Eén systeem voor alles

Het gehele Productie inclusief Demontage loopt eveneens via het nieuwe ERP-systeem: Daarbij horen het beheer van de uitsnijlijsten, het bepalen van het uitsnijrendement door werkelijke weging, de berekening van materiaalprijs en productiekosten, de werkelijke receptuurweging over alle productiestappen inclusief de QS-controleplannen evenals de berekening van voedingswaarden, allergenen en ingrediënten met inachtneming van de QUID-regelgeving. In winweb-food wordt ook de verpakking ordergerelateerd en met directe betrekking tot de betreffende verpakkingslijnen gepland. Batchtracering en controle van afgewerkte verpakkingen maken het spectrum compleet. Alle productiegegevens kunnen snel en flexibel worden geëvalueerd. „Daarbij gaat het om concrete vraagstellingen zoals bijvoorbeeld: Hoeveel verlies is er bij de verpakking, wanneer een nieuwe folierol wordt geplaatst?“, legt Pascal Eckerscham uit. Momenteel controleren Dirk Oswald en zijn team de realiteit nog heel concreet direct in de productie. Het resultaat vloeit in de berekening van de productiekosten in, om daarmee opnieuw en nog correcter te kunnen calculeren.

Voor veel grote klanten werd met de eigen Winweb-EDIConverter de registratie van klantbestellingen, elektronische leverings- en expeditieopdrachtmeldingen en de factuuroverdracht gerealiseerd – wat daardoor nu aanzienlijk efficiënter en minder foutgevoelig is. Gepickt wordt grotendeels per scanner: „Ook dat vermindert fouten en waarborgt een snellere orderverzameling“, aldus Eckerscham. De expeditieopdrachten worden na succesvolle laadcontrole in winweb-food via de EDIIFTMIN- interface aan de expediteur doorgegeven en de vereiste NVE-etiketten direct vanuit het ERP-systeem afgedrukt. Via het Management- Info-Systeem kan bijvoorbeeld met één muisklik de volledige afzet worden geëvalueerd. De calculatie van de verkoopprijzen met inachtneming van alle voorwaarden en downstreamkosten zoals jaarbonussen vindt eveneens in het systeem plaats.

Papierloze bestellingen

Bovendien zijn in de 21 bedrijfseigen Filialen rond Radeberg en van Dresden tot Zittau alle winkelsystemen gekoppeld. Relevante stamgegevens zoals artikelinformatie, prijzen of acties worden in de centrale beheerd en aan de winkelsystemen van de filialen overgedragen. Via tijd- en artikelgestuurde bestelsjablonen bestelt vervolgens elk filiaal papierloos zijn goederen in de centrale. Alle bestellingen worden geautomatiseerd overgenomen en sturen de productieplanning en de orderverzameling aan. Na de kassa-afsluiting worden uit elk filiaal de bon- en TSE-gegevens automatisch overgedragen, voor de evaluatie van afzet, omzet en derving verwerkt en vooraf geboekt aan de financiële boekhouding doorgegeven.

In het documentbeheersysteem worden uiteindelijk alle documenten verzameld: alle inkomende facturen, die via winweb-food worden geboekt, kostenfacturen, leverancierscertificaten en artikelpaspoorten, bewijzen of leveringsbonnen. Alles wordt automatisch via een Barcode- herkenning aan het passende proces toegewezen.

Calculatie onder controle

„Nu hebben we de calculatie super onder controle“, verheugt controller Dirk Oswald zich. „We zien meteen waar we ruimte hebben, waar is druk, op welke punten ontstaan productieverliezen?“ Dat alle inspanningen de moeite waard waren, zegt ook Felix Alber: „We hebben nu de zekerheid dat we de werkelijkheid calculeren. We kunnen verschillende dimensies analyseren, met slechts één muisklik een Pivot- tabel maken, die de analyse van de lopende processen voor ons sterk vereenvoudigt. En eindelijk hebben we een honderdprocen- tige consistentie in de Warenwirtschaft.“ Er is nu nog maar één enkel, updatebaar systeem: „Er hoeven geen speciale oplossingen geprogrammeerd te worden, bij winweb-food heb ik alles uit één hand“, aldus Alber.

Toch is natuurlijk niet altijd alles koek en ei geweest, zegt de chef. Zo kwam het al eens voor dat een productuitbreiding voor de weergave van individuele processen nog eens moest worden aangepast. „Maar het geheel is ook zeer complex en een permanent proces dat nooit ten einde is“, weet Alber.

En Pascal Eckerscham voegt daaraan toe: „Natuurlijk waren er al eens kleinere vertragingen aan beide kanten.“ Dat is echter te verwachten bij een project van deze omvang en wordt vooraf bij de projectplanning in aanmerking genomen. „Uiteindelijk waren er geen grotere problemen bij de omschakeling“, zijn beide partijen het eens.

Verbruiksanalyse staat op de agenda

Zo is als volgende onder andere een verbruiksanalyse van de filialen gepland en de berekening van de ingrediënten en voedingswaarden via de recepturen. Een van zijn naaste wensen kan ook binnenkort worden gerealiseerd: „Tot nu toe wordt maandelijks een fysieke inventarisatie gedaan“, legt Alber uit. Dat heeft tot gevolg dat hij het financiële gebeuren altijd pas op de 10e van de volgende maand op tafel heeft.

„Als de voorraad eenmaal voor honderd procent in winweb-food is weergegeven en de koppeling met de financiële boekhouding aan het einde van de maand staat, hoeft alleen nog op de knop te worden gedrukt om winst en verlies van de zojuist afgelopen maand direct op het scherm te hebben.“ Een van zijn belangrijkste kengetallen – kilo per manuur – kan Alber vandaag al voortdurend opvragen: „Dat helpt ons permanent om processen te optimaliseren, zodat we sneller en effectiever worden.“

Radeberger Fleisch- und Wurstwaren Korch GmbH, opgericht in 1991 en voortgekomen uit een slagerijbedrijf in Silezië, verwerkt en verkoopt met circa 400 medewerkers 140 ton ham- en worstproducten per week. De jaaromzet bedraagt ongeveer 50 miljoen euro. De producten worden onder het merk „Original Radeberger“ in heel Duitsland in de zelfbedieningsschappen aangeboden, maar ook aan de versbalies in de regionale detailhandel en in het eigen filialennet verkocht. „Original Radeberger“ heeft met tot wel 90 procent een hoge merkbekendheid in de oostelijke deelstaten.

www.korch.de
www.winweb.de