Dokumente organisieren
Die Software winweb-food hilft bei der komplizierten Organisation der Unterlagenflut. Die ersten Erfahrungen in der Timm Fleisch- und Wurstmanufaktur sind positiv.
Rechnungen, Lieferscheine, Artikelpässe, Analysewerte, Konditionsvereinbarungen – die Dokumentenflut im Geschäftsalltag ist sehr umfangreich. Mit einer Erweiterung ihrer branchenspezifischen ERP-Software hilft die Winweb Informationstechnologie GmbH aus Aldenhoven bei Aachen weiter: Im integrierten Dokumenten-Management-System (DMS) können alle Dokumente schnell, einfach und übersichtlich organisiert werden – und gewährleistet damit eine dokumentenechte Speicherung gemäß den gesetzlichen Vorgaben für die digitale Aufbewahrung.
Zunächst werden bestimmte Arten von Dokumenten mit definierten Attributen in winweb-food als Grunddaten hinterlegt und in den Folgeprogrammen unter anderem für die Auswertung oder die weitere Bearbeitung herangezogen. „Dadurch können beispielsweise als Artikelpass gekennzeichnete Dokumente gezielt ausgewertet, für Lieferanten verpflichtend gemacht oder mit Gültigkeitsdaten versehen werden“, erklärt Martin Schummers, Leiter Quality Management bei Winweb. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, eigene Dokumentenarten zu ergänzen oder Pflichtdokumente zu markieren.
Dadurch können beispielsweise als Artikelpass gekennzeichnete Dokumente gezielt ausgewertet, für Lieferanten verpflichtend gemacht oder mit Gültigkeitsdaten versehen werden
Gebündelte Datensätze
Elektronisch eingegangene Unterlagen werden aus dem E-Mail-Postfach gelesen, importiert und an die zugehörigen Belege angehängt. So werden E-Mail-Rechnungen von Lieferanten über den elektronischen Rechnungseingang aus dem Mail-Programm ausgelesen und je nach Einstellung direkt zugeordnet. Bei der Timm Fleisch- und Wurstmanufaktur GmbH in Oberhausen hat Geschäftsführer Christian Timm diesen Part bereits eingeführt: „Wir haben das neue System als einer der Ersten getestet und es klappt: Es tut, was es soll, und ist einfach in der Bedienung.“
Über den auf der Rechnung aufgedruckten Barcode wird das Dokument direkt zugeordnet: dem jeweiligen Beleg oder Kunden, der Charge oder was immer vorher festgelegt wurde.
Das Unternehmen im Ruhrgebiet, gegründet 1956 als klassische Metzgerei, hat sich über die Jahrzehnte zu einem Betrieb entwickelt, der bei aller Modernisierung und Automatisierung in der Produktion auf überlieferte handwerkliche Rezepte baut. Nach dem Umzug in moderne Hallen im Jahr 2012 standen bei Timm Produktionsabläufe und -entwicklung sowie neue Produkte im Bereich Convenience auf der Agenda.
Das Sortiment entwickelte sich weiter und passt sich den Anforderungen des Marktes stetig an. So ist in den vergangenen Jahren der Bedarf an portionierten, kalibrierten oder vorgefertigten Produkten immer größer geworden, bei Fleisch ebenso wie bei Wurstwaren. Dem Unternehmensmotto „Traditionelles Handwerk und Fachwissen in Kombination mit moderner Technik“ entsprechend, ist auch Digitalisierung bei Timm alles andere als ein Fremdwort.
Barcode-Erkennung übernimmt Zuordnung
Zurück zur Softwarelösung: Eingescannte Dokumente werden über die Barcode-Erkennung ebenfalls schnell den richtigen Belegen zugeordnet. Wer aus winweb-food heraus erstellte Lieferscheine unterschreiben und digitalisieren will, kann einen Barcode darauf drucken. Dieser wird beim Scannen erkannt und im DMS per Klick den passenden Unterlagen zugeordnet. „Dafür muss nicht jeder Lieferschein einzeln gescannt werden, winweb-food erkennt die Dokumente auch in einem gescannten Stapel und trennt entsprechend“, so Martin Schummers. Auf diese Weise lassen sich alle Dokumente zu jeder Stelle in winweb-food zuordnen, wie zum Beispiel Qualitätsberichte an Chargen. Für Dokumente, die nicht aus der Software stammen, kann über den Druck eines Etiketts der Barcode ausgedruckt und auf das Dokument geklebt werden. Selbst Belege wie Telefon- oder Stromrechnungen können im DMS erfasst werden.
Elektronisch importierte Dateien werden am Computer angezeigt und vollautomatisch den passenden Belegen zugeordnet
Speicherung dokumentenecht
Bei Texterkennung und Suche wird ebenfalls geholfen: Die OCR-Texterkennung lässt eine Software über die Dokumente laufen, sodass Eingangsrechnungen vollautomatisiert richtig an die Belege angehängt werden und die Rechnungsprüfung vorbelegt wird. Der DMS-Viewer bietet darüber hinaus vielfältige Filtermöglichkeiten, um nach Dokumenten zu suchen: Auswahl nach Kunden und Lieferanten, nach Datum oder Dokumentenarten etc. Auch fehlende Pflichtdokumente können auf diesem Weg gefunden werden. Alles in allem ist das DMS ein Lichtblick bei der komplizierten Organisation der Unterlagenflut und gewährleistet die dokumentenechte Speicherung gemäß gesetzlicher Vorgaben. Und Christian Timm freut sich auf das, was noch kommt: „Das Rechnungsprüfungstool haben wir noch nicht getestet, aber auch das will ich als Erster haben, um zu sehen, wie das ist – ich bin gespannt“, lacht er.
www.timm-frische.de
www.winweb.de
Bilder: Timm, Winweb
Erschienen in der Fleischerei-Technik
