Snel, sneller Korch – deel 2

Eén systeem voor alles

De volledige productie inclusief het uitsnijden van karkassen verloopt eveneens via het nieuwe ERP-systeem: Hieronder vallen het beheer van de uitsnijlijsten, het vaststellen van het uitsnijrendement door daadwerkelijke weging, de berekening van de materiaalprijs en productiekosten, de werkelijke- receptuurweging in alle productiefasen inclusief de kwaliteitscontroleplannen en de berekening van voedingswaarden, allergenen en ingrediënten met inachtneming van de QUID-regelgeving. In winweb-food wordt ook de verpakking ordergerelateerd en met een directe koppeling aan de desbetreffende verpakkingslijnen gepland. Batchtracering en controle van voorverpakte producten completeren het geheel. Alle vastgelegde productiegegevens kunnen snel en flexibel worden geanalyseerd. „Daarbij gaat het om concrete vragen zoals: Hoeveel verlies ontstaat er bij het verpakken wanneer een nieuwe folierol wordt geplaatst?“, legt Pascal Eckerscham uit. Momenteel controleren Dirk Oswald en zijn team de werkelijke situatie nog heel concreet rechtstreeks in de productie. Het resultaat wordt meegenomen in de berekening van de productiekosten, zodat er opnieuw en nog nauwkeuriger kan worden gecalculeerd.

Voor veel grote klanten werd met de door Winweb zelf ontwikkelde EDIConverter de registratie van klantbestellingen, elektronische meldingen van leveringen en expeditieopdrachten en de verzending van facturen gerealiseerd – waardoor dit proces nu aanzienlijk efficiënter en minder foutgevoelig is. Het orderverzamelen gebeurt grotendeels met scanners: „Ook dat vermindert het aantal fouten en zorgt voor een snellere orderverzameling“, aldus Eckerscham. Na een geslaagde laadcontrole worden de expeditieopdrachten in winweb-food via de EDIIFTMIN- interface naar de expediteur verzonden en worden de vereiste SSCC-labels rechtstreeks vanuit het ERP-systeem afgedrukt. Via het management- informatie-systeem kan bijvoorbeeld met één muisklik de totale afzet worden geanalyseerd. Ook de verkoopprijzen worden in het systeem berekend, waarbij rekening wordt gehouden met alle voorwaarden en bijkomende kosten, zoals jaarlijkse kortingen achteraf.

Papierloze bestellingen

Daarnaast zijn in de 21 eigen filialen rond Radeberg en van Dresden tot Zittau alle winkelsystemen aangesloten. Relevante stamgegevens zoals artikelinformatie, prijzen of acties worden op het hoofdkantoor beheerd en naar de winkelsystemen van de filialen verzonden. Met tijd- en artikelgestuurde bestelsjablonen bestelt elk filiaal vervolgens papierloos zijn goederen bij het hoofdkantoor. Alle bestellingen worden automatisch verwerkt en sturen de productieplanning en orderverzameling aan. Na de kassa-afsluiting worden vanuit elk filiaal de kassabongegevens en de gegevens van het gecertificeerde technische beveiligingssysteem voor kassa's automatisch verzonden, verwerkt voor de analyse van afzet, omzet en derving en voorgeboekt doorgegeven aan de financiële administratie.

In het documentbeheersysteem worden uiteindelijk alle documenten verzameld: alle inkomende facturen die via winweb-food worden geboekt, kostenfacturen, leverancierscertificaten en artikelpaspoorten, bewijsstukken of leveringsbonnen. Alles wordt via barcode- herkenning automatisch aan de bijbehorende transactie gekoppeld.

Calculatie onder controle

„Nu hebben we de kostencalculatie uitstekend onder controle“, zegt controller Dirk Oswald verheugd. „We zien meteen waar we ruimte hebben, waar de druk ligt, op welke punten ontstaan productieverliezen?“ Dat alle inspanningen de moeite waard zijn geweest, zegt ook Felix Alber: „We hebben nu de zekerheid dat onze calculaties de werkelijkheid weerspiegelen. We kunnen verschillende dimensies analyseren, met slechts één muisklik een draai- tabel maken, die de analyse van de lopende processen voor ons sterk vereenvoudigt. En eindelijk hebben we een honderdprocen- tige consistentie in het goederenbeheer.“ Er is nu nog maar één updatebaar systeem: „Er hoeven geen speciale oplossingen te worden geprogrammeerd, bij winweb-food krijg ik alles uit één hand“, aldus Alber.

Toch is natuurlijk niet altijd alles vrede, vreugde, zonneschijn geweest, zegt de directeur. Zo kwam het wel eens voor, dat een productuitbreiding voor de weergave van individuele processen nog eens moest worden aangepast. „Maar het geheel is dan ook uiterst complex en een continu proces, dat nooit eindigt“, weet Alber.

En Pascal Eckerscham voegt daaraan toe: „Natuurlijk waren er aan beide kanten weleens kleine vertragingen.“ Dat is echter te verwachten bij een project van deze omvang en wordt vooraf in de projectplanning meegenomen. „Uiteindelijk hebben zich bij de omschakeling geen grote problemen voorgedaan“, daarover zijn beide partijen het eens.

Verbruiksanalyse staat op de agenda

Zo staan onder meer een verbruiksanalyse van de filialen en de berekening van de ingrediënten en voedingswaarden aan de hand van de recepturen als volgende op de planning. Een van zijn grootste wensen kan binnenkort ook worden gerealiseerd: „Tot nu toe wordt er maandelijks een fysieke inventarisatie uitgevoerd“, legt Alber uit. Daardoor krijgt hij de financiële stand van zaken altijd pas op de 10e van de volgende maand op tafel.

„Zodra de voorraad voor honderd procent in winweb-food is vastgelegd en de koppeling met de financiële administratie aan het einde van de maand tot stand is gebracht, hoeft er alleen nog maar op de knop te worden gedrukt om de winst en het verlies van de zojuist afgesloten maand direct op het scherm te zien.“ Een van zijn belangrijkste kengetallen – kilo per manuur – kan Alber nu al doorlopend raadplegen: „Dat helpt ons voortdurend om processen te optimaliseren, zodat we sneller en efficiënter kunnen werken.“

Radeberger Fleisch- und Wurstwaren Korch GmbH, opgericht in 1991 en voortgekomen uit een slagerijbedrijf in Silezië, verwerkt en verkoopt met circa 400 medewerkers 140 ton ham en worstproducten per week. De jaaromzet bedraagt ongeveer 50 miljoen euro. De producten worden onder het merk „Original Radeberger“ in heel Duitsland aangeboden in de zelfbedieningsschappen, maar ook verkocht aan de versbalies van regionale winkels en in het eigen filiaalnetwerk. „Original Radeberger“ geniet met een naamsbekendheid tot 90 procent een hoge merkbekendheid in de oostelijke deelstaten.

www.korch.de
www.winweb.de