food alle transacties volledig en zonder onderbrekingen. Bij Kleiber wordt bijzondere aandacht besteed aan de analyse van de afzonderlijke filialen: De omzet van de afzonderlijke winkels wordt dagelijks gecontroleerd en gegevens zoals het aantal en de omzet per klant worden vergeleken met dezelfde dag van het voorgaande jaar. Met de filiaalanalyse van winweb-food kunnen ook promotiecontroles worden uitgevoerd.

Daarnaast worden in het verkoopmanagementsysteem onder meer de gemiddelde prijzen in vergelijking met het voorgaande jaar weergegeven. Alle gegevens komen samen in het managementinformatiesysteem van winweb-food, waarin verschillende analyses van filialen en grootverbruikers kunnen worden bekeken. „We staan nog maar aan het begin van onze samenwerking met Winweb“, zegt Michael Kleiber jr. „Geleidelijk willen we alle processen naar winweb-food overzetten. Dat zal ons zeker nog de nodige inspanningen kosten, maar dan hebben we eindelijk alles in één geïntegreerd systeem.“     

www.kleiber-metzgerei.de
www.winweb.de