Alle processen onder controle

Ze heten Glam Wedding Pink, Curcuma Sun, Royal Pearl Black of Prince of Bengal – om slechts enkele van de buitengewone rijstsoorten te noemen die Lotao naast andere specialiteiten in het assortiment heeft. De levensmiddelen worden geïmporteerd, deels verfijnd, verpakt, geconfigureerd, gepickt en verzonden. Opdat alles soepel verloopt, werkt het bedrijf sinds ruim een half jaar met het ERP-systeem winweb-food.

In de Lotao-administratie in Berlijn komen de touwtjes samen bij algemeen directeur Stefan Fak. Hier worden de processen aangestuurd en afhankelijk van de capaciteit verdeeld over het eigen bedrijf in Ribnitz-Damgarten of externe dienstverleners. „Bij onze specialiteiten zijn er sterke prijsschommelingen, daarom vragen we vóór de bestelling bij verschillende exporteurs de actuele prijzen op“, legt Fak uit. Pas daarna wordt de rijst afhankelijk van de leveringsvoorwaarde, beschikbaarheid en prijs via het ERP-systeem in de betreffende lokale valuta besteld en met de Leveranciers afgerekend. Komen de levensmiddelen in Duitsland aan, dan worden ze in de goederenontvangst in winweb-food op partij en THT geboekt. Specificaties en certificaten zijn daarvoor al in het systeem opgeslagen.

Tegelijkertijd gaan Orders via de eigen online-shop, van de groothandel en detailhandel maar ook telefonisch, per fax, EDI-Order of e-mail binnen en worden door de medewerkers geregistreerd. Daardoor wordt de Productie direct in het ERP-systeem gepland, grondstoffen, verpakkingsmaterialen en eindproducten bij de verschillende dienstverleners besteld en/of overgeplaatst en de orderverzamelopdrachten verdeeld. „Wij bedienen ongeveer 3.000 klanten uit de groothandel en detailhandel evenals particuliere bestellers uit de online-shop en moeten daarvoor 60 eindproducten en ongeveer 500 grondstoffen en verpakkingsmaterialen onder één noemer brengen“, aldus Fak.

Zijn de productieopdrachten voor de afzonderlijke dienstverleners aangemaakt, dan worden ze automatisch aan de betreffende bedrijven doorgegeven. Artikelbatches en -hoeveelheden meldt de betreffende verwerker aan Lotao, om de naadloze tracering voor de bio-certificering te waarborgen. Daarmee is de Productieorder volledig, wordt afgerond en pas dan is de goederen in het systeem beschikbaar. Dienstverleners met systeemtoegang gebruiken in winweb-food een snellopslagmasker, waarin alleen de voor hen relevante opdrachten geselecteerd en ingeboekt kunnen worden. Aan de hand van opgeslagen recepturen worden productieopdrachten aangemaakt, die in de goederenvoorbereiding worden geboekt en voor de verdere verwerking beschikbaar worden gesteld.

De afgewerkte specialiteiten worden uiteindelijk in het ERP-systeem met Partijnummers en THT beheerd en in klantspecifieke gemengde dozen en displays geconfigureerd, voordat de opdrachten virtueel in het systeem en reëel op Voorraaddoorgegeven. Na het orderverzamelen worden de pakbonnen samen met de bijbehorende Facturengedrukt of als bestand per elektronische gegevensoverdracht aan de klanten verzonden. Voor de groothandel en detailhandel maakt het systeem automatisch NVE-etiketten als verzendlabel.

In winweb-food zijn voor de Kwaliteitsborginggedetailleerde controles vastgelegd, die binnen de procesketen zelfstandig gedocumenteerd en afgewerkt worden en die de hoge kwaliteitsnormen waarborgen. “QA is inmiddels een van de grootste eisen in de voedingssector. Elke verwerkingsstap wordt gecontroleerd, inclusief de herkomst van de grondstoffen naadloos gedocumenteerd en is op elk moment controleerbaar”, zegt Winweb-directeur Willi von Berg.
Als eigenaar-geleide, middelgrote onderneming ontwikkelt en verkoopt de IT-specialist Winweb sinds 1997 ERP-software voor de levensmiddelenbranche. Gebruikersgerichte innovaties en korte reactietijden op individuele eisen staan daarbij centraal. Meer dan 250 klanten vertrouwen op de hoge oplossingscompetentie. Zo ook Lotao.

De Oostenrijker Stefan Fak heeft Lotao in 2010 in Berlijn opgericht. Het bedrijf brengt Aziatische rijstsoorten exclusief op de Duitstalige markt en wil via de daarmee verbonden verhalen een eigen levensgevoel overbrengen. De hoogwaardige producten zijn in het delicatessensegment gepositioneerd en richten zich op veeleisende klanten voor wie kwaliteit en herkomst van voedingsmiddelen belangrijk zijn. Inmiddels is het assortiment uitgebreid met kokosnoot- en jackfruitproducten, die allemaal verkrijgbaar zijn via de eigen online shop, in delicatessenzaken en enkele groothandelsketens.

www.lotao.com
www.winweb.de