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Alle Prozesse im Griff

 

Reissorten in Schüssel
Beim Reisimporteur Lotao optimiert das ERP-System den Warenfluss

Sie heißen Glam Wedding Pink, Curcuma Sun, Royal Pearl Black oder Prince of Bengal – um nur einige der außergewöhnlichen Reissorten zu nennen, die Lotao neben anderen Spezialitäten im Programm hat. Die Lebensmittel werden importiert, zum Teil veredelt, verpackt, konfektioniert, kommissioniert und versendet. Damit alles reibungslos verläuft, arbeitet das Unternehmen seit gut einem halben Jahr mit dem ERP-System winweb-food.

In der Lotao-Verwaltung in Berlin laufen die Fäden bei Geschäftsführer Stefan Fak zusammen. Hier werden die Prozesse gesteuert und je nach Kapazität auf den eigenen Betrieb in Ribnitz-Damgarten oder externe Dienstleister verteilt. „Bei unseren Spezialitäten gibt es starke Preisschwankungen, daher holen wir vor der Bestellung bei unterschiedlichen Exporteuren die aktuellen Preise ein“, erklärt Fak. Erst dann wird der Reis je nach Lieferbedingung, Verfügbarkeit und Preis über das ERP-System in der jeweiligen Landeswährung bestellt und mit den Lieferanten abgerechnet. Kommen die Lebensmittel in Deutschland an, werden sie im Wareneingang in winweb-food nach Charge und MHD gebucht. Spezifikationen und Zertifikate sind dafür bereits im System hinterlegt.

 

Wir bedienen rund 3.000 Kunden aus Groß- und Einzelhandel sowie private Besteller aus dem Online-Shop und müssen dafür 60 Fertigprodukte und etwa 500 Rohwaren und Verpackungsmaterialien unter einen Hut bringen

 

Zeitgleich gehen Aufträge über den eigenen Online-Shop, vom Groß- und Einzelhandel aber auch telefonisch, per Fax, EDI-Order oder E-Mail ein und werden von den Mitarbeitern erfasst. Dadurch wird die Produktion direkt im ERP-System geplant, Rohstoffe, Verpackungsmaterialien und Fertigprodukte bei den verschiedene Dienstleistern bestellt und/oder umgelagert sowie die Kommissionieraufträge verteilt. „Wir bedienen rund 3.000 Kunden aus Groß- und Einzelhandel sowie private Besteller aus dem Online-Shop und müssen dafür 60 Fertigprodukte und etwa 500 Rohwaren und Verpackungsmaterialien unter einen Hut bringen“, so Fak.

 

Scannen neuer Produkte ERP-Systen
Scannen neuer Produkte, die im ERP-System jeweils mit Chargennummer und MHD geführt werden

Sind die Produktionsaufträge für die einzelnen Dienstleister angelegt, werden sie automatisch an die betreffenden Unternehmen übermittelt. Artikelchargen und -mengen meldet der jeweilige Verarbeiter an Lotao, um die lückenlose Nachverfolgung für die Bio-Zertifizierung zu gewährleisten. Damit ist der Produktionsauftrag komplett, wird abgeschlossen und erst dann ist die Ware im System verfügbar. Dienstleister mit Systemzugriff nutzen in winweb-food eine Schnelleinlagerungsmaske, in der sich nur die für sie relevanten Aufträge selektieren und einbuchen lassen. Anhand hinterlegter Rezepturen werden Fertigungsaufträge erstellt, die in der Warenvorbereitung gebucht und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden.

 

Warenbestand
Mitarbeiterin Sylvia Bahr überprüft den Warenbestand in winweb-food.

Die fertigen Spezialitäten werden schließlich im ERP-System mit Chargennummern und MHD geführt und in kundenspezifischen Mischkartons und Displays konfektioniert, bevor die Aufträge virtuell im System und real ans Lager weitergegeben werden. Nach der Kommissionierung werden die Lieferscheine samt den dazugehörigen Rechnungen gedruckt oder als Datei per elektronischer Datenübertragung an die Kunden gesendet. Für den Groß- und Einzelhandel erstellt das System automatisch NVE-Etiketten als Versandlabel.

 

QS ist mittlerweile eine der größten Anforderungen im Foodbereich. Jeder Verarbeitungsschritt wird kontrolliert, inklusive Herkunft der Rohwaren lückenlos dokumentiert und ist jederzeit nachprüfbar

 

In winweb-food sind für die Qualitätssicherung detaillierte Prüfungen festgelegt, die innerhalb der Prozesskette selbstständig dokumentiert und abgearbeitet werden und die hohen Qualitätsstandards sichern. „QS ist mittlerweile eine der größten Anforderungen im Foodbereich. Jeder Verarbeitungsschritt wird kontrolliert, inklusive Herkunft der Rohwaren lückenlos dokumentiert und ist jederzeit nachprüfbar“, sagt Winweb-Geschäftsführer Willi von Berg.
Als inhabergeführtes, mittelständisches Unternehmen entwickelt und vertreibt der IT-Spezialist Winweb seit 1997 ERP-Software für die Lebensmittelbranche. Anwenderorientierte Innovationen und kurze Reaktionszeiten auf individuelle Anforderungen stehen dabei im Mittelpunkt. Über 200 Kunden vertrauen auf die hohe Lösungskompetenz. So auch Lotao.


Stefan Fak
Lotao Geschäftsführer Stefan Fak importiert Reis aus unterschiedlichen Ländern.

Der Österreicher Stefan Fak hat Lotao 2010 in Berlin gegründet. Das Unternehmen bringt asiatische Reissorten exklusiv auf den deutschsprachigen Markt und möchte über die damit verbundenen Geschichten ein eigenes Lebensgefühl transportieren. Die hochwertigen Erzeugnisse sind im Feinkost-Segment angesiedelt und richten sich an anspruchsvolle Kunden, denen Qualität und Herkunft von Nahrungsmitteln am Herzen liegen. Mittlerweile wurde das Sortiment um Kokosnuss- und Jackfrucht-Produkte erweitert, die alle über den eigenen Online-Shop, in Feinkostfachgeschäften und einigen Großhandelsketten erhältlich sind.

www.lotao.com
www.winweb.de

Text: Isabel Melahn
Bilder: Lotao, Isabel Melahn
Erschienen in der Lebensmittel-Technik

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