Alle processen onder controle

Ze heten Glam Wedding Pink, Curcuma Sun, Royal Pearl Black of Prince of Bengal – om slechts enkele van de buitengewone rijstsoorten te noemen die Lotao naast andere specialiteiten in het assortiment heeft. De levensmiddelen worden geïmporteerd, deels veredeld, verpakt, geportioneerd, voor verzending verzameld en verzonden. Om alles soepel te laten verlopen, werkt het bedrijf sinds ruim een half jaar met het ERP-systeem winweb-food.

Bij de administratie van Lotao in Berlijn komen alle lijnen samen bij directeur Stefan Fak. Hier worden de processen aangestuurd en afhankelijk van de capaciteit verdeeld over het eigen bedrijf in Ribnitz-Damgarten of externe dienstverleners. „Bij onze specialiteiten zijn er sterke prijsschommelingen, daarom vragen we vóór de bestelling bij verschillende exporteurs de actuele prijzen op“, legt Fak uit. Pas daarna wordt de rijst afhankelijk van de leveringsvoorwaarden, beschikbaarheid en prijs via het ERP-systeem in de desbetreffende lokale valuta besteld en met de leveranciers afgerekend. Wanneer de levensmiddelen in Duitsland aankomen, worden ze bij de goederenontvangst in winweb-food per partij en houdbaarheidsdatum geregistreerd. De specificaties en certificaten zijn daarvoor al in het systeem opgeslagen.

Tegelijkertijd komen bestellingen via de eigen webshop, vanuit de groot- en detailhandel maar ook telefonisch, per fax, EDI-order of e-mail binnen en worden ze door de medewerkers geregistreerd. Daardoor wordt de productie rechtstreeks in het ERP-systeem gepland, worden grondstoffen, verpakkingsmaterialen en eindproducten bij de verschillende dienstverleners besteld en/of verplaatst en worden de orderpickopdrachten verdeeld. „We bedienen ongeveer 3.000 klanten uit de groot- en detailhandel en particuliere klanten die via de webshop bestellen en moeten daarvoor 60 eindproducten en ongeveer 500 grondstoffen en verpakkingsmaterialen op elkaar afstemmen“, aldus Fak.

Zodra de productieorders voor de afzonderlijke dienstverleners zijn aangemaakt, worden ze automatisch naar de betreffende bedrijven verzonden. De desbetreffende verwerker meldt de artikelpartijen en -hoeveelheden aan Lotao om volledige traceerbaarheid voor de biologische certificering te waarborgen. Daarmee is de productieorder compleet, wordt deze afgesloten en pas daarna zijn de goederen beschikbaar in het systeem. Dienstverleners met systeemtoegang gebruiken in winweb-food een scherm voor snelle inslag, waarin alleen de voor hen relevante orders kunnen worden geselecteerd en ingeboekt. Aan de hand van vastgelegde recepturen worden productieorders aangemaakt, die bij de goederenvoorbereiding worden geboekt en voor verdere verwerking beschikbaar worden gesteld.

De bereide specialiteiten worden ten slotte in het ERP-systeem met batchnummers en houdbaarheidsdata geregistreerd en in klantspecifieke assortimentsdozen en displays verpakt, voordat de orders virtueel in het systeem en fysiek aan het magazijn worden doorgegeven. Na het orderpicken worden de pakbonnen en de bijbehorende facturen afgedrukt of als bestand via elektronische gegevensoverdracht naar de klanten verzonden. Voor de groot- en detailhandel maakt het systeem automatisch SSCC-etiketten als verzendlabels aan.

In winweb-food zijn voor de kwaliteitsborging gedetailleerde controles vastgelegd, die binnen de procesketen automatisch worden gedocumenteerd en uitgevoerd en de hoge kwaliteitsnormen waarborgen. „Kwaliteitsborging is inmiddels een van de belangrijkste eisen in de voedingsmiddelensector. Elke verwerkingsstap wordt gecontroleerd, waarbij ook de herkomst van de grondstoffen volledig wordt gedocumenteerd, en kan te allen tijde worden geverifieerd“, aldus Willi von Berg, directeur van Winweb.
Als middelgrote onderneming onder leiding van de eigenaar ontwikkelt en verkoopt IT-specialist Winweb sinds 1997 ERP-software voor de voedingsmiddelensector. Gebruikersgerichte innovaties en korte reactietijden bij individuele vereisten staan daarbij centraal. Meer dan 250 klanten vertrouwen op de grote expertise op het gebied van oplossingen. Lotao is een van hen.

De Oostenrijker Stefan Fak richtte Lotao in 2010 op in Berlijn. Het bedrijf brengt Aziatische rijstsoorten exclusief op de Duitstalige markt en wil via de bijbehorende verhalen een eigen levensgevoel overbrengen. De hoogwaardige producten behoren tot het delicatessensegment en zijn gericht op veeleisende klanten die veel waarde hechten aan de kwaliteit en herkomst van levensmiddelen. Inmiddels is het assortiment uitgebreid met kokos- en jackfruitproducten, die allemaal verkrijgbaar zijn via de eigen webshop, in delicatessenzaken en bij enkele groothandelsketens.

www.lotao.com
www.winweb.de